Modèle de formulaire d’intégration comptable

Quel est le modèle de formulaire intégration d’un client en tenue comptable ?

Établir correctement le devis d’un nouveau client en tenue comptable implique de connaître bien plus que le nom de son entreprise : vous devez comprendre sa structure, le logiciel qu’il utilise déjà, le retard éventuel de sa comptabilité, le nombre approximatif de transactions effectuées chaque mois et les services dont il a réellement besoin. Réunir toutes ces informations par téléphone ou au fil d’échanges d’e-mails prend du temps que vous pourriez consacrer à des missions facturables.

Ce modèle de formulaire d’intégration d’un client en tenue comptable demande précisément ces informations, en une seule saisie structurée : profil de l’entreprise, organisation comptable actuelle, volumes de transactions et de factures, ainsi que services spécifiques souhaités, de la tenue comptable récurrente et de la paie au rattrapage comptable et à la migration logicielle. Il est conçu pour qu’une estimation approximative suffise concernant les volumes : vous pourrez affiner les chiffres plus tard, une fois la mission remportée.

Chaque réponse est automatiquement convertie en PDF et classée dans votre coffre FileIt. Les informations de chaque client potentiel sont ainsi regroupées dès le premier jour avec son contrat, sa correspondance et ses autres documents, sans aucune ressaisie dans un CRM distinct.

Qui utilise un formulaire intégration d’un client en tenue comptable ?

• Un cabinet de tenue comptable qui évalue les prospects entrants depuis son site web avant un appel de découverte
• Un cabinet comptable qui évalue un projet de rattrapage comptable pour un client ayant accumulé du retard
• Un teneur de comptes indépendant qui recueille les informations avant d’envoyer une proposition forfaitaire
• Un cabinet qui détermine si un prospect a besoin de services de paie en complément de la tenue comptable
• Un cabinet qui standardise son intégration afin de poser les mêmes questions à chaque nouveau client
• Un teneur de comptes qui évalue les besoins de migration logicielle avant de faire passer un client des feuilles de calcul à un logiciel

Questions de ce formulaire intégration d’un client en tenue comptable

31 questions sur 4 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples.

Le formulaire intégration d’un client en tenue comptable, page par page

1 Votre entreprise

Le formulaire commence par les champs Votre nom, E-mail, Téléphone et Nom de l’entreprise, renseignés par le prospect, puis par une liste déroulante Structure de l’entreprise proposant entreprise individuelle, société de personnes, société à responsabilité limitée, LLP/LLC, organisme caritatif ou association à but non lucratif, et autre. Un court champ Que fait l’entreprise ? ainsi qu’une Adresse de l’entreprise facultative complètent le profil de base, tandis que Date de clôture de l’exercice et Nombre de salariés donnent rapidement au teneur de comptes une idée de la complexité et de l’ampleur des besoins en matière de paie.

La question Êtes-vous enregistré à la TVA, à la GST ou à la taxe sur les ventes ? clôt la page. Une réponse positive affiche la question À quelle fréquence déposez-vous vos déclarations ?, avec les choix mensuellement, trimestriellement ou annuellement — une information qui influence directement la forme que prendra un service de déclaration de taxe sur les ventes pour ce client.

2 Organisation actuelle

La deuxième page demande Quel logiciel utilisez-vous actuellement pour votre comptabilité ?, avec les choix Xero, QuickBooks, Sage, Zoho Books, FreeAgent, feuilles de calcul, documents papier ou aucun pour le moment, ainsi qu’une option « autre » pour tout logiciel non répertorié. Si un logiciel est sélectionné, une question complémentaire demande si le client peut accorder un accès de niveau comptable, ce qui influe sur la rapidité avec laquelle le travail peut réellement commencer.

La question Où en est votre comptabilité ? propose des réponses allant de à jour à plus d’un an de retard. Tout choix autre que à jour ouvre le champ Depuis quelle date les documents doivent-ils être rattrapés ?, afin que le teneur de comptes sache exactement quelle sera l’ampleur du travail de rattrapage. Comptes bancaires professionnels, Cartes de crédit professionnelles et une liste des Autres moyens par lesquels vous encaissez ou effectuez des paiements — terminaux de paiement, paiements en ligne, places de marché, espèces, prêts professionnels — complètent le tableau de la circulation réelle de l’argent dans l’entreprise.

