什么是 付款申请 表单模板？
当发票以转发邮件的形式到达财务部门时，付款前总要有人追问会计编码、审批人，以及货物是否确实已到。这份付款申请表有时也称为支票申请（cheque or check request），可提前收集所有这些信息。
申请人附上发票，填写发票编号、日期和金额，说明是否有采购订单、货物或服务是否已收到，并将其归入费用账户和成本中心。首次付款的收款人会触发提示，并要求提供收款人的银行信息，以便财务独立核验。紧急申请必须说明原因。
每份申请都会以 PDF 格式归档到你的文档库中，并附上发票，同时立即通知财务。Responses 表会成为下一次付款批次的待办队列，并可导出为 CSV。
- 适合对象
- 没有采购系统的中小型企业
- 填写人
- 收到发票的员工和预算负责人
- 完成时间
- 约 4–6 分钟
- 包含内容
- 上传发票、采购订单核对、收货状态、新收款人核验、紧急原因
谁会使用 付款申请 表单？
- 市场负责人转交自由职业者的发票，并附上活动编码
- 办公室经理需要在截止日期前为一次性供应商付款
- 项目经理在工作开始前支付定金
- 慈善机构使用限定用途的赠款向活动场地付款
- 部门首次向新供应商付款，需要完成信息设置
- 财务团队用统一的付款流程取代通过电子邮件发送发票
此 付款申请 表单中的问题
共 3 页，26 个问题 · 包含 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 申请人
- 您的姓名*
- 电子邮箱*
- 部门*
- 需要多快完成付款？* 在下一次常规付款批次中 · 在发票到期日前 · 紧急 — 在常规付款批次之外
- 为什么紧急？* 仅在适用时提问
2 收款方与发票
- 收款方名称*
- 该收款方是否已完成设置？* 是，现有供应商或收款方 · 否，这是首次付款
- 收款方银行信息* 仅在适用时提问
- 发票号码*
- 发票日期*
- 到期日*
- 付款金额*
- 其中税额
- 付款用途是什么？*
- 是否有采购订单？*
- 采购订单号* 仅在适用时提问
- 货物或服务是否已接收？* 是，全部已接收 · 部分已接收 · 尚未接收 · 不适用 — 这是预付款
- 尚未完成的部分是什么？* 仅在适用时提问
- 发票*
3 会计编码与审批
- 付款方式* 银行转账 · ACH · 电汇 · 支票 · 公司卡 · 直接借记
- 费用账户 / 总账代码
- 成本中心
- 项目或工作代码
- 批准此付款的预算负责人*
- 审批人电子邮箱*
- 声明*
付款申请 表单，逐页查看
1 申请人
填写姓名、电子邮箱和部门，以及付款所需的时间：下一次正常付款批次、在到期日前，或在正常批次之外紧急付款。选择“紧急”后，需要说明原因以及款项必须何时从账户付出。
2 收款人和发票
填写发票上的收款人姓名，并说明对方是否已经完成设置。新收款人会看到关于独立核验的提示，并必须提供带抬头的银行信息或银行证明信。
填写发票编号、发票日期和到期日、金额和税额、付款用途、有采购订单时填写采购订单编号，以及货物或服务的接收情况：全部收到、部分收到、尚未收到，或属于预付款。部分交付时需说明尚未交付的内容。发票本身为必传文件。
3 会计编码和审批
填写付款方式（银行转账、ACH、国际电汇、支票、公司卡、直接借记）、总账代码、成本中心和项目代码，以及负责审批的预算负责人及其电子邮箱。申请人确认此前未申请过这笔付款，并确认申请内容与发票相符。
定制你的模板
- 将可自由填写的总账代码改为费用账户下拉菜单
- 在说明文字中加入你的付款批次日期
- 移除你不使用的付款方式
- 将财务收件箱加入通知邮件
- 如果实行严格的“无采购订单不付款”政策，将采购订单编号设为必填项
- 更改金额字段使用的货币
填写 付款申请 表单的提示
- 不要仅凭一封电子邮件修改或设置银行信息；应拨打你已保存的供应商电话号码进行确认
- 要求如实填写收货情况；为尚未收到的物品付款是常见且可以避免的损失
- 像模板一样将紧急原因字段设为必填，以减少紧急付款
- 在可能的情况下，让申请人、审批人和执行付款的人由三位不同人员担任
- 每次付款批次前导出本周的申请，以便制作付款批次
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份申请都会生成 PDF，并连同发票及任何银行证明信一起保存到你选择的文档库文件夹中。你会收到电子邮件通知，也可以添加审批人或应付账款收件箱。
财务会检查申请、确认审批情况，并在下一次付款批次中完成付款。Responses 表会显示每份申请及其到期日和金额；导出为 CSV 后即可制作付款批次。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
付款申请 表单：常见问题
这份付款申请模板免费吗？
是的。这是 Forms 应用中的现成模板，每个 FileIt 账户都可以使用，包括免费套餐。你可以直接使用，也可以在设计器中更改任何问题。
这份表单会直接支付发票吗？
不会。FileIt 不执行付款。表单只收集财务部门在你自己的银行或会计系统中审批并支付发票所需的信息。
如果收款人是新收款人怎么办？
表单会提示新收款人的信息将由独立人员核验，并要求提供带抬头的银行信息或银行证明信。首次付款前，财务部门应通过电话确认这些信息。
审批人可以在表单内完成审批吗？
表单会记录审批人姓名，申请到达时也可以通过电子邮件通知审批人。你可以在自己的流程中记录审批，或者在需要时使用 FileIt eSign 在 PDF 上收集签名。
员工需要 FileIt 账户才能申请付款吗？
不需要。你可以通过公开链接分享表单，或发送个人电子邮件邀请；任何人都可以填写并提交，无需创建账户。
这与费用报销有什么不同？
费用报销是偿还员工个人垫付的钱。付款申请则是请求财务直接向供应商或其他收款人付款。
银行信息安全吗？
与每份表单回复一样，答案会在 FileIt 中以静态加密方式保存。只收集所需的收款人信息，并通过电话确认新提交的信息。