Apakah templat borang permintaan nota kredit?
Kredit sering dipersetujui melalui panggilan dan kemudian disampaikan kepada bahagian kewangan melalui mesej ringkas, tanpa nombor invois, sebab atau bukti bahawa sesiapa telah meluluskannya. Borang permintaan nota kredit (credit note), yang juga dikenali sebagai permintaan memo kredit (credit memo request), memberikan bahagian kewangan maklumat yang diperlukan untuk mengeluarkan kredit serta rekod sebab kredit itu dikeluarkan.
Peminta mengenal pasti pelanggan dan invois, menyatakan sama ada invois itu telah dibayar, kemudian memilih kredit penuh atau sebahagian, dengan menyenaraikan baris invois jika sebahagian. Mereka memilih sebab seperti kesilapan harga, barangan rosak, pemulangan, penghantaran tidak lengkap atau tanda muhibah, lalu menerangkan perkara yang berlaku dan melampirkan bukti. Untuk pemulangan, borang bertanya sama ada barangan telah diterima semula.
Setiap permintaan difailkan sebagai PDF dalam peti simpanan anda, manakala jadual Respons membantu anda melihat kredit mengikut sebab, termasuk soalan pilihan 'bolehkah perkara ini dielakkan?' yang membantu anda mencari puncanya.
- Sesuai untuk
- Perniagaan yang mengeluarkan invois dan kredit sekali-sekala
- Diisi oleh
- Pasukan jualan, khidmat pelanggan atau pengurus akaun
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 4 minit
- Termasuk
- Baris kredit sebahagian, susulan pemulangan, muat naik bukti, pilihan penyelesaian, pelulus
Siapa yang menggunakan borang permintaan nota kredit?
- Pengurus akaun bersetuju memberikan kredit untuk harga yang sepatutnya mempunyai diskaun
- Khidmat pelanggan memberikan kredit bagi barangan yang tiba dalam keadaan rosak
- Gudang mengesahkan stok yang dipulangkan supaya kredit pelanggan boleh dikeluarkan
- Invois pendua perlu dibatalkan dengan kredit yang sepadan
- Pengurus meluluskan kredit tanda muhibah selepas kegagalan perkhidmatan
- Bahagian kewangan menyemak kredit bagi satu suku tahun mengikut sebab untuk mencari kredit yang boleh dielakkan
Soalan dalam borang permintaan nota kredit ini
23 soalan dalam 3 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pelanggan & invois
- Nama anda*
- E-mel*
- Jabatan
- Nama pelanggan*
- Nombor akaun pelanggan
- Nombor invois*
- Tarikh invois*
- Jumlah keseluruhan invois*
- Adakah pelanggan telah membayar invois?* Belum · Sebahagian · Dibayar sepenuhnya
- Salinan invois
2 Kredit
- Kredit untuk* Keseluruhan invois · Sebahagian daripadanya
- Jumlah kredit*
- Baris atau item yang mana?* hanya ditanya jika berkenaan
- Sebab* Kesilapan harga atau diskaun · Barangan rosak atau cacat · Barangan dipulangkan · Penghantaran tidak cukup atau salah · Isu perkhidmatan atau ihsan · Invois pendua · Pesanan dibatalkan · Lain-lain
- Adakah barangan telah diterima semula?* hanya ditanya jika berkenaan Ya, telah diterima dan diperiksa · Belum — keluarkan kredit apabila barangan tiba
- Rujukan pemulangan atau RMA hanya ditanya jika berkenaan
- Jelaskan perkara yang berlaku*
- Bukti sokongan
3 Penyelesaian & kelulusan
- Bagaimanakah kredit ini harus digunakan?* Ditolak daripada invois ini · Dibiarkan dalam akaun untuk invois akan datang · Dipulangkan kepada pelanggan
- Bolehkah perkara ini dielakkan? Tidak — di luar kawalan kami · Ya — isu proses atau sistem · Ya — kesilapan sekali sahaja · Ya — isu pembekal atau pengangkut
- Diluluskan oleh*
- E-mel pelulus
- Pengakuan*
Borang permintaan nota kredit, halaman demi halaman
1 Pelanggan & invois
Nama, e-mel dan jabatan peminta, nama dan nombor akaun pelanggan, serta nombor, tarikh dan jumlah invois. Mereka menyatakan sama ada pelanggan telah membayarnya (belum, sebahagian atau sepenuhnya) dan boleh melampirkan salinan.
