¿Qué es la plantilla del formulario de recopilación de datos de clientes contables?
Preparar correctamente el presupuesto de un nuevo cliente de contabilidad implica conocer mucho más que el nombre de su empresa: necesitas saber cuál es su estructura, qué software utiliza, cuánto lleva de retraso su contabilidad, aproximadamente cuántas transacciones realiza cada mes y qué servicios quiere realmente. Recopilar todo eso por teléfono o intercambiando correos electrónicos consume un tiempo que podrías dedicar a trabajo facturable.
Esta plantilla de formulario para clientes de contabilidad solicita exactamente esos datos en un único proceso estructurado: perfil de la empresa, configuración contable actual, volumen de transacciones y facturas, y los servicios concretos que interesan al posible cliente, desde la contabilidad continua y las nóminas hasta la puesta al día de la contabilidad y la migración de software. Está diseñada para que baste con una estimación aproximada en las preguntas sobre volúmenes; podrás precisar los datos más adelante, cuando hayas conseguido al cliente.
Cada envío se convierte automáticamente en un PDF y se archiva en tu bóveda de FileIt, de modo que los datos de cada posible cliente quedan junto a su contrato, correspondencia y demás documentación desde el primer día, sin tener que volver a escribirlos en un CRM independiente.
- Ideal para
- Contables, asesorías y profesionales autónomos de finanzas que cualifican a nuevos clientes
- Lo completa
- El propietario de la empresa o la persona que gestiona sus finanzas
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 7-9 minutos para una empresa con volúmenes habituales
- Incluye
- Preguntas condicionales basadas en la inscripción fiscal, el software y los servicios elegidos
¿Quién usa un formulario de recopilación de datos de clientes contables?
- Un despacho de contabilidad que cualifica los contactos recibidos desde su web antes de una llamada inicial
- Una asesoría que define el alcance de un proyecto de puesta al día de la contabilidad para un cliente que se ha quedado atrás
- Un contable autónomo que recopila datos antes de enviar una propuesta con precio cerrado
- Una asesoría que decide si un posible cliente necesita servicios de nóminas además de contabilidad
- Un despacho que estandariza su incorporación de clientes para hacer siempre las mismas preguntas
- Un contable que evalúa las necesidades de migración de software antes de pasar a un cliente de las hojas de cálculo
Preguntas de este formulario de recopilación de datos de clientes contables
31 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas.
1 Tu empresa
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- Nombre de la empresa*
- Estructura empresarial Empresario individual / propietario único · Sociedad colectiva · Sociedad limitada / corporación · LLP / LLC · Organización benéfica o sin ánimo de lucro · Otra
- ¿A qué se dedica la empresa?
- Dirección de la empresa
- Cierre del ejercicio fiscal
- Número de empleados
- ¿Tu empresa está registrada para el IVA, GST o impuesto sobre ventas?
- ¿Con qué frecuencia presentas las declaraciones? solo se pregunta cuando corresponde Mensual · Trimestral · Anual
2 Configuración actual
- ¿Qué utilizas actualmente para llevar la contabilidad?* Xero · QuickBooks · Sage · Zoho Books · FreeAgent · Hojas de cálculo · Registros en papel · Todavía nada
- ¿Puedes darnos acceso a tus archivos o crear un acceso como usuario contable? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hasta qué fecha está actualizada tu contabilidad?* Al día · Atrasada entre 1 y 3 meses · Atrasada entre 3 y 12 meses · Atrasada más de un año
- Los registros deben ponerse al día desde solo se pregunta cuando corresponde
- Cuentas bancarias de la empresa
- Tarjetas de crédito de la empresa
- Otras formas de recibir o realizar pagos Terminal de tarjetas / POS · Pagos en línea (p. ej., Stripe, PayPal) · Marketplaces (p. ej., Amazon, Etsy) · Efectivo · Préstamos o financiación empresarial
3 Volúmenes
- Transacciones bancarias al mes (todas las cuentas)* Menos de 50 · 50–200 · 200–500 · 500–1,000 · Más de 1.000
- Facturas de venta que emites al mes
- Facturas de proveedores al mes
- ¿Operas con más de una divisa?
- ¿Qué divisas? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes existencias o inventario?
