ما قالب نموذج طلب دفع؟
عندما تصل الفواتير إلى قسم المالية في رسائل بريد إلكتروني مُعاد توجيهها، يضطر شخص ما إلى متابعة رمز المصروف، والموافِق، والتأكد من وصول السلع فعليًا قبل دفع أي مبلغ. يجمع نموذج طلب الدفع هذا، الذي يُسمى أحيانًا طلب شيك أو طلب دفع، كل هذه المعلومات مسبقًا.
يُرفق مقدم الطلب الفاتورة، ويدخل رقمها وتواريخها ومبلغها، ويحدد ما إذا كان هناك أمر شراء وما إذا كانت السلع أو الخدمات قد استُلمت، ثم يربطها بحساب مصروف ومركز تكلفة. ويؤدي اختيار مستفيد لأول مرة إلى إظهار تنبيه، كما يتطلب إدخال بياناته المصرفية حتى يتمكن قسم المالية من التحقق منها بشكل مستقل. ويجب توضيح سبب الطلبات العاجلة.
يُحفظ كل طلب كملف PDF في خزنتك مع إرفاق الفاتورة، ويُخطر قسم المالية فورًا. ويصبح جدول الردود قائمة انتظار لدفعة الدفع التالية، كما يمكن تصديره إلى CSV.
- مناسب لـ
- الشركات الصغيرة والمتوسطة التي لا تستخدم نظام مشتريات
- يُعبئه
- الموظفون الذين استلموا فاتورة، وأصحاب الميزانيات
- الوقت المطلوب
- نحو 4–6 دقائق
- يشمل
- رفع الفاتورة، والتحقق من أمر الشراء، وحالة استلام السلع، والتحقق من المستفيد الجديد، وسبب الاستعجال
من يستخدم نموذج طلب دفع؟
- يُحيل مسؤول التسويق فاتورة مستقل مع رمز الحملة
- يحتاج مدير المكتب إلى دفع مستحقات مورّد لمرة واحدة قبل موعد نهائي
- يدفع مدير المشروع عربونًا قبل بدء العمل
- تدفع جمعية خيرية مستحقات مكان إقامة فعالية من منحة مخصصة
- يدفع قسم ما مستحقات مورّد جديد للمرة الأولى ويحتاج إلى إعداد بياناته
- يستبدل فريق المالية الفواتير المرسلة بالبريد الإلكتروني بمسار موحد لإدخالها في دفعة الدفع
أسئلة نموذج طلب دفع هذا
26 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 مقدم الطلب
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- القسم*
- متى يلزم سداد هذا؟* في دورة الدفع العادية التالية · بحلول تاريخ استحقاق الفاتورة · على وجه السرعة — خارج دورة الدفع العادية
- لماذا الأمر عاجل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 المستفيد والفاتورة
- اسم المستفيد*
- هل أُنشئ ملف هذا المستفيد مسبقًا؟* نعم، مورد أو مستفيد حالي · لا، هذه أول دفعة
- البيانات المصرفية للمستفيد* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- رقم الفاتورة*
- تاريخ الفاتورة*
- تاريخ الاستحقاق*
- المبلغ المطلوب دفعه*
- منه ضريبة
- مقابل ماذا يتم الدفع؟*
- هل يوجد أمر شراء؟*
- رقم أمر الشراء* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل استُلمت السلع أو الخدمات؟* نعم، بالكامل · جزئيًا · ليس بعد · لا ينطبق — هذه دفعة مقدمة
- ما الذي لا يزال مستحقًا؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الفاتورة*
3 الترميز والاعتماد
- طريقة الدفع* تحويل مصرفي · ACH · تحويل مصرفي دولي · شيك · بطاقة الشركة · خصم مباشر
- حساب المصروف / رمز دفتر الأستاذ العام
- مركز التكلفة
- رمز المشروع أو المهمة
- صاحب الميزانية الذي يعتمد هذه الدفعة*
- البريد الإلكتروني للمعتمد*
- إقرار*
نموذج طلب دفع، صفحةً صفحةً
1 مقدم الطلب
الاسم والبريد الإلكتروني والقسم، ومدى سرعة الحاجة إلى الدفع: في الدفعة العادية التالية، أو بحلول تاريخ الاستحقاق، أو بشكل عاجل خارج الدفعة العادية. ويؤدي اختيار «عاجل» إلى طلب توضيح السبب والموعد الذي يجب أن يغادر فيه المبلغ الحساب.
2 المستفيد والفاتورة
اسم المستفيد كما هو مذكور في الفاتورة، وما إذا كان مُعدًا بالفعل في النظام. ويظهر للمستفيد الجديد تنبيه بشأن التحقق المستقل من بياناته، كما يُطلب إدخال بياناته المصرفية على ورق رسمي أو في خطاب مصرفي.
