Quel est le modèle de formulaire bon de caisse de menues dépenses ?
Les erreurs de caisse de menues dépenses prennent souvent de petites formes : un reçu qui ne revient jamais, une reconnaissance de dette sur un post-it, personne ne sachant qui a approuvé le taxi. Ce bon de caisse remplace le carnet papier par un court formulaire en ligne qui indique qui a pris l’argent, combien, pour quelle raison et qui a approuvé, avec une photo du reçu en pièce jointe.
Le bon couvre les trois cas courants : prendre de l’argent pour acheter quelque chose, rembourser quelqu’un pour une dépense avancée et recevoir une avance en espèces, le reçu devant être remis plus tard. Des questions conditionnelles demandent le reçu, ou la raison de son absence, ou la date à laquelle le reçu et la monnaie seront remis.
Chaque bon est enregistré en PDF dans votre coffre-fort FileIt et signé par la personne qui a reçu l’argent. Lorsque vous réalimentez la caisse, exportez les bons de la période au format CSV pour obtenir la liste nécessaire au rapprochement.
- Idéal pour
- Les bureaux, magasins, écoles et clubs qui disposent d’une caisse de menues dépenses
- Rempli par
- La personne qui reçoit l’argent, souvent avec le responsable de caisse
- Temps nécessaire
- Environ 2 minutes
- Comprend
- Photo du reçu, motif en cas de reçu manquant, suivi d’une avance en espèces, signature
Qui utilise un formulaire bon de caisse de menues dépenses ?
- Une réceptionniste achète des timbres et des enveloppes pour un envoi à un client
- Un membre de l’équipe est remboursé du lait et du café achetés pour le bureau
- Un responsable de site reçoit une avance en espèces pour le stationnement et de petites pièces
- Le trésorier d’un club enregistre le paiement en espèces versé à un bénévole pour des fournitures destinées à un événement
- Le responsable d’un magasin paie un laveur de vitres avec la caisse de menues dépenses
- Un responsable de bureau effectue le rapprochement de la caisse de menues dépenses à la fin de chaque mois
Questions de ce formulaire bon de caisse de menues dépenses
19 questions sur 2 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Paiement
- À quoi ce bordereau correspond-il ?* Argent retiré de la petite caisse pour effectuer un achat · Remboursement d'un achat payé avec mon propre argent · Avance en espèces — justificatif à fournir ultérieurement
- Payé à*
- Service
- Date*
- Montant*
- Catégorie* Affranchissement et services de messagerie · Fournitures de bureau · Rafraîchissements et réception · Nettoyage et cuisine · Déplacements locaux, taxis et stationnement · Petites réparations · Bien-être du personnel · Autre
- Centre de coûts ou code comptable
- À quoi cela a-t-il servi ?*
- Magasin ou fournisseur
2 Justificatif et approbation
- Avez-vous un justificatif ?* affichée uniquement si applicable
- Justificatif* affichée uniquement si applicable
- Pourquoi n'y a-t-il pas de justificatif ?* affichée uniquement si applicable
- Justificatif et monnaie à remettre avant le* affichée uniquement si applicable
- Le justificatif indique-t-il séparément la taxe sur les ventes ou la TVA ? affichée uniquement si applicable
- Responsable de la petite caisse*
- Approuvé par*
- Déclaration*
- Signature du bénéficiaire*
Le formulaire bon de caisse de menues dépenses, page par page
1 Paiement
Commencez par indiquer le type de bon : argent pris pour acheter quelque chose, remboursement de vos propres dépenses ou avance en espèces avec reçu à remettre ultérieurement. Indiquez ensuite le bénéficiaire, son adresse e-mail et son service, la date, le montant et une catégorie (affranchissement, fournitures de bureau, rafraîchissements, nettoyage, déplacements locaux et stationnement, petites réparations, bien-être du personnel ou autre), avec un code analytique facultatif, le motif de la dépense et le magasin ou fournisseur.
2 Reçu et approbation
Sauf s’il s’agit d’une avance, le formulaire demande s’il y a un reçu. Si oui, joignez une photo ou un scan et indiquez s’il fait apparaître séparément la taxe sur les ventes ; si non, indiquez pourquoi. Pour une avance, indiquez la date à laquelle le reçu et la monnaie seront remis. Le responsable de caisse et l’approbateur sont nommés, le bénéficiaire déclare que l’argent a été utilisé à des fins professionnelles et n’a pas été réclamé ailleurs, puis signe.
Personnalisez le modèle
- Indiquez votre plafond par bon de caisse dans le texte d’introduction
- Modifiez les catégories pour les faire correspondre aux codes comptables utilisés par votre comptable
- Supprimez l’option d’avance si vous n’autorisez pas les avances en espèces
- Définissez la devise dans le champ du montant
- Partagez un lien ou un code QR près de la caisse afin que les bons soient remplis au moment du paiement
- Classez les bons dans un dossier par mois pour les faire correspondre à vos rapprochements
Conseils pour un meilleur formulaire bon de caisse de menues dépenses
- Remplissez le bon lorsque l’argent sort de la caisse, et non à la fin de la semaine
- Conservez un relevé séparé des réalimentations afin que les bons plus l’argent disponible correspondent toujours au fonds de caisse
- Relancez les avances non régularisées à la date indiquée ; elles sont la raison la plus fréquente d’un écart de caisse
- Les bons sans reçu doivent rester rares ; surveillez les personnes qui y ont le plus recours
- Les achats importants ou réguliers doivent faire l’objet d’un bon de commande ou d’une note de frais, et non de la caisse de menues dépenses
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque bon devient un PDF, avec la photo du reçu et la signature, et est classé dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez. Un e-mail est envoyé au propriétaire, et vous pouvez ajouter le responsable de caisse ou le comptable. Le bénéficiaire peut recevoir une copie par e-mail.
Lors du rapprochement, filtrez le tableau Réponses par date et exportez-le au format CSV pour obtenir la liste des bons, des catégories et des montants à comparer avec l’argent présent dans la caisse.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Bon de caisse de menues dépenses : questions fréquentes
Ce modèle de bon de caisse de menues dépenses est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible dans chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
Pouvons-nous aussi l’utiliser pour les notes de frais du personnel ?
Il gère les petits remboursements en espèces prélevés dans la caisse. Pour les dépenses plus importantes réglées par virement bancaire ou sur la paie, le modèle de remboursement de frais est plus adapté.
Que se passe-t-il si quelqu’un a perdu le reçu ?
En répondant non à « Avez-vous un reçu ? », la personne doit expliquer ce qui a été acheté, où et pourquoi il n’y a pas de reçu, afin que le bon conserve malgré tout une trace.
Comment fonctionnent les avances en espèces sur ce formulaire ?
Le choix de l’option d’avance ignore la question sur le reçu et demande à la place la date à laquelle le reçu et la monnaie seront remis. De nombreuses équipes soumettent ensuite un second bon lorsque le reçu revient.
Le personnel doit-il avoir un compte FileIt pour remplir un bon ?
Non. Partagez le formulaire par lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : chacun peut le remplir et le soumettre sans créer de compte.
Le formulaire peut-il effectuer le rapprochement de la caisse à notre place ?
Non. Il enregistre chaque paiement. Le rapprochement consiste toujours à comparer l’argent disponible avec le fonds de caisse diminué des bons ; l’export CSV accélère cette opération.