4 Servicios
- ¿Qué servicios te interesan?* Contabilidad continua · Conciliación bancaria · Envío de facturas y seguimiento de pagos · Pago de facturas de proveedores · Nóminas · Declaraciones de IVA / GST / impuesto sobre ventas · Informes de gestión · Preparación del cierre del ejercicio para tu asesor contable · Puesta al día de la contabilidad · Configuración o migración del software
- ¿Cuántas personas están en nómina? solo se pregunta cuando corresponde
- Frecuencia de pago solo se pregunta cuando corresponde Semanal · Cada dos semanas · Dos veces al mes · Mensual
- ¿Con qué frecuencia te gustaría recibir informes? solo se pregunta cuando corresponde Mensual · Trimestral · Anual
- ¿Cuándo te gustaría empezar?
- Presupuesto mensual (opcional)
- ¿Hay algo más que debamos saber?
El formulario recopilación de datos de clientes contables, página por página
1 Tu empresa
El formulario comienza con Tu nombre, Correo electrónico, Teléfono y Nombre de la empresa del posible cliente, seguido de un menú desplegable de Estructura empresarial que incluye autónomo, sociedad colectiva, sociedad limitada, LLP/LLC, organización benéfica o sin ánimo de lucro, y otra. Un breve campo ¿A qué se dedica la empresa? y una Dirección de la empresa opcional completan el perfil básico, mientras que Cierre del ejercicio fiscal y Número de empleados ofrecen al contable una primera idea de la complejidad y el alcance de las nóminas.
La pregunta ¿Está registrada para el IVA, GST o impuesto sobre las ventas? cierra la página. Si se responde que sí, aparece ¿Con qué frecuencia presenta declaraciones?, con las opciones mensual, trimestral o anual; un dato que influye directamente en cómo sería el servicio de presentación de declaraciones del impuesto sobre las ventas para este cliente.
2 Configuración actual
La segunda página pregunta ¿Qué utilizas actualmente para llevar la contabilidad?, y ofrece Xero, QuickBooks, Sage, Zoho Books, FreeAgent, hojas de cálculo, registros en papel o todavía nada, además de una opción «otro» para cualquier alternativa no incluida. Si se elige algún software, una pregunta posterior pide indicar si el cliente puede conceder un acceso de nivel contable, algo importante para saber con qué rapidez puede comenzar realmente el trabajo.
La pregunta ¿Hasta qué punto está actualizada tu contabilidad? ofrece opciones desde al día hasta más de un año de retraso. Si se elige cualquier opción que no sea la actual, aparece el campo ¿Desde qué fecha hay que poner al día los registros?, para que el contable sepa exactamente cuánto trabajo de actualización hace falta. Cuentas bancarias de la empresa, Tarjetas de crédito de la empresa y una lista de Otras formas en las que cobras o realizas pagos —terminales de tarjetas, pagos online, marketplaces, efectivo y préstamos empresariales— completan la imagen de cómo circula realmente el dinero por la empresa.
3 Volúmenes
Esta página indica expresamente que las cifras aproximadas son suficientes —ayudan a preparar un presupuesto preciso—, lo que facilita completar el formulario a quien no tenga los datos exactos a mano. Transacciones bancarias al mes es un intervalo obligatorio, desde menos de 50 hasta más de 1.000, junto con campos opcionales para el número de Facturas de venta que emites al mes y Facturas de proveedores al mes; todos ellos influyen directamente en el tiempo de contabilidad que requerirá el trabajo.
La pregunta ¿Trabajas con más de una divisa? muestra un breve campo ¿Qué divisas? si se responde que sí, para señalar cualquier complejidad adicional relacionada con el cambio de divisas. Por último, la pregunta ¿Tienes existencias o inventario? indica al contable si la contabilidad de inventario debe formar parte del alcance.
4 Servicios
La última página pregunta ¿Qué servicios te interesan? e incluye contabilidad continua, conciliación bancaria, facturación y reclamación de pagos, pago de facturas de proveedores, nóminas, declaraciones de IVA/GST/impuesto sobre las ventas, informes de gestión, preparación del cierre anual, puesta al día de la contabilidad y configuración o migración de software. Al marcar Nóminas aparecen dos preguntas adicionales —Cuántas personas están en nómina y Frecuencia de pago—, y al marcar Informes de gestión aparece la pregunta ¿Con qué frecuencia quieres recibir informes?, para que el presupuesto refleje la periodicidad exacta que espera el cliente.
El formulario termina con ¿Cuándo te gustaría empezar?, un campo opcional para indicar el Presupuesto mensual y una casilla abierta ¿Hay algo más que debamos saber? para añadir información como un próximo plazo o la transición desde un contable anterior; detalles que a menudo influyen en cómo se plantea una propuesta.
