Quel est le modèle de formulaire demande de paiement ?
Lorsque les factures parviennent au service financier sous forme d’e-mails transférés, quelqu’un doit vérifier l’imputation, l’approbateur et la réception effective des marchandises avant de pouvoir effectuer le moindre paiement. Ce formulaire de demande de paiement, parfois appelé « cheque/check request », rassemble toutes ces informations en amont.
Le demandeur joint la facture, indique son numéro, les dates et le montant, précise s’il existe un bon de commande et si les marchandises ou les services ont été reçus, puis l’impute à un compte de charges et à un centre de coûts. Les nouveaux bénéficiaires déclenchent une note et doivent fournir leurs coordonnées bancaires afin que le service financier puisse les vérifier de manière indépendante. Les demandes urgentes doivent en préciser la raison.
Chaque demande est classée en PDF dans votre coffre-fort, avec la facture jointe, et le service financier est immédiatement informé. Le tableau des réponses devient une file d’attente pour la prochaine campagne de paiements et peut être exporté au format CSV.
- Idéal pour
- Les petites et moyennes entreprises sans système d’achats
- Rempli par
- Les collaborateurs qui ont reçu une facture et les responsables budgétaires
- Temps nécessaire
- Environ 4 à 6 minutes
- Comprend
- Téléversement de la facture, vérification du bon de commande, statut de réception des marchandises, vérification d’un nouveau bénéficiaire, motif de l’urgence
Qui utilise un formulaire demande de paiement ?
- Un responsable marketing transmet la facture d’un freelance avec le code de la campagne
- Un responsable administratif doit faire payer un fournisseur ponctuel avant une échéance
- Un chef de projet paie un acompte avant le début des travaux
- Une association paie le lieu d’un événement sur une subvention affectée
- Un service paie un nouveau fournisseur pour la première fois et doit créer ses coordonnées
- Une équipe financière remplace les factures envoyées par e-mail par un processus unique pour intégrer les demandes à la campagne de paiements
Questions de ce formulaire demande de paiement
26 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Demandeur
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Service*
- Dans quel délai ce paiement doit-il être effectué ?* Lors du prochain cycle de paiement normal · Au plus tard à la date d’échéance de la facture · En urgence — en dehors du cycle normal
- Pourquoi ce paiement est-il urgent ?* affichée uniquement si applicable
2 Bénéficiaire et facture
- Nom du bénéficiaire*
- Ce bénéficiaire est-il déjà enregistré ?* Oui, il s’agit d’un fournisseur ou bénéficiaire existant · Non, il s’agit du premier paiement
- Coordonnées bancaires du bénéficiaire* affichée uniquement si applicable
- Numéro de facture*
- Date de la facture*
- Date d’échéance*
- Montant à payer*
- Dont taxes
- Quel est l’objet du paiement ?*
- Y a-t-il un bon de commande ?*
- Numéro du bon de commande* affichée uniquement si applicable
- Les biens ou services ont-ils été réceptionnés ?* Oui, intégralement · Partiellement · Pas encore · Sans objet — il s’agit d’un paiement anticipé
- Quels éléments restent à fournir ?* affichée uniquement si applicable
- Facture*
3 Imputation et approbation
- Mode de paiement* Virement bancaire · ACH · Virement international · Chèque · Carte bancaire de l’entreprise · Prélèvement automatique
- Compte de charges / code comptable
- Centre de coûts
- Code du projet ou de l’affaire
- Responsable du budget qui approuve ce paiement*
- Adresse e-mail de l’approbateur*
- Déclaration*
Le formulaire demande de paiement, page par page
1 Demandeur
Nom, e-mail et service, ainsi que le délai dans lequel le paiement est nécessaire : prochaine campagne normale, avant la date d’échéance ou en urgence, en dehors de la campagne normale. Le choix « urgent » demande pourquoi le paiement est urgent et à quelle date il doit quitter le compte.
2 Bénéficiaire et facture
Nom du bénéficiaire tel qu’il figure sur la facture et indication de son enregistrement ou non dans le système. Pour un nouveau bénéficiaire, une note indique que des vérifications indépendantes seront effectuées et ses coordonnées bancaires sur papier à en-tête ou dans une attestation bancaire sont obligatoires.
