Quel est le modèle de formulaire checklist de clôture mensuelle ?
Une clôture mensuelle qui repose sur la mémoire de quelqu'un, ou sur un tableur copié et renommé chaque mois, est fragile. Cette checklist de clôture mensuelle transforme la routine en formulaire : les mêmes rapprochements, journaux et contrôles à chaque période, chacun marqué comme terminé, en cours ou sans objet.
Trois tableaux couvrent les rapprochements du bilan, les provisions et journaux d'ajustement, ainsi que la revue et le reporting. Le formulaire consigne également les écarts non rapprochés, le nombre de journaux manuels, la vérification du cut-off, les éléments inhabituels, les commentaires sur les variations, tout ce qui bloque la clôture et si la période est prête à être verrouillée.
Chaque checklist complétée est enregistrée en PDF signé dans votre coffre, avec les pièces justificatives jointes, afin de constituer un historique période par période, utile lorsque les auditeurs ou un nouveau membre de l'équipe demandent comment la clôture est effectuée.
- Idéal pour
- Équipes financières internes, teneurs de livres et comptables externalisés
- Rempli par
- La personne qui prépare la clôture, avec un réviseur désigné
- Durée de remplissage
- Environ 10 minutes pour l'enregistrement, une fois les travaux de clôture terminés
- Comprend
- Trois tableaux de statuts, ajout de pièces justificatives, blocages, commentaires, réviseur et signature
Qui utilise un formulaire checklist de clôture mensuelle ?
- Le responsable financier d'une petite entreprise consigne chaque clôture mensuelle pour le propriétaire
- Un teneur de livres conserve une trace de la clôture pour chaque entité cliente
- Un contrôleur vérifie l'état de la clôture de l'équipe avant de verrouiller la période
- Une équipe financière groupe recueille les checklists de clôture de chaque filiale
- Un nouveau comptable apprend le processus de clôture grâce à la checklist complétée du mois dernier
- La préparation de la clôture annuelle s'appuie sur douze checklists mensuelles signées
Questions de ce formulaire checklist de clôture mensuelle
22 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, évaluations.
1 Période
- Préparé par*
- Société ou entité*
- Période faisant l’objet de la clôture*
- Date limite de clôture
2 Rapprochements
- Rapprochements de bilan* Terminé · En cours · Sans objet
- Écarts non rapprochés
- Dossiers de travail des rapprochements
3 Charges à payer et écritures
- Charges à payer et écritures d’ajustement* Comptabilisé · Comptabilisé et contrôlé · Non nécessaire
- Écritures manuelles comptabilisées sur cette période
- La séparation des exercices pour les ventes et les achats a-t-elle été vérifiée ?*
- Quels éléments restent à traiter concernant la séparation des exercices ?* affichée uniquement si applicable
- Écritures importantes ou inhabituelles
4 Revue et validation finale
- Revue et reporting* Terminé · En cours · Sans objet
- Principaux écarts et commentaires*
- Quelque chose retarde-t-il la clôture ?*
- De quoi s’agit-il et qui en est responsable ?* affichée uniquement si applicable
- La période est-elle prête à être verrouillée ?*
- Comptes de gestion ou dossier de clôture
- Contrôlé par*
- Date du contrôle*
- Signature du préparateur*
Le formulaire checklist de clôture mensuelle, page par page
1 Période
La personne qui a préparé la clôture, son adresse e-mail, l'entreprise ou l'entité, la période clôturée et l'échéance de clôture.
2 Rapprochements
Un tableau de douze rapprochements du bilan : banque, cartes de l'entreprise, caisse, créances et dettes par rapport au grand livre, paie, taxe sur les ventes ou TVA, opérations intragroupe, immobilisations, stocks, charges constatées d'avance et prêts, chacun marqué comme terminé, en cours ou sans objet. Une case répertorie les écarts non rapprochés et les mesures prévues, et jusqu'à dix pièces justificatives peuvent être jointes.