2 Kredit
Sama ada kredit adalah untuk keseluruhan invois atau sebahagian daripadanya, serta amaun termasuk cukai. Untuk kredit sebahagian, borang bertanya baris atau item yang terlibat. Senarai sebab merangkumi kesilapan harga, barangan rosak, pemulangan, penghantaran tidak lengkap atau salah, isu perkhidmatan atau tanda muhibah, invois pendua, pesanan dibatalkan dan lain-lain. Untuk pemulangan, borang bertanya sama ada barangan telah diterima semula serta nombor rujukan pemulangan. Penjelasan diperlukan dan sehingga lima fail bukti boleh dilampirkan.
3 Penyelesaian & kelulusan
Cara kredit digunakan: terhadap invois ini, dibiarkan dalam akaun atau dipulangkan. Pilihan pemulangan memaparkan nota supaya butiran bank atau kad tidak dimasukkan di sini. Soalan pilihan bertanya sama ada kredit itu boleh dielakkan, kemudian pelulus dinamakan dan peminta mengesahkan bahawa kredit itu wajar serta belum pernah dikeluarkan.
Ubah suai templat ini
- Ubah senarai sebab supaya sepadan dengan kod sebab kredit anda sendiri
- Tetapkan mata wang pada medan amaun
- Masukkan had kelulusan anda dalam penerangan halaman Penyelesaian & kelulusan
- Jadikan muat naik bukti wajib jika setiap kredit perlu disokong oleh e-mel pelanggan, nota penghantaran atau foto
- Tambahkan peti masuk bahagian kewangan atau pengebilan pada pemberitahuan
- Buang soalan punca jika anda tidak menjejakinya
Petua untuk borang permintaan nota kredit yang lebih baik
- Sentiasa kaitkan kredit dengan invois tertentu; kredit yang tidak diperuntukkan sukar dipadankan kemudian
- Tunggu sehingga barangan yang dipulangkan diperiksa sebelum memberikan kredit, melainkan anda telah bersetuju sebaliknya
- Semak kredit mengikut sebab setiap suku tahun; kesilapan harga yang berulang biasanya menunjukkan keperluan pembaikan sistem
- Pastikan kredit tanda muhibah diluluskan oleh seseorang selain peminta
- Maklumkan pelanggan apabila kredit telah dikeluarkan dan cara kredit itu akan digunakan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Permintaan itu menjadi PDF bersama salinan invois dan bukti, lalu difailkan dalam folder peti simpanan yang anda pilih. Anda akan menerima e-mel sebaik sahaja ia tiba, dan boleh menambahkan bahagian kewangan atau pelulus.
Bahagian kewangan mengeluarkan nota kredit dalam sistem perakaunan anda dan menggunakannya seperti yang diminta. Jadual Respons dan eksport CSV memberikan anda log kredit mengikut pelanggan, sebab dan amaun.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan nota kredit: soalan lazim
Adakah templat permintaan nota kredit ini percuma?
Ya. Templat ini ialah salah satu templat sedia digunakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma. Gunakannya seperti sedia ada atau ubah mana-mana soalan dalam pereka bentuk.
Adakah borang ini menghasilkan nota kredit?
Tidak. Borang ini mengumpulkan permintaan dan kelulusan. Bahagian kewangan mengeluarkan nota kredit itu sendiri dalam sistem perakaunan anda.
Bolehkah kami meminta kredit untuk baris tertentu sahaja dalam invois?
Ya. Pilih 'Sebahagian daripadanya' dan borang akan bertanya baris atau item yang diliputi oleh kredit.
Bagaimana pula dengan bayaran balik kepada pelanggan?
Pilih pilihan bayaran balik. Nota mengingatkan peminta supaya tidak memasukkan butiran bank atau kad dalam borang; bahagian kewangan menguruskan bayaran balik dengan pelanggan secara terus.
Adakah kakitangan memerlukan akaun FileIt untuk meminta kredit?
Tidak. Kongsi borang melalui pautan awam atau hantar jemputan e-mel peribadi, dan sesiapa sahaja boleh mengisinya serta menghantarnya tanpa mencipta akaun.
Apakah perbezaannya dengan borang pertikaian invois?
Pertikaian invois diisi oleh pelanggan untuk mempersoalkan bil. Borang ini adalah untuk kegunaan dalaman: pasukan anda meminta bahagian kewangan mengeluarkan kredit, selalunya selepas pertikaian dipersetujui.