Perniagaan & pelanggan 21 soalan 3 halaman Kira-kira 7 min untuk diisi

Templat Borang Aduan

Cara yang tenang dan tersusun untuk pelanggan memberitahu anda perkara yang berlaku serta perkara yang boleh membetulkannya — setiap aduan difailkan sebagai PDF sebaik sahaja diterima.

Gunakan templat ini — percuma Cuba borang Tiada akaun diperlukan untuk mengisinya
Borang aduan
Cubanya — beginilah rupanya kepada orang lain. Apa-apa yang anda taip tidak dihantar atau disimpan.
Gunakan templat ini Setiap soalan, pilihan dan peraturan boleh diubah dalam pereka bentuk.

Apakah templat borang borang aduan?

Apabila pelanggan tidak berpuas hati, perkara terakhir yang mereka mahu ialah mencari alamat e-mel, menerangkan perkara yang sama dua kali atau tertanya-tanya sama ada sesiapa benar-benar membaca mesej mereka. Templat borang aduan memberi mereka satu tempat yang jelas untuk menerangkan perkara yang berlaku, bila ia berlaku dan hasil yang mereka harapkan — sambil memberi anda rekod yang konsisten dan lengkap untuk dirujuk, bukannya rangkaian e-mel yang berselerak.

Panggilan telefon mudah dilupakan dan e-mel boleh tenggelam di bawah dua puluh e-mel lain tanpa sebarang struktur. Borang aduan dalam talian menanyakan soalan teras yang sama setiap kali — perkara yang diadu, bila ia berlaku dan sama ada aduan pernah dikemukakan sebelum ini — supaya tiada perkara penting tertinggal, dan dua orang yang mengendalikan aduan dalam pasukan anda menerima maklumat yang sama dalam bentuk yang sama.

Templat ini dibina dalam FileIt, tempat setiap aduan yang dihantar menjadi PDF dan difailkan terus ke dalam peti besi dokumen anda, dalam mana-mana folder yang anda pilih. Anda menyimpan rekod lengkap bertarikh bagi setiap aduan yang pernah diterima, tanpa memerlukan hamparan atau sistem tiket berasingan.

Sesuai untuk
Peruncit, perniagaan perkhidmatan, tuan tanah, kelab dan mana-mana organisasi yang mahu aduan rasmi direkodkan di satu tempat
Diisi oleh
Pelanggan atau klien yang mengemukakan aduan
Masa untuk dilengkapkan
Kira-kira 5-7 minit
Termasuk
Soalan bersyarat, muat naik fail untuk bukti, medan mata wang dan kotak pilihan pengesahan

Siapa yang menggunakan borang borang aduan?

  • Kedai atau kedai dalam talian yang merekodkan aduan tentang produk rosak atau penghantaran yang bermasalah
  • Perniagaan perkhidmatan (pembersih, tukang, salun) yang mengumpulkan maklum balas rasmi apabila kerja tidak berjalan seperti yang dijangka
  • Tuan tanah atau pengurus hartanah yang menyediakan saluran sewajarnya untuk penyewa mengemukakan aduan tentang hartanah atau caj
  • Kelab atau organisasi keahlian yang memberi ahli cara tersusun untuk mengadu tentang kelakuan kakitangan atau sesuatu acara
  • Perniagaan kecil yang mahukan jejak rekod yang menunjukkan aduan diambil serius dan dijawab secara konsisten
  • Mana-mana pemilik yang kini mengendalikan aduan melalui telefon atau e-mel dan mahukan satu rekod yang boleh dicari

Soalan dalam borang borang aduan ini

21 soalan dalam 3 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.

1 Butiran anda

  • Nama anda*
  • E-mel*
  • Telefon
  • Nombor pelanggan, akaun atau pesanan
  • Bagaimanakah kami harus menghubungi anda tentang perkara ini?* E-mel · Telefon · Mana-mana pun boleh

2 Aduan anda

  • Apakah perkara yang berkaitan dengan aduan anda?* Produk · Perkhidmatan yang kami berikan · Kakitangan · Pengebilan atau caj · Penghantaran atau masa · Laman web atau aplikasi kami
  • Produk atau perkhidmatan yang manakah?*
  • Nama kakitangan, jika diketahui hanya ditanya jika berkenaan
  • Amaun yang dipertikaikan hanya ditanya jika berkenaan
  • Di manakah perkara ini berlaku? Di kedai atau premis kami · Dalam talian · Melalui telefon · Di rumah atau lokasi anda · Di tempat lain
  • Tarikh pembelian atau perkhidmatan
  • Bilakah masalah berlaku?*
  • Apakah yang berlaku?*
  • Bagaimanakah perkara ini menjejaskan anda?
  • Pernahkah anda mengemukakan perkara ini kepada kami?*
  • Bila, dengan siapa dan apakah yang dimaklumkan kepada anda?* hanya ditanya jika berkenaan

