Quel est le modèle de formulaire demande d’aménagement du travail ?
Demander de l’aide au travail peut être difficile, surtout lorsque cela concerne la santé, le handicap ou la foi. Un formulaire clair et sans pression rend cette première étape plus facile. Il indique aux employés quelles informations sont utiles, précise qu’ils n’ont pas besoin de communiquer un diagnostic et donne à l’employeur un point de départ cohérent pour la discussion.
Ce modèle se concentre sur les questions pratiques : qu’est-ce qui est difficile en ce moment, quels domaines un aménagement pourrait-il concerner et qu’est-ce que l’employé pense qui pourrait l’aider ? Il couvre les handicaps et problèmes de santé de longue durée, les blessures temporaires, la grossesse, la pratique religieuse, la neurodivergence et les responsabilités d’aidant, avec une option « préfère ne pas répondre ». Les besoins urgents sont signalés séparément afin que les problèmes de sécurité et les dates de reprise du travail soient traités en priorité.
L’employé choisit avec qui la demande peut être examinée et comment il souhaite se réunir. La demande est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt.
- Idéal pour
- Les employeurs de toute taille qui souhaitent un processus cohérent et respectueux pour les aménagements
- Rempli par
- L’employé, ou une personne qui l’aide avec son accord
- Temps nécessaire
- Environ 10 minutes
- Comprend
- Une demande centrée sur les obstacles, les domaines d’aménagement, un indicateur d’urgence, les préférences de partage et le consentement signé
Qui utilise un formulaire demande d’aménagement du travail ?
- Un employé souffrant d’un problème de santé de longue durée qui demande des changements concernant son équipement ou ses horaires de travail
- Planifier une reprise progressive du travail après une blessure ou une maladie
- Demander des pauses pour prier, du temps libre pour observer une fête religieuse ou davantage de souplesse concernant la tenue vestimentaire
- Un employé neurodivergent qui demande des changements concernant la communication ou l’environnement de travail
- Accompagner les employées enceintes en adaptant leurs tâches, leurs pauses ou leurs sièges
- Fournir aux RH un dossier cohérent de chaque demande d’aménagement et de la manière dont elle a été traitée
Questions de ce formulaire demande d’aménagement du travail
25 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Téléphone
- Intitulé du poste*
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Service client · Ressources humaines · Autre
- Votre responsable
- Où travaillez-vous habituellement ?* Sur site · En mode hybride · À distance
2 Votre demande
- À quoi votre demande est-elle liée ?* Un handicap ou un problème de santé de longue durée · Une blessure ou une maladie temporaire · Une grossesse ou un retour de congé · Une croyance ou une pratique religieuse · Une neurodivergence · Des responsabilités d'aidant · Je préfère ne pas répondre
- Qu'est-ce qui vous met actuellement en difficulté ?*
- Quels aspects pourraient faire l'objet d'un aménagement ?* Poste de travail, équipement ou logiciels · Horaires ou rythme de travail · Lieu de travail ou télétravail · Tâches ou charge de travail · Pauses ou repos · Accès au bâtiment ou stationnement · Communication ou formats des réunions · Uniforme ou code vestimentaire · Absences pour des rendez-vous ou des observances religieuses · Éclairage, bruit ou température
- Quels aménagements pourraient vous aider ?*
- Pendant combien de temps pensez-vous en avoir besoin ?* Durée indéterminée · Pendant une durée limitée · Je ne sais pas encore
- Jusqu'à quand environ ? affichée uniquement si applicable
- Avez-vous déjà bénéficié d'aménagements, ici ou ailleurs ?
- Qu'est-ce qui a fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? affichée uniquement si applicable
- Y a-t-il un élément urgent, comme un risque pour votre sécurité ou une date de reprise du travail ?*
- Qu'est-ce qui est urgent et pour quelle date ?* affichée uniquement si applicable
3 Prochaines étapes et consentement
- Accepteriez-vous de fournir des justificatifs si nécessaire ? Oui · Je souhaiterais en discuter d'abord · Je ne pense pas que cela s'applique
- Accepteriez-vous d'être orienté vers le service de santé au travail, si nous en disposons ?
- Documents justificatifs
- Avec qui pouvons-nous en discuter ?* Les ressources humaines et mon responsable · Les ressources humaines uniquement, pour le moment · Les ressources humaines, mon responsable et mon équipe lorsque cela est utile
- Comment souhaitez-vous en discuter ?* En personne · En visioconférence · Par téléphone · Par écrit
- Avez-vous besoin de quelque chose pour cette réunion ?