3 Provisions et journaux
Un deuxième tableau couvre les charges à payer, les produits constatés d'avance, les charges constatées d'avance reprises, les amortissements, les provisions de paie et de congés, la provision pour créances douteuses, la réévaluation des devises, les ajustements de stocks et les refacturations intragroupe, marqués comme comptabilisés, comptabilisés et contrôlés, ou non nécessaires. La personne qui prépare la clôture indique le nombre de journaux manuels comptabilisés et si le cut-off des ventes et des achats a été vérifié ; dans le cas contraire, elle précise ce qui reste à faire. Les journaux inhabituels peuvent être signalés au réviseur.
4 Revue et validation
Un troisième tableau couvre la balance générale, le compte de résultat par rapport au budget et au mois précédent, la revue du bilan, la trésorerie et les prévisions, le dossier des comptes de gestion et les indicateurs clés de performance. Un commentaire sur les variations est obligatoire. Si quelque chose retarde la clôture, le formulaire demande quoi et qui en est responsable, puis si la période est prête à être verrouillée. Le dossier peut être joint, et le réviseur, la date de revue ainsi que la signature de la personne ayant préparé la clôture complètent le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Modifiez les lignes des tableaux pour les adapter à votre propre bilan et à vos tâches de clôture
- Ajoutez une colonne telle que « Contrôlé » au tableau des rapprochements si vous souhaitez distinguer le statut du préparateur et celui du réviseur
- Dupliquez le formulaire pour chaque entité afin que chaque formulaire soit enregistré dans son propre dossier du coffre
- Ajoutez les échéances de clôture en jours ouvrés dans les descriptions des pages
- Rendez obligatoires les pièces justificatives pour les rapprochements bancaires
- Ajoutez l'adresse e-mail du contrôleur aux notifications
Conseils pour un meilleur formulaire checklist de clôture mensuelle
- Conservez la même checklist d'un mois à l'autre ; c'est la cohérence qui compte
- Expliquez les écarts non rapprochés avec un responsable et une date, pas seulement avec un montant
- Examinez les réponses sur les blocages sur plusieurs mois pour repérer l'étape qui est toujours en retard
- Séparez les rôles du préparateur et du réviseur dès que l'équipe est suffisamment grande
- Verrouillez la période dans votre logiciel comptable dès que la checklist indique qu'elle est prête
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque checklist est enregistrée en PDF, avec les tableaux, les commentaires, les pièces jointes et la signature, dans le dossier du coffre que vous choisissez. Vous recevez un e-mail lorsqu'une checklist est envoyée et pouvez ajouter le contrôleur ou le directeur financier.
Au fil du temps, le tableau des réponses devient un journal des clôtures : filtrez par entité ou par période, voyez quelles clôtures ont rencontré des blocages et exportez les données au format CSV pour une revue de fin d'exercice.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Checklist de clôture mensuelle : questions fréquentes
Ce modèle de checklist de clôture mensuelle est-il gratuit ?
Oui. Il s'agit de l'un des modèles prêts à l'emploi de l'application Forms, disponible sur chaque compte FileIt, y compris l'offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n'importe quelle question dans le concepteur.
Plusieurs personnes peuvent-elles remplir différentes parties de la checklist ?
Une réponse est envoyée en une seule fois par une seule personne. La plupart des équipes demandent au préparateur de la compléter à la fin de la clôture, en indiquant le réviseur sur la dernière page.
Le formulaire se connecte-t-il à notre logiciel comptable ?
Non. Il enregistre l'état de la clôture. Les travaux sont effectués dans votre logiciel comptable et vos tableurs, et les pièces justificatives peuvent être jointes.
Pouvons-nous modifier les tâches des tableaux ?
Oui. Les lignes et les colonnes de chaque tableau peuvent être modifiées dans le concepteur pour correspondre à votre plan comptable et à votre processus de clôture.
Est-ce utile pour les audits ?
Une checklist signée pour chaque mois, avec les pièces justificatives jointes, constitue une trace claire de la manière dont la clôture a été effectuée. Les éléments nécessaires dépendent de vos auditeurs, mais de nombreuses équipes constatent un gain de temps.
Les membres de l'équipe doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer une checklist ?
Non. Partagez le formulaire par lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : chacun peut le remplir et l'envoyer sans créer de compte.