ما قالب نموذج طلب إشعار دائن؟
غالبًا ما تُتفق الأرصدة خلال مكالمة، ثم تُحال إلى قسم المالية في رسالة سريعة تفتقر إلى رقم الفاتورة والسبب وإثبات موافقة أي شخص عليها. يمنح نموذج طلب إشعار الدائن هذا، المعروف أيضًا باسم طلب مذكرة ائتمانية (Credit Memo Request)، قسم المالية ما يحتاج إليه لإصدار الرصيد، ويمنحك سجلًا يوضح سبب إصداره.
يحدد مقدم الطلب العميل والفاتورة، ويوضح ما إذا كان قد تم سدادها، ويختار رصيدًا كاملًا أو جزئيًا، مع إدراج البنود إذا كان جزئيًا. كما يختار سببًا، مثل خطأ في التسعير أو بضاعة تالفة أو مرتجعات أو نقص في التسليم أو مجاملة تجارية، ويشرح ما حدث مع إرفاق المستندات المؤيدة. وفي حالة المرتجعات، يسأل النموذج عما إذا كانت البضاعة قد أُعيدت بعد.
يُحفظ كل طلب بصيغة PDF في خزنتك، ويساعدك جدول الردود على الاطلاع على الأرصدة حسب السبب، بما في ذلك سؤال اختياري: «هل كان يمكن تجنب ذلك؟» يساعدك على اكتشاف الأسباب.
- مناسب لـ
- الشركات التي تصدر فواتير وأرصدة من حين لآخر
- يُعبئه
- موظفو المبيعات أو خدمة العملاء أو مديرو الحسابات
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 4 دقائق
- يتضمن
- بنود الرصيد الجزئي، متابعة المرتجعات، تحميل المستندات المؤيدة، اختيار التسوية، والموافِق
من يستخدم نموذج طلب إشعار دائن؟
- يوافق مدير حسابات على رصيد لسعر كان ينبغي أن يتضمن خصمًا
- تمنح خدمة العملاء رصيدًا مقابل بضاعة وصلت تالفة
- يؤكد المستودع استلام المخزون المرتجع حتى يمكن إصدار رصيد للعميل
- تحتاج فاتورة مكررة إلى الإلغاء مع إصدار إشعار دائن مطابق
- يوافق مدير على رصيد مجاملة تجارية بعد إخفاق في الخدمة
- يراجع قسم المالية أرصدة ربع سنة حسب السبب للعثور على الحالات التي كان يمكن تجنبها
أسئلة نموذج طلب إشعار دائن هذا
23 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 العميل والفاتورة
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- القسم
- اسم العميل*
- رقم حساب العميل
- رقم الفاتورة*
- تاريخ الفاتورة*
- إجمالي الفاتورة*
- هل دفع العميل الفاتورة؟* ليس بعد · جزئيًا · مدفوعة بالكامل
- نسخة من الفاتورة
2 الإشعار الدائن
- الإشعار الدائن مقابل* الفاتورة بأكملها · جزء منها
- مبلغ الإشعار الدائن*
- ما السطور أو الأصناف المعنية؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- السبب* خطأ في التسعير أو الخصم · بضائع تالفة أو معيبة · إرجاع البضائع · تسليم ناقص أو خاطئ · مشكلة في الخدمة أو لفتة حسن نية · فاتورة مكررة · إلغاء الطلب · أخرى
- هل أُعيدت البضائع؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه نعم، استُلمت وفُحصت · ليس بعد — يُرجى إصدار الإشعار الدائن عند وصولها
- مرجع الإرجاع أو RMA لا يُطرح إلا عند انطباقه
- اشرح ما حدث*
- المستندات المؤيدة
3 التسوية والموافقة
- كيف ينبغي استخدام الإشعار الدائن؟* مقابل هذه الفاتورة · إبقاؤه في الحساب مقابل الفواتير المستقبلية · رد المبلغ إلى العميل
- هل كان من الممكن تجنب ذلك؟ لا — خارج عن سيطرتنا · نعم — مشكلة في إجراء أو نظام · نعم — خطأ لمرة واحدة · نعم — مشكلة لدى مورّد أو ناقل
- الموافِق*
- البريد الإلكتروني للموافِق
- الإقرار*
نموذج طلب إشعار دائن، صفحةً صفحةً
1 العميل والفاتورة
اسم مقدم الطلب وبريده الإلكتروني وقسمه، واسم العميل ورقم حسابه، ورقم الفاتورة وتاريخها وإجماليها. يوضح مقدم الطلب ما إذا كان العميل قد سددها (ليس بعد، جزئيًا، بالكامل)، ويمكنه إرفاق نسخة منها.