- Consentement*
- Signature*
Le formulaire demande d’aménagement du travail, page par page
1 À propos de vous
L’employé indique votre nom, une adresse e-mail (qui peut être personnelle), votre numéro de téléphone, votre intitulé de poste, votre service, le nom de votre manager et s’il travaille sur site, en mode hybride ou à distance.
2 Votre demande
Une courte note explique qu’aucun diagnostic n’est nécessaire et que la demande est traitée de manière confidentielle. L’employé indique le motif de la demande, notamment l’option « préfère ne pas répondre ». Il décrit ensuite ce qui est difficile en ce moment, coche les domaines auxquels un aménagement pourrait s’appliquer (de l’équipement et des horaires à l’éclairage et au bruit) et indique ce qui pourrait l’aider. Il précise pendant combien de temps il pense avoir besoin des aménagements, avec une date de fin s’ils sont temporaires, et indique s’il a déjà bénéficié d’aménagements et ce qui avait été utile. Une question obligatoire signale tout besoin urgent et demande de préciser lequel et pour quand.
3 Prochaines étapes et consentement
Des questions facultatives demandent si l’employé accepte de fournir des informations justificatives si nécessaire et s’il accepte d’être orienté vers la médecine du travail (occupational health). Il peut téléverser des documents justificatifs. Il choisit avec qui la demande peut être examinée (les RH et le manager, les RH uniquement ou également son équipe) et comment il souhaite en parler, en indiquant tout ce dont il a besoin pour cette réunion. Il consent à l’utilisation de ces informations pour étudier les aménagements et signe.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez les coordonnées de votre contact RH ou de votre service d’aide aux employés au texte d’introduction
- Supprimez la question sur la médecine du travail si vous ne proposez pas ce service
- Limitez les notifications aux RH afin que les managers ne voient pas les demandes avant l’accord de l’employé
- Classez les demandes dans un dossier restreint du coffre-fort, accessible uniquement aux RH
- Ajoutez un lien vers votre politique d’aménagements ou de mesures d’adaptation dans la description de la page
- Remplacez « aménagement » par « mesure d’adaptation » partout si c’est le terme que votre personnel connaît
Conseils pour un meilleur formulaire demande d’aménagement du travail
- Répondez rapidement, ne serait-ce que pour accuser réception de la demande et organiser un échange
- Partez des suggestions de l’employé. Il sait généralement mieux que quiconque ce qui l’aidera
- Demandez des justificatifs médicaux uniquement lorsque vous en avez réellement besoin pour prendre une décision
- Notez ce qui a été convenu et faites le point après quelques semaines pour vérifier que cela fonctionne
- Gardez les demandes confidentielles et ne partagez que les informations dont les autres ont besoin pour mettre en place l’aménagement
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque la demande est envoyée, FileIt l’enregistre au format PDF, avec les éventuels documents joints, dans votre coffre-fort et avertit le propriétaire du formulaire. L’employé en reçoit une copie.
Les RH contactent généralement l’employé de la manière qu’il a indiquée, examinent les options et consignent ce qui a été convenu. Comme chaque demande est classée et datée, il est facile d’en assurer le suivi, de réexaminer les aménagements ultérieurement et de démontrer que les demandes ont été traitées de manière cohérente.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d’aménagement du travail : questions fréquentes
Ce modèle de demande d’aménagement du travail est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt pour tous les comptes, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question.
Les employés doivent-ils avoir un compte FileIt pour faire une demande ?
Non. Vous partagez le formulaire sous forme de lien et les employés le remplissent et l’envoient sans avoir de compte.
Les employés doivent-ils communiquer un diagnostic ?
Non. Le formulaire indique clairement qu’aucun diagnostic n’est nécessaire et se concentre sur ce qui est difficile et ce qui pourrait aider. La question sur le motif comprend l’option « préfère ne pas répondre ».
Le formulaire détermine-t-il quels aménagements sont raisonnables ?
Non. Il rassemble les informations nécessaires à une discussion. Ce qui est raisonnable dépend de votre situation et du droit local, et vous le déterminez avec l’employé.
Qui peut voir la demande ?
Toute personne à qui vous accordez l’accès aux réponses du formulaire et au dossier du coffre-fort dans lequel elles sont classées. L’employé indique également avec qui il accepte que la demande soit examinée.
Peut-on l’utiliser pour une mesure d’adaptation religieuse ?
Oui. Les croyances ou pratiques religieuses figurent parmi les motifs proposés, et les domaines d’aménagement comprennent le temps libre pour les pratiques religieuses et la tenue vestimentaire.