3 Volumes

Cette page précise que des chiffres approximatifs conviennent — ils nous aident à établir un devis précis, ce qui facilite la tâche d’un prospect qui n’a pas les chiffres exacts sous la main. Transactions bancaires par mois est une fourchette obligatoire allant de moins de 50 à plus de 1 000, accompagnée de champs facultatifs pour le nombre de Factures de vente émises par mois et de Factures fournisseurs par mois. Tous ces éléments influent directement sur le temps nécessaire à la tenue comptable.

La question Effectuez-vous des transactions dans plusieurs devises ? affiche, si la réponse est positive, un court champ Quelles devises ?, afin de signaler toute complexité supplémentaire liée au change. Enfin, la question Détenez-vous des marchandises ou des stocks ? permet au teneur de comptes de déterminer si la comptabilité des stocks doit faire partie de la mission.

4 Services

La dernière page demande Quels services vous intéressent ?, avec notamment la tenue comptable récurrente, le rapprochement bancaire, la facturation et le recouvrement des paiements, le paiement des factures fournisseurs, la paie, les déclarations de TVA/GST/taxe sur les ventes, les rapports de gestion, la préparation de fin d’exercice, le rattrapage comptable et la configuration ou migration logicielle. La sélection de Paie ouvre deux questions supplémentaires — Combien de personnes sont-elles salariées ? et Fréquence de paie — tandis que la sélection de Rapports de gestion ouvre la question À quelle fréquence souhaitez-vous recevoir les rapports ?, afin que le devis corresponde exactement à la fréquence attendue par le client.

Le formulaire se termine par Quand souhaitez-vous commencer ?, un champ facultatif Budget mensuel et une zone libre Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir ? pour ajouter des informations comme une échéance prochaine ou la transmission par un précédent teneur de comptes — des détails qui influencent souvent la manière de présenter une proposition.

Personnalisez le modèle

• Adaptez les options de logiciels aux solutions les plus utilisées par vos clients habituels, ou ajoutez les autres logiciels pris en charge par votre cabinet
• Modifiez la devise du champ de budget pour utiliser celle dans laquelle votre cabinet établit ses devis
• Ajoutez sous Rattrapage comptable une question conditionnelle demandant le nom de l’ancien teneur de comptes, si les transmissions sont fréquentes pour votre cabinet
• Acheminez les réponses vers un dossier de coffre intitulé « Prospects — nouveaux clients » afin que votre équipe puisse les examiner et établir les devis au même endroit
• Activez une notification par e-mail afin qu’un associé ou un responsable de compte soit alerté dès qu’une nouvelle demande d’intégration arrive
• Ajoutez une limite maximale de réponses si vous souhaitez n’accepter qu’un nombre défini de demandes de nouveaux clients par mois

Conseils pour un meilleur formulaire intégration d’un client en tenue comptable

• Gardez volontairement les questions sur les volumes approximatives : demander le nombre exact de transactions dès le départ peut décourager les prospects de terminer le formulaire
• Répondez rapidement dès qu’une réponse arrive ; les demandes de tenue comptable vont souvent au cabinet qui répond en premier
• Utilisez la question sur l’accès au logiciel pour préparer votre appel d’intégration, plutôt que de supposer que l’accès sera simple à organiser
• Renseignez-vous tôt sur les délais de rattrapage, car plusieurs mois de retard peuvent modifier considérablement vos tarifs et votre calendrier
• Maintenez la liste des services à jour afin qu’elle corresponde à ce que votre cabinet propose réellement et que vous ne receviez pas de demandes impossibles à satisfaire
• Classez chaque formulaire d’intégration avec la lettre de mission signée une fois le client intégré, afin de conserver tout l’historique au même endroit

Formulaire Intégration d’un client en tenue comptable : questions fréquentes

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