3 Penyelesaian

  • Apakah yang anda mahu kami lakukan?* Bayaran balik · Penggantian · Pembaikan · Laksanakan semula perkhidmatan · Kredit akaun · Permohonan maaf dan penjelasan · Ubah cara perkara dilakukan
  • Amaun bayaran balik yang diminta hanya ditanya jika berkenaan
  • Adakah perkara lain tentang penyelesaian yang ingin anda nyatakan?
  • Bukti
  • Pengesahan*

Borang borang aduan, halaman demi halaman

1 Butiran anda

Borang bermula dengan meminta nama dan e-mel pelanggan serta nombor telefon pilihan. Ia juga meminta nombor Pelanggan, akaun atau pesanan secara pilihan supaya anda boleh memadankan aduan dengan rekod sedia ada tanpa perlu berbalas mesej. Soalan wajib Bagaimanakah kami patut menghubungi anda tentang perkara ini? (E-mel, Telefon atau Mana-mana cara sesuai) memberitahu anda cara pilihan pelanggan untuk menerima maklum balas sebelum anda mengangkat telefon.

Mengekalkan bahagian ini supaya ringkas bermakna orang yang sudah kecewa tidak perlu mengharungi borang panjang hanya untuk memberitahu nama mereka — ia mengambil masa beberapa saat, kemudian mereka boleh terus menerangkan masalah sebenar.

2 Aduan anda

Halaman ini bermula dengan soalan wajib Apakah aduan anda?, dengan pilihan antara Produk, Perkhidmatan yang kami berikan, Ahli kakitangan, Pengebilan atau caj, Penghantaran atau masa, Laman web atau aplikasi kami, atau pilihan yang ditaip sendiri. Memilih Ahli kakitangan akan memaparkan medan Nama ahli kakitangan, jika diketahui, manakala memilih Pengebilan atau caj akan memaparkan medan mata wang Jumlah yang dipertikaikan, supaya tiada sesiapa ditanya tentang ahli kakitangan apabila masalahnya ialah kelewatan penghantaran.

Seterusnya, borang bertanya Produk atau perkhidmatan yang mana?, menu pilihan Di manakah perkara ini berlaku? secara pilihan, tarikh pembelian dan masalah, serta soalan teras Apakah yang berlaku?, dengan panduan untuk menerangkan perkara yang berlaku, urutannya dan perkara yang sepatutnya berlaku. Adakah anda pernah mengemukakan perkara ini kepada kami? ialah soalan wajib — menjawab Ya akan membuka medan Bila, dengan siapa dan apakah yang diberitahu kepada anda?, supaya anda dapat melihat dengan segera jika ini ialah aduan berulang.

3 Menyelesaikannya

Halaman terakhir bertanya Apakah yang anda mahu kami lakukan?, dengan senarai kotak pilihan yang merangkumi Bayaran balik, Penggantian, Pembaikan, Ulang semula perkhidmatan, Kredit akaun, Permohonan maaf dan penjelasan, atau Ubah cara perkara dilakukan, serta pilihan yang ditaip sendiri. Menandakan Bayaran balik akan memaparkan medan mata wang Jumlah bayaran balik yang diminta.

Muat naik fail Bukti membolehkan pelanggan melampirkan resit, foto, e-mel atau tangkap layar (sehingga 10 fail), manakala kotak pilihan pengesahan yang wajib meminta mereka mengesahkan bahawa maklumat tersebut tepat sebelum dihantar.

