¿Qué es la plantilla del formulario de vale de caja chica?
La caja chica puede descontrolarse por pequeños motivos: un recibo que nunca volvió, un pagaré en una nota adhesiva o nadie sabe quién aprobó el taxi. Este vale de caja chica sustituye el talonario de papel por un breve formulario online que registra quién recibió el dinero, cuánto, para qué y quién lo aprobó, con una foto del recibo adjunta.
El vale contempla los tres casos habituales: retirar efectivo para comprar algo, devolver a alguien el dinero que gastó y entregar un anticipo en efectivo cuyo recibo llegará después. Las preguntas condicionales solicitan el recibo, un motivo si no lo hay o la fecha en que volverán el recibo y el cambio.
Cada vale se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt y lo firma la persona que recibió el efectivo. Cuando repongas el fondo, exporta a CSV los vales del periodo y tendrás la lista para hacer la conciliación.
- Ideal para
- Oficinas, tiendas, escuelas y clubes que mantienen un fondo de caja chica
- Lo completa
- La persona que recibe el efectivo, normalmente con el responsable de caja
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 2 minutos
- Incluye
- Foto del recibo, motivo por falta de recibo, seguimiento de anticipos en efectivo y firma
¿Quién usa un formulario de vale de caja chica?
- Un recepcionista compra sellos y sobres para enviar la correspondencia de un cliente
- Un miembro del equipo recibe el reembolso de la leche y el café que compró para la oficina
- Un supervisor de obra recibe un anticipo en efectivo para aparcamiento y piezas pequeñas
- El tesorero de un club registra el efectivo pagado a un voluntario por material para un evento
- El encargado de una tienda paga al limpiacristales con el fondo de caja
- El responsable de una oficina concilia la caja chica al final de cada mes
Preguntas de este formulario de vale de caja chica
19 preguntas en 2 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Pago
- ¿Para qué es este comprobante?* Dinero retirado de la caja chica para comprar algo · Reembolso de algo que compré con mi propio dinero · Anticipo en efectivo — se entregará el recibo después
- Pagado a*
- Correo electrónico
- Departamento
- Fecha*
- Importe*
- Categoría* Franqueo y mensajería · Material de oficina · Refrigerios y atención a invitados · Limpieza y cocina · Desplazamientos locales, taxis y estacionamiento · Reparaciones menores · Bienestar del personal · Otro
- Centro de costos o código de cuenta
- ¿Para qué fue?*
- Tienda o proveedor
2 Recibo y aprobación
- ¿Tienes un recibo?* solo se pregunta cuando corresponde
- Recibo* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Por qué no hay recibo?* solo se pregunta cuando corresponde
- El recibo y el cambio se devolverán antes del* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿El recibo muestra por separado el impuesto sobre las ventas o el IVA? solo se pregunta cuando corresponde
- Responsable de la caja chica*
- Aprobado por*
- Declaración*
- Firma de quien recibe*
El formulario vale de caja chica, página por página
1 Pago
Primero, indica qué tipo de vale es: efectivo retirado para comprar algo, reembolso de un gasto propio o anticipo en efectivo cuyo recibo llegará después. Luego, quién recibió el pago, su correo electrónico y departamento, la fecha, el importe y una categoría (franqueo, material de oficina, refrigerios, limpieza, desplazamientos locales y aparcamiento, pequeñas reparaciones, bienestar del personal u otra), además de un código de coste opcional, la finalidad y la tienda o proveedor.
2 Recibo y aprobación
Salvo que sea un anticipo, el formulario pregunta si hay recibo. Si respondes que sí, solicita una foto o un escaneo y si muestra el impuesto sobre ventas por separado; si respondes que no, solicita el motivo. Para un anticipo, pregunta cuándo volverán el recibo y el cambio. Se indican el responsable de caja chica y el aprobador; quien recibe el efectivo declara que el dinero se destinó a una finalidad empresarial y que no se ha reclamado en otro lugar, y firma.
Personaliza la plantilla
- Indica en el texto de portada el límite de caja chica por vale
- Cambia las categorías para que coincidan con los códigos contables que utiliza tu contable
- Elimina la opción de anticipo si no permites anticipos en efectivo
- Establece la moneda en el campo del importe
- Comparte un enlace o código QR junto a la caja para que los vales se completen en el momento
- Guarda los vales en una carpeta por mes para que coincidan con tus conciliaciones
Consejos para mejorar tu formulario vale de caja chica
- Completa el vale cuando el efectivo salga de la caja, no al final de la semana
- Lleva un registro separado de las reposiciones para que los vales más el efectivo disponible siempre equivalgan al fondo
- Reclama los anticipos pendientes en la fecha indicada; son el motivo más habitual por el que una caja no cuadra
- Procura que los vales sin recibo sean poco frecuentes y revisa quién los utiliza más
- Las compras grandes o habituales deben tramitarse con una orden de compra o una solicitud de reembolso de gastos, no con caja chica
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada vale se convierte en un PDF, con la foto del recibo y la firma, y se guarda en la carpeta de la bóveda que elijas. Se envía un correo al propietario, y puedes añadir al responsable de caja o al contable. La persona que recibió el efectivo puede recibir una copia por correo electrónico.
Cuando hagas la conciliación, filtra la tabla de respuestas por fecha y exporta a CSV una lista de vales, categorías e importes para compararla con el efectivo de la caja.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Vale de caja chica: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de vale de caja chica es gratuita?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la app Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿También podemos usarla para las solicitudes de reembolso de gastos del personal?
Gestiona pequeños reembolsos en efectivo de la caja. Para gastos mayores pagados mediante transferencia bancaria o nómina, la plantilla de reembolso de gastos encaja mejor.
¿Qué ocurre si alguien ha perdido el recibo?
Al responder que no a «¿Tienes un recibo?», se le pide que explique qué compró, dónde y por qué no hay recibo, de modo que el vale siga dejando constancia.
¿Cómo funcionan los anticipos en efectivo en este formulario?
Al elegir la opción de anticipo, se omite la pregunta sobre el recibo y se solicita la fecha en que se devolverán el recibo y el cambio. Después, muchos equipos presentan un segundo vale cuando vuelve el recibo.
¿El personal necesita una cuenta de FileIt para completar un vale?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por correo electrónico; cualquiera puede completarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Puede el formulario conciliar la caja por nosotros?
No. Registra cada pago. La conciliación sigue consistiendo en contar el efectivo y compararlo con el fondo menos los vales; la exportación a CSV lo hace más rápido.