¿Qué es la plantilla del formulario de requisitos de accesibilidad para eventos?
La pregunta «¿Tienes alguna necesidad de accesibilidad?» en un formulario de inscripción suele recibir una respuesta en blanco o de una sola palabra; no porque la gente no tenga nada que decir, sino porque un campo de texto libre no la orienta. Esta plantilla divide las necesidades de acceso en áreas prácticas: llegar al lugar y moverse por él, audición, visión, necesidades sensoriales, idioma y si alguien viene con un asistente personal o acompañante.
Las preguntas de seguimiento solo aparecen cuando son necesarias. A las personas usuarias de silla de ruedas se les pregunta si necesitan un espacio para silla de ruedas y si pueden pasar a un asiento; al solicitar un intérprete de lengua de signos se pregunta qué lengua de signos necesitan; y al venir con un acompañante se pide su nombre y si necesita entrada. Preguntar de antemano por la asistencia en una evacuación de emergencia te permite acordar un plan personal antes del día del evento.
Cada respuesta se guarda como un PDF independiente en tu bóveda de FileIt, en lugar de como una columna en una hoja de cálculo compartida, y el consentimiento final explica a los asistentes exactamente cómo se utilizará la información.
- Ideal para
- Organizadores de congresos, recintos, festivales y eventos comunitarios
- Lo rellenan
- Los asistentes o alguien en su nombre
- Tiempo para completarlo
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Listas de comprobación de movilidad, audición, visión y necesidades sensoriales; seguimientos sobre intérpretes y acompañantes; asistencia en evacuaciones y consentimiento
¿Quién usa un formulario de requisitos de accesibilidad para eventos?
- Un congreso que envía un formulario de acceso a cada delegado inscrito
- Un teatro o recinto que gestiona reservas de acceso para una función concreta
- Un festival que organiza plataformas de visualización accesibles y aparcamiento
- Una empresa que realiza ajustes razonables para un evento con toda la plantilla
- Una reunión de consulta municipal que necesita intérpretes y subtítulos
- Una jornada de puertas abiertas universitaria que planifica apoyo para estudiantes visitantes
Preguntas de este formulario de requisitos de accesibilidad para eventos
25 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Evento o sesión a la que asistirás*
- ¿Cómo debemos contactar contigo? Correo electrónico · Llamada telefónica · Mensaje de texto · Videollamada con subtítulos
- Formatos en los que te gustaría recibir la información del evento Letra grande · Formato digital compatible con lectores de pantalla · Lectura fácil · Braille · Audio
2 Cómo llegar y desplazarte
- Movilidad y asientos Utilizo una silla de ruedas o un scooter de movilidad · Acceso sin escalones · Asientos cerca del escenario o de las salidas · Asientos con reposabrazos o respaldo · Descansos o un lugar donde sentarme mientras hago cola · Aseo accesible cerca
- ¿Necesitarás un espacio para silla de ruedas en lugar de un asiento estándar?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Puedes trasladarte a un asiento estándar si es necesario? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Necesitas aparcamiento accesible?*
- Matrícula del vehículo solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te ayudaría disponer de un punto de bajada cerca de la entrada?
- ¿Necesitarías ayuda en caso de evacuación de emergencia?*
3 Comunicación y aspectos sensoriales
- Audición Intérprete de lengua de signos · Subtítulos en directo · Bucle magnético · Asiento con una vista clara del rostro de la persona que habla · Materiales escritos con antelación
- ¿Qué lengua de signos?* solo se pregunta cuando corresponde
- Visión Perro guía o de asistencia · Persona guía vidente a la llegada · Audiodescripción · Materiales con antelación para un lector de pantalla · Buena iluminación en mi asiento
- Aspectos sensoriales y neurodiversidad Una sala tranquila que pueda utilizar · Información previa sobre el orden del programa y la distribución del espacio · Iluminación reducida o ausencia de luces intermitentes · Protectores auditivos · Señalización clara
- ¿Necesitas un intérprete de otro idioma?
4 Apoyo y cualquier otra cosa
- ¿Te acompañará un asistente personal, cuidador o acompañante?*
- Su nombre* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Necesitará una entrada para acompañante? solo se pregunta cuando corresponde
- Necesidades alimentarias o médicas
- ¿Hay algo más que te ayudaría a participar?
- ¿Te gustaría hablar con alguien antes del evento?
