Quel est le modèle de formulaire rapprochement de caisse ?
Une caisse présentant un écart de quelques livres ou dollars est facile à minimiser à 22 h, mais difficile à expliquer une semaine plus tard. Ce formulaire de rapprochement de caisse guide le caissier lors du comptage et de la comparaison, tant que le service est encore récent, et indique qui a effectué le comptage et qui l’a vérifié.
Il enregistre le fonds de caisse initial, les billets et les pièces comptés, les dépôts d’espèces et les sorties de caisse, puis les montants en espèces et par carte du POS, le total du règlement du terminal de paiement, les autres modes de paiement, les annulations et les ouvertures sans vente. Le caissier saisit les espèces attendues et l’écart ; tout excédent ou manque, ou toute différence liée aux cartes, doit être expliqué.
Chaque clôture de caisse est enregistrée en PDF avec la photo du rapport Z dans votre coffre-fort, classée dans le dossier de votre choix. Au fil du temps, le tableau des réponses montre quelles caisses, quels services ou quelles personnes présentent des écarts récurrents.
- Idéal pour
- Magasins, cafés, bars, salons et accueils prenant des espèces
- Rempli par
- Les caissiers et les responsables de service à la fermeture
- Durée de remplissage
- Environ 5 minutes après le comptage
- Comprend
- Comptage, montants POS et cartes, motif de l’écart, photo du rapport Z, témoin et signature
Qui utilise un formulaire rapprochement de caisse ?
- Un café clôture sa caisse unique à la fin de chaque journée
- Un magasin rapproche chaque caisse à chaque changement de service
- Le responsable d’un bar vérifie les espèces de la soirée avant le dépôt au coffre
- L’accueil d’un hôtel rapproche son fonds de caisse lors de la passation
- Un stand de marché ou une boutique éphémère enregistre ses recettes en espèces à la fin d’un événement
- Un responsable de secteur examine les excédents et les manques de plusieurs sites
Questions de ce formulaire rapprochement de caisse
32 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Service
- Magasin ou emplacement*
- Caisse ou numéro de caisse*
- Caissier*
- Date*
- Service* Ouverture · Journée · Milieu de journée · Soir · Fermeture
- Début du service
- Fin du service
2 Comptage de caisse
- Fond de caisse initial*
- Billets comptés*
- Pièces comptées*
- Total des espèces dans le tiroir*
- Dépôts d’espèces dans le coffre pendant le service
- Sorties de caisse
- Feuille de comptage ou photo
3 Ventes et moyens de paiement
- Ventes en espèces (rapport POS)*
- Remboursements en espèces (rapport POS)
- Ventes par carte (rapport POS)*
- Total des paiements par carte (règlement du terminal)*
- Autres moyens de paiement
- Ouvertures du tiroir sans vente
- Annulations et suppressions
- Rapport de fin de service (lecture Z ou X)*
4 Écart et validation
- Espèces attendues*
- Écart de caisse*
- Résultat* Équilibrée · Excédent · Manquant
- Qu’est-ce qui pourrait expliquer la différence ?* affichée uniquement si applicable
- Les ventes par carte correspondent-elles au règlement du terminal ?*
- Écart sur les paiements par carte* affichée uniquement si applicable
- Fond de caisse laissé pour le prochain service
- Numéro du sac de dépôt ou du scellé
- Comptage effectué avec / vérifié par*
- Signature du caissier*
Le formulaire rapprochement de caisse, page par page
1 Service
Le magasin, le numéro de caisse, le caissier, la date, le service concerné et, facultativement, les heures de début et de fin.
2 Comptage des espèces
Une note demande la présence d’une deuxième personne lorsque cela est possible et de compter séparément les billets et les pièces. Le caissier saisit le fonds de caisse initial, le montant des billets comptés, celui des pièces comptées et le total, ainsi que les dépôts au coffre et les sorties de caisse effectués pendant le service. Une photo de la feuille de comptage peut être jointe.
3 Ventes et modes de paiement
Les chiffres du rapport POS (ventes en espèces, remboursements en espèces, ventes par carte) et le total du règlement du terminal de paiement, les autres modes de paiement comme les cartes-cadeaux et les bons, ainsi que le nombre d’ouvertures sans vente et d’annulations. Une photo ou un PDF du rapport Z ou X est obligatoire.
4 Écart et validation
Le caissier saisit les espèces attendues, en utilisant la formule indiquée dans le texte d’aide, ainsi que l’écart, en indiquant un manque par un nombre négatif, puis classe le résultat comme équilibré, excédentaire ou déficitaire. Tout résultat autre qu’équilibré demande une explication. Si les ventes par carte ne correspondent pas au terminal, cela doit également être expliqué. Le fonds laissé pour le service suivant, le numéro du sac de dépôt, l’identité de la personne ayant vérifié le comptage et la signature du caissier complètent le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Définissez votre devise dans chaque champ de montant
- Remplacez la liste des services par vos propres noms de services
- Ajoutez un détail des dénominations avec des champs numériques si vous comptez les billets et les pièces séparément
- Ajoutez votre tolérance pour les petits écarts au texte d’aide sur les écarts
- Dupliquez le formulaire pour chaque site afin que chaque magasin classe ses documents dans son propre dossier
- Ajoutez l’adresse e-mail du responsable de secteur aux notifications
Conseils pour un meilleur formulaire rapprochement de caisse
- Comptez avec un témoin et indiquez son nom ; cela protège le caissier autant que l’entreprise
- Effectuez un rapprochement à chaque changement de caissier, et pas seulement à la fermeture, afin d’attribuer tout écart au service d’une seule personne
- Enregistrez chaque sortie de caisse avec un justificatif ; les sorties manquantes sont une cause fréquente de manque
- Recherchez les tendances sur plusieurs semaines plutôt que de réagir à un seul petit écart
- Conservez la photo du rapport Z ; elle permet de résoudre la plupart des questions ultérieures
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque clôture de caisse devient un PDF avec les rapports et la signature, enregistré dans le dossier du coffre-fort de votre choix. Le propriétaire reçoit un e-mail, et vous pouvez ajouter l’adresse d’un responsable afin que les manques soient signalés le soir même.
Le tableau des réponses répertorie l’écart de chaque service. Vous pouvez donc filtrer les manques ou une caisse donnée et exporter les données au format CSV pour votre revue hebdomadaire.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Rapprochement de caisse : questions fréquentes
Ce modèle de rapprochement de caisse est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible sur tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
Le formulaire calcule-t-il les espèces attendues et l’écart ?
Non. Forms n’effectue pas de calcul ; le caissier les saisit. Le texte d’aide indique la formule : fonds de caisse initial plus ventes en espèces, moins remboursements en espèces, sorties de caisse et dépôts.
Un écart peut-il être négatif ?
Oui. Le champ Écart accepte les nombres négatifs, et le texte d’aide demande de saisir un manque sous cette forme.
Le formulaire se connecte-t-il à notre système POS ?
Non. Les chiffres proviennent des rapports du POS et du terminal, et une photo ou un PDF du rapport est joint afin de pouvoir vérifier les montants.
Les caissiers doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer une clôture de caisse ?
Non. Partagez le formulaire au moyen d’un lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : chacun peut le remplir et l’envoyer sans créer de compte.
Pouvons-nous utiliser un seul formulaire pour plusieurs magasins ?
Oui, le magasin et la caisse sont les premières questions. Si chaque magasin doit classer ses documents dans son propre dossier, dupliquez le formulaire pour chaque site.