2 الرصيد
تحديد ما إذا كان الرصيد يشمل الفاتورة كاملة أو جزءًا منها، والمبلغ شاملًا الضريبة. وتطلب الأرصدة الجزئية تحديد البنود أو العناصر المعنية. وتشمل قائمة الأسباب أخطاء التسعير، والبضاعة التالفة، والمرتجعات، والتسليم الناقص أو الخاطئ، ومشكلات الخدمة أو المجاملة التجارية، والفواتير المكررة، والطلبات الملغاة، وغيرها. وفي حالة المرتجعات، يسأل النموذج عما إذا كانت البضاعة قد أُعيدت وعن مرجع الإرجاع. ويُطلب تقديم شرح، كما يمكن إرفاق ما يصل إلى خمسة ملفات من المستندات المؤيدة.
3 التسوية والموافقة
كيفية استخدام الرصيد: مقابل هذه الفاتورة، أو إبقاؤه في الحساب، أو رده. ويظهر عند اختيار الرد تنبيه بعدم إضافة بيانات مصرفية أو بيانات بطاقة هنا. ويسأل سؤال اختياري عما إذا كان يمكن تجنب الرصيد، ثم يُذكر اسم الموافِق ويؤكد مقدم الطلب أن الرصيد مبرر ولم يُصدر من قبل.
خصّص القالب كما تريد
- غيّر قائمة الأسباب لتتوافق مع رموز أسباب الأرصدة الخاصة بك
- حدّد العملة في حقول المبلغ
- ضع حدود الموافقة الخاصة بك في وصف صفحة التسوية والموافقة
- اجعل تحميل المستندات المؤيدة إلزاميًا إذا كان يجب دعم كل رصيد برسالة إلكترونية من العميل أو مذكرة تسليم أو صورة
- أضف صندوق بريد قسم المالية أو الفوترة إلى الإشعارات
- أزل سؤال السبب الجذري إذا كنت لا تتابعه
نصائح لتحسين نموذج طلب إشعار دائن
- اربط الرصيد دائمًا بفاتورة محددة؛ فالأرصدة غير المخصصة يصعب تسويتها لاحقًا
- انتظر التحقق من البضاعة المرتجعة قبل إصدار الرصيد، ما لم تكن قد اتفقت على خلاف ذلك
- راجع الأرصدة حسب السبب كل ربع سنة؛ فأخطاء التسعير المتكررة تشير عادةً إلى ضرورة إصلاح في النظام
- احرص على اعتماد أرصدة المجاملة التجارية من شخص غير مقدم الطلب
- أبلغ العميل عند إصدار الرصيد وكيفية تطبيقه
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يتحول الطلب إلى ملف PDF مرفقًا بنسخة الفاتورة والمستندات المؤيدة، ويُحفظ في مجلد الخزنة الذي تختاره. ويصلك بريد إلكتروني فور وصوله، ويمكنك إضافة قسم المالية أو الموافِق.
يصدر قسم المالية إشعار الدائن في نظام المحاسبة لديك ويطبقه كما طُلب. ويوفر لك جدول الردود وتصدير CSV سجلًا للأرصدة حسب العميل والسبب والمبلغ.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب إشعار دائن: الأسئلة الشائعة
هل قالب طلب إشعار الدائن هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد القوالب الجاهزة في تطبيق Forms ضمن كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية. استخدمه كما هو أو غيّر أي سؤال في المصمم.
هل ينشئ النموذج إشعار الدائن؟
لا. فهو يجمع الطلب والموافقة فقط. ويصدر قسم المالية إشعار الدائن بنفسه في نظام المحاسبة لديك.
هل يمكننا طلب رصيد لبعض بنود الفاتورة فقط؟
نعم. اختر «جزء منها»، وسيطلب النموذج تحديد البنود أو العناصر التي يغطيها الرصيد.
ماذا عن رد المبلغ إلى العميل؟
اختر خيار الرد. ويذكّر تنبيه مقدم الطلب بعدم إدخال بيانات مصرفية أو بيانات بطاقة في النموذج؛ إذ يرتب قسم المالية عملية الرد مع العميل مباشرةً.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب FileIt لطلب رصيد؟
لا. شارك النموذج عبر رابط عام أو أرسل دعوات شخصية بالبريد الإلكتروني، ويمكن لأي شخص تعبئته وإرساله دون إنشاء حساب.
ما الفرق بين هذا النموذج ونموذج الاعتراض على الفاتورة؟
يعبئ العميل نموذج الاعتراض على الفاتورة للاستفسار عن مبلغ مستحق. أما هذا النموذج فهو داخلي: يطلب فريقك من قسم المالية إصدار رصيد، غالبًا بعد الاتفاق على معالجة اعتراض.