Personaliza la plantilla
- Ajusta las opciones de software para adaptarlas a las más populares entre tus clientes habituales o añade otros paquetes compatibles con tu asesoría
- Cambia la divisa del campo de presupuesto para que coincida con la divisa en la que tu despacho prepara los presupuestos
- Añade una pregunta condicional bajo Puesta al día de la contabilidad para pedir el nombre del contable anterior, si las transiciones son habituales en tu despacho
- Dirige los envíos a una carpeta de la bóveda llamada «Nuevos contactos» para que tu equipo pueda revisarlos y preparar presupuestos en un mismo lugar
- Activa una notificación por correo electrónico para avisar a un socio o responsable de cuenta en cuanto llegue una nueva solicitud
- Añade un límite máximo de respuestas si solo quieres aceptar un número determinado de consultas de nuevos clientes al mes
Consejos para mejorar tu formulario recopilación de datos de clientes contables
- Mantén las preguntas sobre volúmenes deliberadamente aproximadas: pedir cifras exactas de transacciones al principio puede hacer que los posibles clientes abandonen el formulario
- Haz un seguimiento rápido cuando llegue una respuesta; las consultas de contabilidad suelen acabar en el despacho que responde primero
- Utiliza la pregunta sobre el acceso al software para planificar la llamada de incorporación, en lugar de dar por hecho que será fácil conseguir acceso
- Pregunta pronto por los plazos para poner la contabilidad al día, ya que varios meses de retraso pueden cambiar considerablemente tus precios y plazos
- Mantén actualizada la lista de servicios con lo que realmente ofrece tu despacho para no recibir solicitudes que no puedas atender
- Guarda cada solicitud junto con la carta de encargo firmada cuando incorpores al cliente, para conservar todo el historial en un mismo lugar
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando un posible cliente envía el formulario, FileIt guarda sus respuestas como PDF en la carpeta de la bóveda que haya configurado tu despacho, con todos los datos —desde la estructura de la empresa y el software hasta los volúmenes de transacciones y los servicios solicitados— en un solo documento. Si has activado las notificaciones, un socio o responsable de cuenta recibe un correo electrónico en cuanto llega una nueva solicitud, para que ningún contacto prometedor quede sin respuesta.
A partir de ahí, tu equipo puede revisar el PDF, utilizar la tabla de Respuestas para comparar las solicitudes de distintos posibles clientes y exportar la lista a un CSV para hacer seguimiento del embudo de nuevos negocios. Como todo ya está guardado en tu bóveda de FileIt, la solicitud se convierte en el primer documento de la carpeta del cliente en cuanto este acepta trabajar contigo, sin necesidad de volver a introducir los datos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Recopilación de datos de clientes contables: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de formulario para clientes de contabilidad?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de la aplicación FileIt Forms, disponible en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿El posible cliente necesita una cuenta de FileIt para completarlo?
No. Puede completar el formulario desde un enlace que compartas, sin necesidad de crear una cuenta ni registrarse.
¿Cómo recibimos los formularios cumplimentados?
Cada envío se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, y puedes consultar, filtrar y exportar todas las respuestas desde la tabla de Respuestas, también como CSV.
¿Podemos pedir documentos financieros, como extractos bancarios, mediante este formulario?
Puedes añadir una pregunta para subir archivos en el diseñador si quieres que los posibles clientes adjunten documentos, aunque la plantilla tal como está creada no los solicita de forma predeterminada.
¿Completar este formulario obliga a alguien a convertirse en cliente?
No: es una herramienta para recopilar datos y preparar presupuestos, no un contrato. Cualquier encargo debe confirmarse mediante tu propia carta de encargo o contrato.
¿Podemos enviar este formulario solo a contactos concretos en lugar de publicarlo?
Sí, puedes enviar por correo electrónico un enlace personal a cada posible cliente, con su nombre y correo electrónico rellenados previamente, en lugar de compartir un enlace público o además de hacerlo.
¿Cómo gestionamos a un cliente cuya contabilidad lleva un año o más de retraso?
La pregunta ¿Desde qué fecha hay que poner al día los registros? recoge el punto de partida de ese trabajo, que puedes utilizar para definir un encargo independiente de puesta al día antes de comenzar la contabilidad continua.
¿Puede esta plantilla recopilar también datos de nóminas?
Sí: al seleccionar Nóminas en la lista de servicios aparecen preguntas sobre el número de empleados y la frecuencia de pago, suficientes para empezar a preparar el presupuesto de nóminas.