¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de pago?
Cuando las facturas llegan al equipo financiero como correos reenviados, alguien tiene que confirmar la imputación, el aprobador y si los bienes han llegado realmente antes de poder pagar nada. Este formulario de solicitud de pago, a veces llamado solicitud de cheque (cheque or check request), recopila toda esa información desde el principio.
El solicitante adjunta la factura, indica el número, las fechas y el importe de la factura, señala si hay una orden de compra y si se han recibido los bienes o servicios, y la imputa a una cuenta de gastos y un centro de costes. Los beneficiarios nuevos activan una nota y requieren sus datos bancarios para que el equipo financiero pueda verificarlos de forma independiente. Las solicitudes urgentes deben explicar el motivo.
Cada solicitud se archiva como PDF en tu bóveda, con la factura adjunta, y el equipo financiero recibe una notificación de inmediato. La tabla de respuestas se convierte en una cola para la próxima remesa de pagos y se puede exportar a CSV.
- Ideal para
- Pequeñas y medianas empresas sin un sistema de compras
- Quién lo completa
- El personal que ha recibido una factura y los responsables de presupuesto
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 4–6 minutos
- Incluye
- Carga de la factura, comprobación de la OC, estado de recepción de los bienes, comprobación de nuevo beneficiario y motivo de urgencia
¿Quién usa un formulario de solicitud de pago?
- Una responsable de marketing reenvía la factura de un profesional independiente con el código de la campaña
- Una responsable de oficina necesita pagar a un proveedor puntual antes de una fecha límite
- Un responsable de proyecto paga un depósito antes de que empiece el trabajo
- Una organización benéfica paga el espacio de un evento con una subvención restringida
- Un departamento paga por primera vez a un proveedor nuevo y necesita dar de alta sus datos
- Un equipo financiero sustituye las facturas enviadas por correo electrónico por un único proceso coherente para incluirlas en la remesa de pagos
Preguntas de este formulario de solicitud de pago
26 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Solicitante
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Departamento*
- ¿Cuándo debe pagarse?* En el próximo proceso habitual de pagos · Antes de la fecha de vencimiento de la factura · Urgentemente — fuera del proceso habitual
- ¿Por qué es urgente?* solo se pregunta cuando corresponde
2 Beneficiario y factura
- Nombre del beneficiario*
- ¿Este beneficiario ya está registrado?* Sí, es un proveedor o beneficiario existente · No, es el primer pago
- Datos bancarios del beneficiario* solo se pregunta cuando corresponde
- Número de factura*
- Fecha de la factura*
- Fecha de vencimiento*
- Importe a pagar*
- De los cuales, impuestos
- ¿Por qué se efectúa el pago?*
- ¿Existe una orden de compra?*
- Número de orden de compra* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se han recibido los bienes o servicios?* Sí, en su totalidad · Parcialmente · Todavía no · No aplicable — es un prepago
- ¿Qué está todavía pendiente?* solo se pregunta cuando corresponde
- Factura*
3 Imputación contable y aprobación
- Método de pago* Transferencia bancaria · ACH · Transferencia internacional · Cheque · Tarjeta corporativa · Domiciliación bancaria
- Cuenta de gastos / código GL
- Centro de costes
- Código de proyecto o trabajo
- Responsable del presupuesto que lo aprueba*
- Correo electrónico de la persona aprobadora*
- Declaración*
El formulario solicitud de pago, página por página
1 Solicitante
Nombre, correo electrónico y departamento, además de cuándo se necesita el pago: en la próxima remesa habitual, antes de la fecha de vencimiento o con urgencia fuera de la remesa habitual. Al elegir «urgente», se solicita el motivo y cuándo debe salir el dinero de la cuenta.
2 Beneficiario y factura
El nombre del beneficiario tal como aparece en la factura y si ya está dado de alta. Para un beneficiario nuevo aparece una nota sobre las comprobaciones independientes y se requieren sus datos bancarios en papel membretado o una carta bancaria.
El número de factura, las fechas de emisión y vencimiento, el importe y los impuestos, qué se está pagando, el número de OC si existe y si los bienes o servicios se han recibido en su totalidad, parcialmente, todavía no, o si se trata de un pago anticipado. En caso de entrega parcial, se pregunta qué queda pendiente. La propia factura es una carga obligatoria.
3 Imputación y aprobación
Método de pago (transferencia bancaria, ACH, transferencia internacional, cheque, tarjeta de empresa o domiciliación bancaria), código del libro mayor, centro de costes y código del proyecto, además del responsable del presupuesto que aprueba y su correo electrónico. El solicitante confirma que el pago no se ha solicitado anteriormente y que coincide con la factura.
Personaliza la plantilla
- Sustituye el código de libro mayor de texto libre por un menú desplegable con tus cuentas de gastos
- Añade los días de tus remesas de pagos al texto de portada
- Elimina los métodos de pago que no utilices
- Añade la bandeja de entrada de tu equipo financiero a los correos de notificación
- Haz obligatorio el número de OC si aplicas una política estricta de no OC, no pago
- Cambia la divisa de los campos de importe
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de pago
- No cambies ni configures datos bancarios basándote únicamente en un correo electrónico; llama al proveedor a un número que ya tengas registrado
- Pide que se indique honestamente si se han recibido los bienes; pagar por cosas no recibidas es una pérdida frecuente y evitable
- Mantén las solicitudes urgentes como una excepción haciendo obligatorio el campo del motivo, tal como hace la plantilla
- Siempre que puedas, asigna a tres personas distintas las funciones de solicitante, aprobador y responsable de ejecutar el pago
- Exporta las solicitudes de la semana antes de cada remesa de pagos para preparar el lote
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se convierte en un PDF, con la factura y cualquier carta bancaria, y se guarda en la carpeta de la bóveda que elijas. Recibes una notificación por correo electrónico y puedes añadir al aprobador o a la bandeja de entrada de cuentas por pagar.
El equipo financiero comprueba la solicitud, confirma la aprobación y realiza el pago en la próxima remesa. La tabla de respuestas muestra todas las solicitudes con su fecha de vencimiento e importe; expórtala a CSV para preparar el lote de pagos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de pago: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de pago?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la aplicación Forms, disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Este formulario paga la factura?
No. FileIt no realiza pagos. El formulario recopila lo que el equipo financiero necesita para aprobar y pagar la factura en tu propio sistema bancario o contable.
¿Qué ocurre si el beneficiario es nuevo?
El formulario muestra una nota indicando que los datos de los beneficiarios nuevos se comprobarán de forma independiente y requiere sus datos bancarios en papel membretado o una carta bancaria. El equipo financiero debe confirmarlos por teléfono antes del primer pago.
¿Puede el aprobador aprobar dentro del formulario?
Se identifica al aprobador y se le puede enviar un correo cuando llega una solicitud. Registra la aprobación en tu propio proceso o recopila una firma en el PDF con FileIt eSign si la necesitas.
¿Necesita el personal una cuenta de FileIt para solicitar un pago?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones por correo electrónico personalizadas, y cualquiera podrá rellenarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿En qué se diferencia de una solicitud de gastos?
Una solicitud de gastos reembolsa el dinero que ha adelantado un empleado. Una solicitud de pago pide al equipo financiero que pague directamente a un proveedor u otro beneficiario.
¿Está protegida la información bancaria?
Las respuestas se cifran en reposo en FileIt, como todas las respuestas de los formularios. Pide solo los datos del beneficiario que necesites y confirma los nuevos por teléfono.