¿Qué es la plantilla del formulario de conciliación de caja?
Una caja que descuadra unos pocos euros o dólares es fácil de pasar por alto a las 22:00 y difícil de explicar una semana después. Este formulario de conciliación de caja guía al cajero durante el recuento y la comparación mientras el turno aún está reciente, y registra quién hizo el recuento y quién lo comprobó.
Registra el fondo inicial, los billetes y monedas contados, las retiradas de efectivo y los pagos, además de las cifras de efectivo y tarjetas del TPV, la liquidación del terminal de tarjetas, otros medios de pago, las anulaciones y las aperturas sin venta. El cajero introduce el efectivo esperado y la diferencia, y debe explicar cualquier sobrante o faltante, o cualquier descuadre en las tarjetas.
Cada cierre de caja se guarda como PDF, con la foto del informe Z en tu bóveda, archivado en la carpeta que elijas. Con el tiempo, la tabla de respuestas muestra qué cajas, turnos o personas presentan diferencias recurrentes.
- Ideal para
- Tiendas, cafeterías, bares, salones y recepciones que aceptan efectivo
- Lo rellenan
- Cajeros y supervisores de turno al cierre
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos después del recuento
- Incluye
- Recuento, cifras del TPV y tarjetas, motivo de la diferencia, foto del informe Z, testigo y firma
¿Quién usa un formulario de conciliación de caja?
- Una cafetería cierra su única caja al final de cada día
- Una tienda concilia cada caja en cada cambio de turno
- El responsable de un bar comprueba el efectivo de la noche antes de depositarlo en la caja fuerte
- La recepción de un hotel concilia su fondo durante el relevo
- Un puesto de mercado o tienda temporal registra la recaudación en efectivo al final de un evento
- Un responsable de zona revisa los sobrantes y faltantes de varios establecimientos
Preguntas de este formulario de conciliación de caja
32 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Turno
- Tienda o ubicación*
- Número de caja o terminal*
- Cajero/a*
- Fecha*
- Turno* Apertura · Día · Turno intermedio · Tarde · Cierre
- Inicio del turno
- Fin del turno
2 Conteo de efectivo
- Fondo inicial*
- Billetes contados*
- Monedas contadas*
- Efectivo total en caja*
- Entregas de efectivo a la caja fuerte durante el turno
- Salidas de efectivo de la caja
- Hoja de conteo o foto
3 Ventas y medios de pago
- Ventas en efectivo (informe del TPV)*
- Reembolsos en efectivo (informe del TPV)
- Ventas con tarjeta (informe del TPV)*
- Total de tarjetas (liquidación del terminal)*
- Otros medios de pago
- Aperturas de caja sin venta
- Anulaciones y cancelaciones
- Informe de fin de turno (lectura Z o X)*
4 Diferencia y firma
- Efectivo esperado*
- Diferencia de efectivo*
- Resultado* Cuadra · Sobra · Falta
- ¿Qué podría explicar la diferencia?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Coinciden las ventas con tarjeta con la liquidación del terminal?*
- Diferencia en tarjetas* solo se pregunta cuando corresponde
- Fondo dejado para el turno siguiente
- Número de bolsa o precinto del depósito
- Contado con / comprobado por*
- Firma del cajero/a*
El formulario conciliación de caja, página por página
1 Turno
El establecimiento, el número de caja, el cajero, la fecha, el turno y, opcionalmente, las horas de inicio y finalización.
2 Recuento de efectivo
Una nota solicita una segunda persona siempre que sea posible y pide contar por separado los billetes y las monedas. El cajero introduce el fondo inicial, los billetes contados, las monedas contadas y el total, además de las retiradas a la caja fuerte y los pagos realizados durante el turno. Se puede adjuntar una foto de la hoja de recuento.
3 Ventas y medios de pago
Cifras del informe del TPV (ventas en efectivo, devoluciones en efectivo y ventas con tarjeta) y el total de liquidación del terminal de tarjetas, otros medios de pago como tarjetas regalo y vales, y el número de aperturas sin venta y anulaciones. Es obligatorio adjuntar una foto o un PDF del informe Z o X.
4 Diferencia y aprobación
El cajero introduce el efectivo esperado, usando la fórmula del texto de ayuda, y la diferencia, indicando el faltante como un número negativo; después marca el resultado como cuadrado, con sobrante o con faltante. Si no está cuadrado, se solicita indicar qué podría explicarlo. Si las ventas con tarjeta no coinciden con el terminal, también debe explicarse. El fondo que queda para el siguiente turno, el número de la bolsa de depósito, quién comprobó el recuento y la firma del cajero completan el formulario.
Personaliza la plantilla
- Configura la moneda de todos los campos de importe con la tuya
- Sustituye la lista de turnos por los nombres que utilizas
- Añade un desglose por denominaciones con campos numéricos si cuentas por billetes y monedas
- Añade tu tolerancia para pequeñas diferencias al texto de ayuda de la diferencia
- Duplica el formulario por establecimiento para que cada tienda archive los formularios en su propia carpeta
- Añade el correo electrónico del responsable de zona a las notificaciones
Consejos para mejorar tu formulario conciliación de caja
- Haz el recuento con un testigo y registra su nombre; protege tanto al cajero como al negocio
- Concilia en cada cambio de cajero, no solo al cierre, para que una diferencia corresponda al turno de una sola persona
- Registra siempre los pagos con un comprobante; los pagos que faltan son una causa frecuente de faltantes
- Busca patrones a lo largo de varias semanas en lugar de reaccionar ante una sola diferencia pequeña
- Conserva la foto del informe Z; más adelante resuelve la mayoría de las dudas
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada cierre de caja se convierte en un PDF con los informes y la firma, y se guarda en la carpeta de la bóveda que elijas. Se envía un correo al propietario, y puedes añadir la dirección de un responsable para que los faltantes se conozcan esa misma noche.
La tabla de respuestas muestra la diferencia de cada turno, para que puedas filtrar los faltantes o una caja concreta y exportar los datos a CSV para tu revisión semanal.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Conciliación de caja: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de conciliación de caja es gratuita?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de la aplicación Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿El formulario calcula el efectivo esperado y la diferencia?
No. Forms no hace cálculos, así que el cajero debe introducirlos. El texto de ayuda incluye la fórmula: fondo inicial más ventas en efectivo, menos devoluciones en efectivo, pagos y retiradas.
¿Puede una diferencia ser negativa?
Sí. El campo de diferencia acepta números negativos y el texto de ayuda indica que el faltante debe introducirse como tal.
¿Se conecta con nuestro sistema de TPV?
No. Las cifras proceden de los informes del TPV y del terminal, y se adjunta una foto o un PDF del informe para poder comprobar los números.
¿Los cajeros necesitan una cuenta de FileIt para enviar un cierre de caja?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por correo electrónico, y cualquiera puede rellenarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Podemos usar un solo formulario para varias tiendas?
Sí, el establecimiento y la caja son las primeras preguntas. Si cada tienda debe archivar los formularios en su propia carpeta, duplica el formulario por establecimiento.