Numéro de facture, dates d’émission et d’échéance, montant et taxes, objet du paiement, numéro du bon de commande s’il y en a un, et indication précisant si les marchandises ou services ont été reçus intégralement, partiellement, pas encore, ou s’il s’agit d’un paiement anticipé. Une livraison partielle demande ce qui reste à recevoir. La facture elle-même doit obligatoirement être téléversée.
3 Imputation et approbation
Mode de paiement (virement bancaire, ACH, virement international, chèque, carte de l’entreprise, prélèvement automatique), code du grand livre, centre de coûts et code projet, ainsi que le responsable budgétaire approbateur et son e-mail. Le demandeur confirme que le paiement n’a pas déjà été demandé et qu’il correspond à la facture.
Personnalisez le modèle
- Remplacez le champ de saisie libre du code du grand livre par une liste déroulante de vos comptes de charges
- Ajoutez les jours de vos campagnes de paiements au texte de présentation
- Supprimez les modes de paiement que vous n’utilisez pas
- Ajoutez la boîte de réception de votre service financier aux e-mails de notification
- Rendez le numéro du bon de commande obligatoire si vous appliquez une politique stricte « pas de bon de commande, pas de paiement »
- Modifiez la devise des champs de montant
Conseils pour un meilleur formulaire demande de paiement
- Ne modifiez ni ne créez jamais des coordonnées bancaires sur la seule base d’un e-mail ; appelez le fournisseur à un numéro que vous détenez déjà
- Demandez une réponse honnête concernant la réception des marchandises ; payer des éléments non reçus est une perte courante et évitable
- Limitez les paiements urgents en rendant obligatoire le champ du motif, comme dans le modèle
- Dans la mesure du possible, faites en sorte que le demandeur, l’approbateur et la personne qui exécute le paiement soient trois personnes différentes
- Exportez les demandes de la semaine avant chaque campagne de paiements pour constituer le lot
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande devient un PDF, avec la facture et toute attestation bancaire, enregistré dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez. Vous êtes informé par e-mail et pouvez ajouter l’approbateur ou la boîte de réception des comptes fournisseurs.
Le service financier vérifie la demande, confirme l’approbation et la paie lors de la prochaine campagne. Le tableau des réponses affiche chaque demande avec sa date d’échéance et son montant ; exportez-le au format CSV pour constituer le lot de paiements.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de paiement : questions fréquentes
Ce modèle de demande de paiement est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible sur chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
Ce formulaire paie-t-il la facture ?
Non. FileIt n’effectue pas de paiements. Le formulaire recueille les informations dont le service financier a besoin pour approuver et payer la facture dans votre propre système bancaire ou comptable.
Que se passe-t-il si le bénéficiaire est nouveau ?
Le formulaire affiche une note indiquant que les coordonnées des nouveaux bénéficiaires seront vérifiées de manière indépendante et exige leurs coordonnées bancaires sur papier à en-tête ou dans une attestation bancaire. Le service financier doit les confirmer par téléphone avant le premier paiement.
L’approbateur peut-il approuver directement dans le formulaire ?
L’approbateur est désigné et peut être informé par e-mail lorsqu’une demande est reçue. Enregistrez l’approbation dans votre propre processus ou recueillez une signature sur le PDF avec la signature électronique de FileIt eSign si nécessaire.
Les collaborateurs doivent-ils avoir un compte FileIt pour demander un paiement ?
Non. Partagez le formulaire par lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : chacun peut le remplir et l’envoyer sans créer de compte.
Quelle est la différence avec une note de frais ?
Une note de frais rembourse l’argent personnel avancé par un collaborateur. Une demande de paiement demande au service financier de payer directement un fournisseur ou un autre bénéficiaire.
Les informations bancaires sont-elles sécurisées ?
Les réponses sont chiffrées au repos dans FileIt, comme toutes les réponses aux formulaires. Demandez uniquement les coordonnées nécessaires du bénéficiaire et confirmez les nouvelles coordonnées par téléphone.