Ubah suai templat ini

  • Edit pilihan di bawah Apakah aduan anda? supaya sepadan dengan perniagaan anda sendiri — tambah atau buang kategori seperti Waranti, Kelakuan kakitangan atau Pepijat laman web
  • Tambah soalan bersyarat yang hanya muncul apabila aduan berkaitan dengan Penghantaran atau masa, untuk meminta nombor penjejakan atau rujukan pesanan
  • Hidupkan pemberitahuan e-mel kepada lebih daripada satu alamat supaya aduan sampai kepada pengurus dan peti masuk khidmat pelanggan
  • Tukar folder peti besi tempat PDF difailkan dan laraskan tajuk dokumen supaya aduan difailkan di bawah pelanggan atau jabatan yang betul
  • Tambah medan tandatangan pada halaman terakhir jika anda mahu pelanggan mengesahkan persetujuan sebelum menghantar

Petua untuk borang borang aduan yang lebih baik

  • Tanya hanya perkara yang anda perlukan untuk menyiasat dan memberi respons — elakkan medan yang terasa seperti soal siasat apabila seseorang sudah tidak berpuas hati
  • Balas setiap aduan, walaupun dengan pengakuan ringkas, supaya pelanggan tahu seseorang sedang menanganinya
  • Gunakan jawapan Apakah yang anda mahu kami lakukan? sebagai titik permulaan perbualan, bukan hasil yang dijamin
  • Semak jadual Respons secara berkala untuk mengenal pasti corak — beberapa aduan tentang satu produk atau ahli kakitangan wajar ditandakan lebih awal
  • Pastikan mesej pengesahan anda menerangkan perkara yang berlaku seterusnya dengan jujur, bukan sekadar ucapan terima kasih umum

Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda

Sebaik sahaja seseorang menghantar borang aduan, FileIt menukar jawapan mereka menjadi PDF dan memfailkannya dalam folder peti besi yang anda pilih, bersama-sama sebarang bukti yang dimuat naik dan dilampirkan pada rekod yang sama. Anda (serta mana-mana alamat tambahan yang anda masukkan) menerima pemberitahuan e-mel supaya tiada aduan terlepas pandang, dan jika anda menghidupkan salinan pilihan, pelanggan turut menerima PDF mereka sendiri untuk simpanan.

Selepas itu, kebanyakan pemilik membuka PDF baharu, menyemak hasil yang diminta pelanggan dan memulakan proses siasatan atau respons mereka sendiri di luar borang. Jadual Respons memastikan setiap aduan boleh dicari dan ditapis, supaya anda boleh merujuk kes yang serupa, menyemak sama ada pelanggan pernah membuat aduan sebelum ini atau mengeksport senarai kepada CSV jika perlu berkongsinya dengan pengurus atau pembekal.

  1. Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
  2. Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
  3. Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Gunakan templat borang aduan — percuma

Borang Borang aduan: soalan lazim

Adakah templat borang aduan ini percuma?

Ya. Templat ini dan aplikasi Forms yang digunakan untuk membinanya disertakan dalam setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma. Tiada apa-apa tambahan perlu dibuka kuncinya untuk menggunakan atau menyesuaikannya.

Adakah pelanggan memerlukan akaun FileIt untuk menghantar aduan?

Tidak. Anda berkongsi pautan awam atau menghantar jemputan e-mel peribadi, dan orang yang mengisinya tidak perlu mendaftar atau mencipta akaun.

Bagaimanakah saya mendapatkan aduan sebagai PDF?

Setiap kiriman ditukar secara automatik kepada PDF dan disimpan dalam peti besi FileIt anda, dalam folder yang anda pilih semasa menyediakan borang, bersama-sama sebarang bukti yang dimuat naik dan dilampirkan pada rekod.

Bagaimanakah saya mencipta borang aduan dalam talian?

Mulakan dengan templat ini dalam aplikasi Forms FileIt, ubah suai soalan dan pilihan supaya sesuai dengan perniagaan anda menggunakan pereka seret dan lepas, kemudian kongsikannya sebagai pautan awam atau e-melkannya kepada orang tertentu.

Adakah borang ini menjamin pelanggan menerima bayaran balik atau hasil yang mereka minta?

Tidak. Borang ini hanya merekodkan hasil yang diinginkan pelanggan — ia tidak mengikat perniagaan anda kepada apa-apa. Setiap aduan masih perlu dinilai berdasarkan faktanya sendiri.

Bolehkah saya melihat semua aduan saya di satu tempat?

Ya, setiap kiriman muncul dalam jadual Respons dengan penapis, supaya anda boleh menyemak, membuka atau mengeksportnya kepada CSV tanpa perlu mencari dalam e-mel.

Adakah aduan yang dihantar dengan cara ini mengikat dari segi undang-undang?

Tiada borang yang menjadikan sesuatu kiriman mengikat dari segi undang-undang dengan sendirinya — ini hanyalah cara tersusun untuk mengumpulkan dan merekodkan aduan, bukannya nasihat undang-undang atau proses undang-undang.

Gunakan templat ini — percuma