رقم الفاتورة، وتاريخا إصدارها واستحقاقها، والمبلغ والضريبة، وبيان ما يتم دفعه، ورقم أمر الشراء إن وجد، وما إذا كانت السلع أو الخدمات قد استُلمت بالكامل أو جزئيًا أو لم تُستلم بعد، أو كان الدفع مقدمًا. ويتطلب التسليم الجزئي توضيح المتبقي. ويجب رفع الفاتورة نفسها.
3 الترميز والموافقة
طريقة الدفع (تحويل مصرفي، ACH، تحويل سلكي، شيك، بطاقة الشركة، خصم مباشر)، ورمز دفتر الأستاذ العام (GL)، ومركز التكلفة، ورمز المشروع، واسم صاحب الميزانية المسؤول عن الموافقة مع بريده الإلكتروني. ويؤكد مقدم الطلب أن الدفع لم يُطلب من قبل وأن البيانات تطابق الفاتورة.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل حقل رمز دفتر الأستاذ العام النصي بقائمة منسدلة لحسابات المصروفات لديك
- أضف أيام تنفيذ دفعات الدفع لديك إلى النص التمهيدي
- أزل طرق الدفع التي لا تستخدمها
- أضف بريد قسم المالية إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات
- اجعل رقم أمر الشراء إلزاميًا إذا كنت تطبق سياسة صارمة تمنع الدفع من دون أمر شراء
- غيّر العملة في حقول المبلغ
نصائح لتحسين نموذج طلب دفع
- لا تغيّر البيانات المصرفية أو تُنشئها اعتمادًا على رسالة بريد إلكتروني وحدها؛ اتصل بالمورّد على رقم تحتفظ به مسبقًا
- اطلب تسجيل حالة استلام السلع بصدق؛ فالدفع مقابل أشياء لم تُستلم خسارة شائعة ويمكن تجنبها
- اجعل الدفعات العاجلة نادرة عبر جعل حقل السبب إلزاميًا، كما هو الحال في النموذج
- اجعل مقدم الطلب والموافِق والشخص الذي ينفذ الدفع ثلاثة أشخاص مختلفين متى أمكن
- صدّر طلبات الأسبوع قبل كل دفعة دفع لإنشاء الدفعة المجمعة
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يتحول كل طلب إلى ملف PDF، مع الفاتورة وأي خطاب مصرفي، ويُحفظ في مجلد الخزنة الذي تختاره. ويصلك إشعار بالبريد الإلكتروني، ويمكنك إضافة الموافِق أو بريد الحسابات الدائنة.
يراجع قسم المالية الطلب، ويؤكد الموافقة، ويدفع المبلغ في الدفعة التالية. ويعرض جدول الردود كل طلب مع تاريخ استحقاقه ومبلغه؛ صدّره إلى CSV لإنشاء دفعة الدفع.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب دفع: الأسئلة الشائعة
هل نموذج طلب الدفع هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد النماذج الجاهزة في تطبيق النماذج ضمن كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية. استخدمه كما هو أو غيّر أي سؤال في المصمم.
هل يدفع هذا النموذج قيمة الفاتورة؟
لا. لا ينفذ FileIt عمليات الدفع. يجمع النموذج ما يحتاج إليه قسم المالية للموافقة على الفاتورة ودفعها في نظامك المصرفي أو المحاسبي.
ماذا يحدث إذا كان المستفيد جديدًا؟
يعرض النموذج تنبيهًا يفيد بأن بيانات المستفيدين الجدد ستُتحقق منها بشكل مستقل، ويطلب إدخال بياناتهم المصرفية على ورق رسمي أو في خطاب مصرفي. وينبغي لقسم المالية تأكيدها هاتفيًا قبل إجراء الدفعة الأولى.
هل يمكن للموافِق الموافقة داخل النموذج؟
يُذكر اسم الموافِق، ويمكن إرسال رسالة بريد إلكتروني إليه عند وصول الطلب. سجّل الموافقة ضمن إجراءاتك الخاصة، أو اجمع توقيعًا على ملف PDF باستخدام FileIt eSign إذا كنت بحاجة إلى ذلك.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب FileIt لطلب دفع؟
لا. شارك النموذج عبر رابط عام أو أرسل دعوات شخصية بالبريد الإلكتروني، ويمكن لأي شخص تعبئته وإرساله من دون إنشاء حساب.
ما الفرق بين هذا النموذج ومطالبة المصروفات؟
تُعيد مطالبة المصروفات إلى الموظف أمواله الخاصة التي أنفقها. أما طلب الدفع فيطلب من قسم المالية الدفع مباشرة إلى مورّد أو مستفيد آخر.
هل المعلومات المصرفية آمنة؟
تُشفّر الإجابات أثناء التخزين في FileIt، كما هو الحال مع كل رد على نموذج. اطلب فقط بيانات المستفيد التي تحتاج إليها، وأكّد البيانات الجديدة هاتفيًا.