Quel est le modèle de formulaire besoins d’accessibilité pour un événement ?
La question « Besoins d’accessibilité ? » dans un formulaire d’inscription donne généralement lieu à une réponse vide ou réduite à un mot — non pas parce que les personnes n’ont rien à dire, mais parce qu’un champ de texte libre ne les guide pas. Ce modèle répartit les besoins d’accès en catégories pratiques : se rendre sur place et se déplacer, audition, vision, besoins sensoriels, langue, et présence éventuelle d’un assistant personnel ou d’un accompagnant.
Les questions complémentaires apparaissent uniquement lorsqu’elles sont nécessaires. Les personnes en fauteuil roulant indiquent si elles ont besoin d’un emplacement réservé et si elles peuvent s’installer sur un siège ; demander un interprète en langue des signes permet de préciser la langue souhaitée ; la présence d’un accompagnant permet de demander son nom et s’il a besoin d’un billet. Demander dès le départ si une aide est nécessaire pour l’évacuation d’urgence vous permet de convenir d’un plan personnalisé avant le jour de l’événement.
Chaque réponse est enregistrée dans son propre PDF au sein de votre coffre-fort FileIt, plutôt que dans une colonne d’un tableur partagé, et le consentement final explique clairement aux participants comment leurs informations seront utilisées.
- Idéal pour
- Organisateurs de conférences, lieux, festivals et événements associatifs
- Rempli par
- Les participants ou une personne en leur nom
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Listes de besoins liés à la mobilité, l’audition, la vision et les besoins sensoriels, questions complémentaires sur les interprètes et accompagnants, assistance à l’évacuation, consentement
Qui utilise un formulaire besoins d’accessibilité pour un événement ?
- Une conférence qui envoie un formulaire d’accès à chaque participant inscrit
- Un théâtre ou un lieu qui recueille les demandes d’accès pour une représentation donnée
- Un festival qui organise des plateformes d’observation et des places de stationnement accessibles
- Une entreprise qui met en place des aménagements raisonnables pour un événement réunissant tout le personnel
- Une réunion de consultation municipale qui nécessite des interprètes et du sous-titrage
- Une journée portes ouvertes universitaire qui planifie l’assistance aux étudiants visiteurs
Questions de ce formulaire besoins d’accessibilité pour un événement
25 questions sur 4 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Courriel*
- Téléphone
- Événement ou session auxquels vous participez*
- Comment devons-nous vous contacter ? Courriel · Appel téléphonique · Message texte · Appel vidéo sous-titré
- Formats dans lesquels vous souhaitez recevoir les informations sur l’événement Gros caractères · Format numérique compatible avec un lecteur d’écran · Facile à lire · Braille · Audio
2 Se rendre sur place et se déplacer
- Mobilité et places assises J’utilise un fauteuil roulant ou un scooter de mobilité · Accès sans marches · Place proche de la scène ou des sorties · Siège avec accoudoirs ou dossier · Pauses ou endroit où s’asseoir pendant l’attente · Toilettes accessibles à proximité
- Aurez-vous besoin d’un emplacement pour fauteuil roulant plutôt que d’un siège standard ?* affichée uniquement si applicable
- Pouvez-vous vous installer sur un siège standard si nécessaire ? affichée uniquement si applicable
- Aurez-vous besoin d’une place de stationnement accessible ?*
- Immatriculation du véhicule affichée uniquement si applicable
- Un point de dépose proche de l’entrée vous serait-il utile ?
- Auriez-vous besoin d’aide pour évacuer les lieux en cas d’urgence ?*
3 Communication et aspects sensoriels
- Audition Interprète en langue des signes · Sous-titrage en direct · Boucle à induction magnétique · Siège offrant une vue dégagée sur le visage de l’intervenant · Documents écrits à l’avance
- Quelle langue des signes ?* affichée uniquement si applicable
- Vision Chien-guide ou chien d’assistance · Accompagnateur voyant à l’arrivée · Audiodescription · Documents fournis à l’avance pour un lecteur d’écran · Bon éclairage à ma place
- Aspects sensoriels et neurodiversité Une salle calme que je peux utiliser · Informations à l’avance sur le déroulement et la disposition des lieux · Éclairage réduit ou absence de lumières clignotantes · Casque antibruit · Signalétique claire
- Avez-vous besoin d’un interprète en langue parlée ?
4 Assistance et autres besoins
- Un assistant personnel, un aidant ou un accompagnateur viendra-t-il avec vous ?*
- Son nom* affichée uniquement si applicable
- Aura-t-il besoin d’un billet d’accompagnateur ? affichée uniquement si applicable
- Besoins alimentaires ou médicaux
- Y a-t-il autre chose qui vous aiderait à participer ?
- Souhaitez-vous parler à quelqu’un avant l’événement ?
