Quel est le modèle de formulaire demande d'avoir ?
Les avoirs sont souvent convenus lors d'un appel, puis transmis au service financier dans un message rapide, sans numéro de facture, sans motif ni preuve d'approbation. Ce formulaire de demande d'avoir, également appelé demande de note de crédit (credit memo request), fournit au service financier les informations nécessaires pour établir l'avoir et vous permet de conserver une trace de son motif.
La personne à l'origine de la demande identifie le client et la facture, indique si elle a été payée et choisit un avoir total ou partiel, en précisant les lignes concernées s'il est partiel. Elle sélectionne un motif, comme une erreur de prix, des marchandises endommagées, un retour, une livraison incomplète ou un geste commercial, puis explique ce qui s'est passé en joignant les justificatifs. Pour les retours, le formulaire demande si les marchandises ont déjà été récupérées.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort, et le tableau des réponses vous aide à consulter les avoirs par motif, notamment grâce à une question facultative : « Cela aurait-il pu être évité ? », qui vous aide à identifier les causes.
- Idéal pour
- Les entreprises qui émettent des factures et accordent occasionnellement des avoirs
- Rempli par
- Les équipes commerciales, le service client ou les responsables de comptes
- Temps nécessaire
- Environ 4 minutes
- Comprend
- Lignes d'avoir partiel, suivi des retours, téléchargement de justificatifs, choix du règlement, approbateur
Qui utilise un formulaire demande d'avoir ?
- Un responsable de compte accorde un avoir pour un prix auquel une remise aurait dû être appliquée
- Le service client accorde un avoir pour des marchandises arrivées endommagées
- Un entrepôt confirme le retour du stock afin que l'avoir du client puisse être établi
- Une facture en double doit être annulée au moyen d'un avoir correspondant
- Un responsable approuve un avoir commercial à la suite d'un problème de service
- Le service financier examine les avoirs du trimestre par motif afin d'identifier ceux qui auraient pu être évités
Questions de ce formulaire demande d'avoir
23 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Client et facture
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Service
- Nom du client*
- Numéro de compte client
- Numéro de facture*
- Date de la facture*
- Total de la facture*
- Le client a-t-il payé la facture ?* Pas encore · Partiellement · Intégralement
- Copie de la facture
2 L'avoir
- Avoir pour* La totalité de la facture · Une partie de la facture
- Montant de l'avoir*
- Quelles lignes ou quels articles ?* affichée uniquement si applicable
- Motif* Erreur de prix ou de remise · Marchandises endommagées ou défectueuses · Marchandises retournées · Livraison incomplète ou incorrecte · Problème de service ou geste commercial · Facture en double · Commande annulée · Autre
- Les marchandises ont-elles été réceptionnées en retour ?* affichée uniquement si applicable Oui, réceptionnées et vérifiées · Pas encore — établir l'avoir à leur arrivée
- Référence du retour ou RMA affichée uniquement si applicable
- Expliquez ce qui s'est passé*
- Justificatifs
3 Règlement et approbation
- Comment l'avoir doit-il être utilisé ?* Sur cette facture · Laisser sur le compte pour de futures factures · Rembourser le client
- Cela aurait-il pu être évité ? Non — indépendant de notre volonté · Oui — problème de processus ou de système · Oui — erreur ponctuelle · Oui — problème lié à un fournisseur ou à un transporteur
- Approuvé par*
- Adresse e-mail de l'approbateur
- Déclaration*
Le formulaire demande d'avoir, page par page
1 Client et facture
Le nom, l'adresse e-mail et le service de la personne à l'origine de la demande, ainsi que le nom et le numéro de compte du client, et le numéro, la date et le montant total de la facture. Elle indique si le client l'a payée (pas encore, partiellement ou intégralement) et peut joindre une copie.
2 L'avoir
Le formulaire indique si l'avoir porte sur la totalité de la facture ou seulement sur une partie, ainsi que le montant TTC. Pour un avoir partiel, il demande quelles lignes ou quels articles sont concernés. La liste des motifs comprend les erreurs de prix, les marchandises endommagées, les retours, les livraisons incomplètes ou incorrectes, les problèmes de service ou les gestes commerciaux, les factures en double, les commandes annulées et autres. Pour les retours, le formulaire demande si les marchandises ont été récupérées et le numéro de référence du retour. Une explication est obligatoire, et jusqu'à cinq fichiers justificatifs peuvent être joints.
3 Règlement et approbation
Indiquez comment l'avoir sera utilisé : imputé à cette facture, laissé au crédit du compte ou remboursé. Pour les remboursements, une note précise de ne pas ajouter ici de coordonnées bancaires ou de carte. Une question facultative demande si l'avoir aurait pu être évité, puis l'approbateur est nommé et la personne à l'origine de la demande confirme que l'avoir est justifié et n'a pas déjà été établi.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la liste des motifs pour l'adapter à vos propres codes de motif d'avoir
- Définissez la devise dans les champs de montant
- Indiquez vos seuils d'approbation dans la description de la page Règlement et approbation
- Rendez le téléchargement des justificatifs obligatoire si chaque avoir doit être étayé par un e-mail client, un bon de livraison ou une photo
- Ajoutez l'adresse e-mail du service financier ou de la facturation aux notifications
- Supprimez la question sur la cause principale si vous ne la suivez pas
Conseils pour un meilleur formulaire demande d'avoir
- Associez toujours un avoir à une facture précise ; les avoirs non imputés sont difficiles à rapprocher par la suite
- Attendez que les marchandises retournées aient été contrôlées avant d'établir l'avoir, sauf accord contraire
- Examinez les avoirs par motif chaque trimestre ; les erreurs de prix répétées indiquent généralement qu'une correction du système est nécessaire
- Faites approuver les avoirs commerciaux par une personne autre que la personne à l'origine de la demande
- Informez le client lorsque l'avoir a été établi et expliquez-lui comment il sera imputé
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
La demande devient un PDF avec la copie de la facture et les justificatifs, classé dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi. Vous recevez un e-mail dès son arrivée et pouvez ajouter le service financier ou l'approbateur.
Le service financier établit l'avoir dans votre système comptable et l'impute comme demandé. Le tableau des réponses et l'exportation CSV vous fournissent un registre des avoirs par client, motif et montant.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d'avoir : questions fréquentes
Ce modèle de demande d'avoir est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l'emploi de l'application Forms, disponible sur chaque compte FileIt, y compris l'offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n'importe quelle question dans l'éditeur.
Le formulaire crée-t-il l'avoir ?
Non. Il recueille la demande et l'approbation. Le service financier établit lui-même l'avoir dans votre système comptable.
Pouvons-nous demander un avoir pour seulement certaines lignes d'une facture ?
Oui. Choisissez « Une partie » et le formulaire demande quelles lignes ou quels articles sont couverts par l'avoir.
Qu'en est-il des remboursements au client ?
Choisissez l'option de remboursement. Une note rappelle à la personne à l'origine de la demande de ne pas inscrire de coordonnées bancaires ou de carte sur le formulaire ; le service financier organise directement le remboursement avec le client.
Le personnel doit-il avoir un compte FileIt pour demander un avoir ?
Non. Partagez le formulaire au moyen d'un lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : chacun peut le remplir et l'envoyer sans créer de compte.
Quelle est la différence avec le formulaire de contestation de facture ?
Une contestation de facture est remplie par le client pour signaler un problème concernant une facture. Ce formulaire est interne : votre équipe demande au service financier d'établir un avoir, souvent après qu'une contestation a été acceptée.