Quel est le modèle de formulaire checklist d’ouverture et de fermeture du magasin ?
Ouvrir et fermer un magasin implique une douzaine de petites étapes faciles à oublier lors d’une journée chargée : fond de caisse non compté, sortie de secours bloquée, porte arrière laissée ouverte. Une checklist papier au mur peut aider, mais elle est rarement remplie régulièrement et vous ne pouvez pas la consulter depuis un autre site.
Cette checklist d’ouverture et de fermeture du magasin permet au personnel de choisir l’ouverture, la fermeture ou les deux, puis affiche uniquement les vérifications pertinentes. L’ouverture couvre l’alarme et la sécurité, les caisses et les espèces, ainsi que la surface de vente et le fond de caisse d’ouverture. La fermeture couvre le rapprochement des caisses avec le montant des ventes et tout écart positif ou négatif, le nettoyage et le rangement, ainsi qu’une séquence complète de verrouillage. Chaque vérification est marquée comme terminée, présentant un problème ou N/A dans une grille, et tout incident est signalé avec ses détails, des photos et l’indication que le responsable en a été informé ou non.
Chaque checklist remplie est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt, ce qui vous fournit un relevé daté pour chaque magasin et chaque jour.
- Idéal pour
- Magasins, boutiques, pharmacies, cafés et enseignes présentes sur plusieurs sites
- Remplie par
- Les détenteurs des clés et les responsables de service à l’ouverture et à la fermeture
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 5 minutes par checklist
- Comprend
- Grilles de vérification à l’ouverture et à la fermeture, fond de caisse, ventes et écarts, signalement des problèmes avec photos, notes de passation et signature
Qui utilise un formulaire checklist d’ouverture et de fermeture du magasin ?
- Un magasin indépendant dont le personnel varie chaque jour pour l’ouverture et la fermeture
- Une chaîne de magasins qui vérifie que chaque succursale suit la même routine
- Un café ou une boulangerie qui combine les vérifications de caisse et de stockage des aliments à la fermeture
- Une pharmacie ou un commerce spécialisé qui consigne qui a verrouillé le magasin et à quelle heure
- Les nouveaux détenteurs de clés qui apprennent la routine d’ouverture et de fermeture
- Les responsables de secteur qui examinent les relevés de fermeture après un incident
Questions de ce formulaire checklist d’ouverture et de fermeture du magasin
26 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 Détails du service
- Magasin*
- Date*
- Rempli par*
- Deuxième membre du personnel présent
- Quelle checklist ?* Ouverture · Fermeture · Les deux (ouverture et fermeture aujourd'hui)
2 Contrôles d'ouverture
- Heure d'arrivée affichée uniquement si applicable
- Portes ouvertes à affichée uniquement si applicable
- Sécurité et sûreté* affichée uniquement si applicable Effectué · Problème · S/O
- Caisses et espèces* affichée uniquement si applicable Effectué · Problème · S/O
- Surface de vente* affichée uniquement si applicable Effectué · Problème · S/O
- Fonds de caisse d'ouverture affichée uniquement si applicable
3 Contrôles de fermeture
- Portes fermées à affichée uniquement si applicable
- Heure de départ du bâtiment affichée uniquement si applicable
- Caisses et espèces* affichée uniquement si applicable Effectué · Problème · S/O
- Recettes de la journée affichée uniquement si applicable
- Écart de caisse affichée uniquement si applicable
- Surface de vente et nettoyage* affichée uniquement si applicable Effectué · Problème · S/O
- Mise sous clé* affichée uniquement si applicable Effectué · Problème · S/O
4 Problèmes et validation
- Quelque chose à signaler ?*
- Quel type de problème ? affichée uniquement si applicable Écart de caisse · Entretien ou réparation · Sécurité ou vol · Santé et sécurité · Stock ou livraison · Effectifs · Incident client
- Détails et mesures prises* affichée uniquement si applicable
- Photos affichée uniquement si applicable
- Le responsable a-t-il été informé ? affichée uniquement si applicable
- Notes pour l'équipe suivante
- Confirmation*
- Signature*
Le formulaire checklist d’ouverture et de fermeture du magasin, page par page
1 Détails du service
Le personnel saisit le magasin, la date, son nom et celui de tout autre membre présent, puis choisit la checklist d’ouverture, la checklist de fermeture ou les deux.
