¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de nota de crédito?
A menudo los créditos se acuerdan en una llamada y después se comunican a finanzas mediante un mensaje rápido, sin número de factura, sin motivo y sin constancia de que alguien los haya aprobado. Este formulario de solicitud de nota de crédito, también llamado solicitud de abono (credit memo request), proporciona a finanzas la información necesaria para emitir el crédito y te deja constancia del motivo por el que se emitió.
La persona solicitante identifica al cliente y la factura, indica si se ha pagado y elige un crédito total o parcial, detallando las líneas si es parcial. Selecciona un motivo, como un error de precios, productos dañados, devoluciones, entrega incompleta o cortesía comercial, y explica lo ocurrido, adjuntando los justificantes. En las devoluciones, se pregunta si los productos ya han sido devueltos.
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda, y la tabla de respuestas te ayuda a consultar los créditos por motivo, incluida una pregunta opcional sobre si se podría haber evitado, que te ayuda a encontrar las causas.
- Ideal para
- Empresas que emiten facturas y conceden créditos ocasionalmente
- Quién lo rellena
- Ventas, atención al cliente o responsables de cuentas
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 4 minutos
- Incluye
- Líneas de crédito parcial, seguimiento de devoluciones, carga de justificantes, opción de liquidación y aprobador
¿Quién usa un formulario de solicitud de nota de crédito?
- Un responsable de cuenta acuerda un crédito porque a un precio debería haberse aplicado un descuento
- Atención al cliente concede un crédito por productos que llegaron dañados
- El almacén confirma la devolución de existencias para que pueda emitirse el crédito del cliente
- Hay que cancelar una factura duplicada mediante una nota de crédito correspondiente
- Un responsable aprueba un crédito de cortesía tras un fallo del servicio
- Finanzas revisa los créditos de un trimestre por motivo para encontrar los que podrían haberse evitado
Preguntas de este formulario de solicitud de nota de crédito
23 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Cliente y factura
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Departamento
- Nombre del cliente*
- Número de cuenta del cliente
- Número de factura*
- Fecha de la factura*
- Importe total de la factura*
- ¿El cliente ha pagado la factura?* Aún no · Parcialmente · Pagada en su totalidad
- Copia de la factura
2 El crédito
- Crédito por* La factura completa · Parte de la factura
- Importe del crédito*
- ¿Qué líneas o artículos?* solo se pregunta cuando corresponde
- Motivo* Error de precio o descuento · Productos dañados o defectuosos · Productos devueltos · Entrega incompleta o incorrecta · Problema con el servicio o compensación comercial · Factura duplicada · Pedido cancelado · Otro
- ¿Se han recibido de vuelta los productos?* solo se pregunta cuando corresponde Sí, recibidos y revisados · Aún no — solicita el crédito cuando lleguen
- Referencia de devolución o RMA solo se pregunta cuando corresponde
- Explica qué ocurrió*
- Documentación justificativa
3 Aplicación y aprobación
- ¿Cómo debe utilizarse el crédito?* Contra esta factura · Mantenerlo en la cuenta para futuras facturas · Reembolsarlo al cliente
- ¿Podría haberse evitado? No — fuera de nuestro control · Sí — un problema de proceso o del sistema · Sí — un error puntual · Sí — un problema del proveedor o del transportista
- Aprobado por*
- Correo electrónico del aprobador
- Declaración*
El formulario solicitud de nota de crédito, página por página
1 Cliente y factura
El nombre, correo electrónico y departamento de la persona solicitante; el nombre y número de cuenta del cliente; y el número, fecha e importe total de la factura. Indica si el cliente la ha pagado (todavía no, parcialmente o en su totalidad) y puede adjuntar una copia.
2 El crédito
Si el crédito corresponde a toda la factura o solo a una parte, y el importe, incluidos los impuestos. En los créditos parciales se indican las líneas o artículos correspondientes. El menú de motivos incluye errores de precios, productos dañados, devoluciones, entregas incompletas o incorrectas, problemas del servicio o cortesía comercial, facturas duplicadas, pedidos cancelados y otros. En las devoluciones, el formulario pregunta si los productos ya han sido devueltos y solicita la referencia de la devolución. Es obligatorio explicar el motivo y se pueden adjuntar hasta cinco archivos como justificantes.
3 Liquidación y aprobación
Cómo se utiliza el crédito: contra esta factura, dejándolo en la cuenta o mediante un reembolso. En los reembolsos aparece una nota que indica que no se deben añadir aquí datos bancarios ni de tarjeta. Una pregunta opcional solicita indicar si el crédito podría haberse evitado; después se identifica al aprobador y la persona solicitante confirma que el crédito está justificado y que todavía no se ha emitido.
Personaliza la plantilla
- Cambia la lista de motivos para adaptarla a tus propios códigos de motivos de crédito
- Establece la divisa en los campos de importe
- Indica tus límites de aprobación en la descripción de la página Liquidación y aprobación
- Haz obligatoria la carga de justificantes si todos los créditos deben estar respaldados por un correo del cliente, un albarán o una foto
- Añade el buzón de finanzas o facturación a las notificaciones
- Elimina la pregunta sobre la causa raíz si no haces su seguimiento
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de nota de crédito
- Asocia siempre un crédito a una factura concreta; después es difícil conciliar los créditos no asignados
- Espera a que se comprueben los productos devueltos antes de conceder el crédito, salvo que hayas acordado otra cosa
- Revisa los créditos por motivo cada trimestre; los errores de precios repetidos suelen indicar que hay que corregir el sistema
- Asegúrate de que los créditos de cortesía los apruebe alguien distinto de la persona solicitante
- Informa al cliente cuando se haya emitido el crédito y de cómo se aplicará
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
La solicitud se convierte en un PDF con la copia de la factura y los justificantes, y se guarda en la carpeta de la bóveda que elijas. Recibirás un correo electrónico en cuanto llegue, y podrás añadir a finanzas o al aprobador.
Finanzas emite la nota de crédito en tu sistema de contabilidad y la aplica según lo solicitado. La tabla de respuestas y la exportación CSV te proporcionan un registro de los créditos por cliente, motivo e importe.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de nota de crédito: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de nota de crédito?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la app Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿El formulario crea la nota de crédito?
No. Recopila la solicitud y la aprobación. Finanzas emite la nota de crédito directamente en tu sistema de contabilidad.
¿Podemos solicitar un crédito solo para algunas líneas de una factura?
Sí. Elige «Parte de ella» y el formulario preguntará qué líneas o artículos cubre el crédito.
¿Y si hay que reembolsar al cliente?
Elige la opción de reembolso. Una nota recuerda a la persona solicitante que no debe incluir datos bancarios ni de tarjeta en el formulario; finanzas gestiona el reembolso directamente con el cliente.
¿El personal necesita una cuenta de FileIt para solicitar un crédito?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por correo electrónico, y cualquiera podrá rellenarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿En qué se diferencia del formulario de disputa de factura?
El cliente rellena una disputa de factura para cuestionar un cobro. Este formulario es interno: tu equipo pide a finanzas que emita un crédito, a menudo después de haber acordado una disputa.