- Utilisation de ces informations*
Le formulaire besoins d’accessibilité pour un événement, page par page
1 À propos de vous
Les participants indiquent leur nom, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone et l’événement ou la session auxquels ils assisteront. Ils choisissent le mode de contact qu’ils préfèrent — e-mail, téléphone, SMS ou appel vidéo sous-titré — ainsi que les formats dans lesquels ils souhaitent recevoir les informations sur l’événement, comme les gros caractères, la version facile à lire, le braille ou l’audio.
2 Se rendre sur place et se déplacer
Une liste de besoins liés à la mobilité et aux places assises couvre l’utilisation d’un fauteuil roulant ou d’un scooter, l’accès sans marches, l’emplacement des places, les sièges offrant un bon soutien, les pauses et les toilettes accessibles. Cocher l’utilisation d’un fauteuil roulant ouvre une question obligatoire sur le besoin d’un emplacement réservé et la possibilité de s’installer sur un siège standard. La page demande également si une place de stationnement accessible est nécessaire (avec l’immatriculation du véhicule), s’il faut prévoir un point de dépose et si une aide serait nécessaire lors d’une évacuation d’urgence.
3 Communication et besoins sensoriels
Les listes couvrent l’audition (interprète, sous-titrage en direct, boucle à induction, vue dégagée sur l’intervenant, documents écrits), la vision (chien d’assistance, guide voyant, audiodescription, documents compatibles avec un lecteur d’écran, éclairage) et les besoins sensoriels, comme une salle calme, des informations communiquées à l’avance, un éclairage réduit et une signalétique claire. Demander un interprète en langue des signes permet de préciser la langue souhaitée, et un champ est prévu pour un interprète en langue parlée.
4 Assistance et autres besoins
Les participants indiquent si un assistant personnel, un aidant ou un accompagnant sera présent ; le cas échéant, le formulaire demande son nom et s’il a besoin d’un billet d’accompagnant. Des champs de texte libre permettent de préciser les besoins alimentaires ou médicaux ainsi que tout autre besoin. Les participants peuvent demander à parler d’abord à quelqu’un, et un consentement obligatoire explique comment les informations seront utilisées.
Personnalisez le modèle
- Indiquez le nom de l’événement dans le titre du formulaire et supprimez la question sur l’événement si le formulaire concerne un seul événement
- Supprimez les options que votre lieu ne peut réellement pas proposer et indiquez dans un paragraphe ce que vous pouvez offrir à la place
- Ajoutez la date de l’événement afin de savoir de combien de temps vous disposez
- Envoyez-le automatiquement après l’inscription, avec un lien dans le message de confirmation
- Ajoutez l’adresse e-mail du coordinateur de l’accessibilité à la liste de notification
- Enregistrez les réponses dans un dossier à accès restreint plutôt qu’avec les inscriptions générales
Conseils pour un meilleur formulaire besoins d’accessibilité pour un événement
- Envoyez le formulaire suffisamment tôt : les interprètes et les professionnels du sous-titrage ont souvent besoin de plusieurs semaines de préavis
- Contactez avant l’événement les personnes qui demandent une assistance pour l’évacuation d’urgence afin de convenir d’un plan en personne
- Partagez les réponses uniquement avec les personnes qui organisent chaque élément de l’assistance
- Proposez clairement des billets pour les accompagnants ; les personnes n’osent souvent pas les demander
- Après l’événement, demandez comment les aménagements ont fonctionné : le prochain événement n’en sera que meilleur
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez, et vous êtes averti par e-mail. Le participant reçoit une copie de ses demandes si l’envoi d’une copie au répondant est activé, ce qui est utile lorsque vous confirmez les aménagements.
Filtrez le tableau des réponses par besoin — interprètes, emplacements pour fauteuils roulants, stationnement, salle calme — afin de transmettre les informations à chaque prestataire, puis exportez-les au format CSV pour l’équipe chargée des opérations du lieu.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Besoins d’accessibilité pour un événement : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire sur les besoins d’accessibilité est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris dans l’offre gratuite.
Les participants doivent-ils répondre à toutes les questions ?
Non. Seuls le nom, l’adresse e-mail, l’événement, le stationnement, l’assistance à l’évacuation, l’accompagnant et le consentement sont obligatoires — toutes les listes de besoins d’accès sont facultatives, afin que chacun ne partage que les informations qu’il souhaite.
Une personne peut-elle le remplir au nom d’un participant ?
Oui. Un aidant, un parent ou un assistant peut le remplir ; vous pouvez ajouter une question demandant qui complète le formulaire.
Qui peut voir les réponses ?
Vous seul et les personnes figurant sur la liste de notification. Les réponses sont enregistrées dans votre propre coffre-fort, et vous choisissez le dossier dans lequel elles sont placées.
Devrais-je intégrer ce formulaire à mon formulaire d’inscription ?
Vous le pouvez, mais un formulaire distinct permet de séparer les informations d’accessibilité des exports d’inscription généraux et de les partager uniquement avec les personnes qui organisent l’assistance.