- Uso de esta información*
El formulario requisitos de accesibilidad para eventos, página por página
1 Sobre ti
Los asistentes indican su nombre, correo electrónico, teléfono y el evento o sesión a la que asistirán. Eligen cómo prefieren que se pongan en contacto con ellos —correo electrónico, teléfono, mensaje de texto o videollamada con subtítulos— y en qué formatos quieren recibir la información del evento, como letra grande, lectura fácil, Braille o audio.
2 Cómo llegar y moverse por el lugar
Una lista de comprobación sobre movilidad y asientos abarca el uso de silla de ruedas o scooter, el acceso sin escalones, la ubicación del asiento, los asientos de apoyo, las pausas para descansar y los aseos accesibles. Al marcar el uso de silla de ruedas, se abre una pregunta obligatoria sobre si necesitan un espacio para silla de ruedas y si pueden pasar a un asiento estándar. La página también pregunta por el aparcamiento accesible (con la matrícula del vehículo), un punto de bajada y si necesitarían ayuda en una evacuación de emergencia.
3 Comunicación y necesidades sensoriales
Las listas de comprobación abarcan la audición (intérprete, subtítulos en directo, bucle magnético, visión clara de la persona que habla y materiales escritos), la visión (perro de asistencia, guía vidente, audiodescripción, materiales compatibles con lectores de pantalla e iluminación) y necesidades sensoriales como una sala tranquila, información previa, iluminación reducida y señalización clara. Al solicitar un intérprete de lengua de signos se pregunta qué lengua de signos necesitan, y hay un campo para un intérprete de lengua oral.
4 Apoyo y cualquier otra cosa
Los asistentes indican si vendrá un asistente personal, cuidador o acompañante; si es así, el formulario pide su nombre y pregunta si necesita una entrada de acompañante. Los campos de texto libre cubren necesidades alimentarias o médicas y cualquier otro aspecto. Los asistentes pueden pedir hablar primero con alguien, y un consentimiento obligatorio explica cómo se utilizará la información.
Personaliza la plantilla
- Pon el nombre del evento en el título del formulario y elimina la pregunta sobre el evento si el formulario es para un único evento
- Elimina las opciones que tu recinto realmente no pueda ofrecer e indica en un párrafo qué puedes ofrecer en su lugar
- Añade la fecha del evento para saber con cuánto tiempo cuentas
- Envíalo automáticamente como seguimiento de la inscripción, con un enlace en el mensaje de confirmación
- Añade el correo electrónico de la persona coordinadora de accesibilidad a la lista de notificaciones
- Guarda las respuestas en una carpeta restringida en lugar de junto a las inscripciones generales
Consejos para mejorar tu formulario requisitos de accesibilidad para eventos
- Envía el formulario con antelación: los intérpretes y profesionales de subtitulado suelen necesitar varias semanas de aviso
- Contacta antes del evento con las personas que soliciten asistencia en una evacuación de emergencia para acordar un plan en persona
- Comparte las respuestas únicamente con las personas que organizan cada parte del apoyo
- Ofrece claramente entradas para acompañantes; a menudo la gente no las pide
- Después del evento, pregunta cómo funcionaron las medidas: el próximo evento será mejor gracias a ello
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada respuesta se guarda como un PDF en la carpeta de la bóveda que elijas y recibes una notificación por correo electrónico. El asistente recibe una copia de lo que solicitó si la copia para quien responde está activada, lo que resulta útil cuando confirmas las medidas organizadas.
Filtra la tabla de respuestas por necesidad —intérpretes, espacios para sillas de ruedas, aparcamiento o sala tranquila— para informar a cada proveedor, y exporta los datos a CSV para el equipo de operaciones del recinto.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Requisitos de accesibilidad para eventos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de requisitos de accesibilidad?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Los asistentes tienen que responder a todas las preguntas?
No. Solo son obligatorios el nombre, el correo electrónico, el evento, el aparcamiento, la asistencia en evacuaciones, el acompañante y el consentimiento; todas las listas de comprobación de acceso son opcionales, así que cada persona comparte solo lo que le resulte cómodo.
¿Puede alguien rellenarlo en nombre de un asistente?
Sí. Un cuidador, padre, madre o asistente puede completarlo; quizá quieras añadir una pregunta para saber quién lo está rellenando.
¿Quién puede ver las respuestas?
Solo tú y las personas incluidas en la lista de notificaciones. Las respuestas se guardan en tu propia bóveda y tú eliges la carpeta en la que se almacenan.
¿Debería combinarlo con mi formulario de inscripción?
Puedes hacerlo, pero un formulario independiente mantiene la información de acceso fuera de las exportaciones generales de inscripciones y te permite compartirla solo con las personas que organizan el apoyo.