2 Vérifications à l’ouverture
Consignez l’heure d’arrivée et l’heure d’ouverture des portes, puis parcourez trois grilles : sécurité et sûreté (alarme, tour de contrôle, sorties de secours, éclairage et chauffage, caméras), caisses et espèces (fonds de caisse, terminaux de paiement, rouleaux de reçus, coffre-fort) et surface de vente (présentoirs, prix, sols, cabines d’essayage, musique et écrans, livraisons). Chaque ligne est marquée comme terminée, présentant un problème ou N/A, et le fond de caisse d’ouverture est consigné.
3 Vérifications à la fermeture
Consignez l’heure de fermeture des portes et l’heure de départ du personnel, puis remplissez les grilles consacrées aux caisses et aux espèces (rapprochement, totaux des terminaux de paiement, espèces dans le coffre-fort, fonds de caisse pour le lendemain), à la surface de vente et au nettoyage, ainsi qu’au verrouillage — en vérifiant notamment que personne ne reste à l’intérieur, avant d’activer l’alarme et de verrouiller les rideaux métalliques. Le montant des ventes du jour et tout écart positif ou négatif de caisse sont consignés.
4 Problèmes et validation
S’il y a un élément à signaler, le personnel coche le type de problème, le décrit ainsi que l’action réalisée, ajoute des photos et indique si le responsable en a été informé. Les notes de passation sont transmises au service suivant, puis la personne qui remplit la checklist confirme les vérifications et signe.
Personnalisez le modèle
- Modifiez les lignes de la grille pour les adapter à la routine de votre magasin
- Changez la devise dans les champs du fond de caisse, des ventes et des écarts
- Supprimez la section consacrée aux espèces si un autre système gère le rapprochement des caisses
- Transformez le nom du magasin en liste déroulante si vous gérez plusieurs sites
- Informez le responsable de secteur chaque fois qu’une checklist est envoyée
- Classez les checklists dans un dossier par magasin
Conseils pour un meilleur formulaire checklist d’ouverture et de fermeture du magasin
- Conservez la checklist sur le téléphone ou la tablette du magasin afin de l’avoir toujours à portée de main
- Marquez honnêtement « Problème » : le signalement n’est utile que si les problèmes sont consignés
- Examinez régulièrement les checklists de fermeture pour repérer les tendances dans les écarts de caisse
- Faites le tour du magasin avant d’activer l’alarme, à chaque fois
- Formez les nouveaux détenteurs de clés en remplissant la checklist avec eux lors de leurs premiers services
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’une checklist est envoyée, FileIt l’enregistre au format PDF signé avec les éventuelles photos, la classe dans votre coffre-fort et vous informe, afin qu’une vérification oubliée ou un problème signalé parvienne au responsable le jour même.
Le tableau des réponses vous fournit un journal quotidien pour chaque magasin. Exportez-le au format CSV pour examiner les ventes et les écarts, ou ouvrez le PDF d’une journée pour voir exactement qui a ouvert ou fermé le magasin et ce qui a été consigné.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Checklist d’ouverture et de fermeture du magasin : questions fréquentes
Cette checklist d’ouverture et de fermeture est-elle gratuite ?
Oui. Elle est incluse dans l’application Forms de FileIt avec toutes les formules, y compris la formule gratuite.
Le personnel peut-il effectuer l’ouverture et la fermeture sur le même formulaire ?
Oui. Il choisit l’ouverture, la fermeture ou les deux, et seules les sections pertinentes apparaissent.
Puis-je ajouter mes propres vérifications ?
Oui. Chaque section est une grille, et vous pouvez ajouter, supprimer ou renommer des lignes dans le concepteur.
Est-ce compatible avec un téléphone ?
Oui. Le personnel peut le remplir et le signer sur un téléphone ou une tablette, et importer des photos depuis l’appareil photo.
Puis-je l’utiliser pour plusieurs magasins ?
Oui. Chaque checklist consigne le nom du magasin, ou vous pouvez créer une copie du formulaire pour chaque magasin.
Où les checklists sont-elles stockées ?
Chacune est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt et répertoriée dans le tableau des réponses.