Quel est le modèle de formulaire changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur ?
L’une des façons courantes pour une entreprise de perdre de l’argent est de recevoir un e-mail semblant provenir d’un fournisseur et demandant que les futurs paiements soient versés sur un nouveau compte. Ce formulaire offre aux fournisseurs légitimes une procédure claire et officielle pour modifier leurs coordonnées bancaires, et les informe dès le départ que rien ne changera tant que vous ne les aurez pas appelés à un numéro que vous détenez déjà.
Le fournisseur indique les coordonnées de son entreprise et de son contact, la banque qu’il quitte et les quatre derniers chiffres du compte actuel, les coordonnées du nouveau compte, la date de prise d’effet et le motif. Une lettre de la banque ou un en-tête de relevé bancaire est requis, et un signataire habilité signe.
La dernière page est destinée à votre équipe comptable : lorsqu’une demande arrive par courrier ou par e-mail, un membre de l’équipe peut remplir lui-même le formulaire et consigner le rappel téléphonique, notamment l’identité de la personne contactée, la source du numéro utilisé et le résultat. Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort.
- Idéal pour
- Les équipes comptables qui protègent les paiements aux fournisseurs
- Rempli par
- Les fournisseurs, ou votre équipe comptable qui enregistre une demande reçue
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes avec la lettre de la banque à portée de main
- Comprend
- Les coordonnées des comptes actuel et nouveau, le téléversement d’une lettre bancaire, la signature et le relevé du rappel téléphonique
Qui utilise un formulaire changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur ?
- Un fournisseur de longue date change de banque et doit faire mettre à jour son compte
- Un fournisseur est racheté et demande que les paiements soient versés sur le compte de sa nouvelle société mère
- Un fournisseur commence à recourir au financement de factures et les paiements doivent être versés à la société de financement
- Un employé comptable reçoit une demande par e-mail et l’enregistre avec le rappel téléphonique
- Une entreprise envoie le lien à tous ses fournisseurs comme seul moyen accepté pour modifier leurs coordonnées
- Un auditeur demande à consulter les justificatifs attestant que les changements bancaires sont vérifiés
Questions de ce formulaire changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur
29 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Votre entreprise
- Dénomination sociale*
- Nom commercial, s'il est différent
- Votre numéro de fournisseur ou de compte chez nous
- Numéro fiscal ou numéro d'immatriculation de l'entreprise
- Nom du contact*
- Fonction*
- Adresse e-mail*
- Téléphone*
2 Coordonnées bancaires
- Nom de la banque actuelle*
- 4 derniers chiffres du numéro du compte actuel*
- Intitulé du compte*
- Nom de la banque*
- Pays de la banque*
- Numéro de compte ou IBAN*
- Code guichet, numéro d'acheminement ou SWIFT/BIC
- Utiliser le nouveau compte à partir du*
- Motif de la modification* Nous avons changé de banque · Nouveau compte dans la même banque · Restructuration, fusion ou acquisition de l'entreprise · Financement de factures ou affacturage · Autre
- Précisez* affichée uniquement si applicable
- Attestation bancaire*
3 Autorisation
- Signataire autorisé*
- Sa fonction*
- Son adresse e-mail*
- Déclaration*
- Signature*
4 Vérification
- Date du rappel
- Source du numéro de rappel Fiche fournisseur existante · Contrat signé ou facture antérieure · Site web public du fournisseur · Autre
- Personne jointe
- Résultat Modification confirmée · Le fournisseur n'est pas à l'origine de la demande · Impossible à joindre
- Vérifié par
Le formulaire changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur, page par page
1 Votre entreprise
Les dénominations légale et commerciale du fournisseur, son numéro de fournisseur chez vous, son numéro fiscal ou d’immatriculation, ainsi que les coordonnées de la personne à l’origine de la demande : fonction, e-mail et téléphone.
2 Coordonnées bancaires
Une note explique que vous confirmerez le changement en appelant un numéro que vous détenez déjà, et non un numéro indiqué sur le formulaire. Le fournisseur indique la banque actuelle et les quatre derniers chiffres du numéro de compte actuel, qui doivent correspondre à vos dossiers, puis le nom du titulaire du nouveau compte, la banque, le pays, le numéro de compte ou l’IBAN et le code d’acheminement ou SWIFT. Il choisit la date de prise d’effet et le motif, puis téléverse une lettre de la banque ou un en-tête de relevé indiquant le nom du titulaire et le numéro du compte.
3 Autorisation
Un signataire habilité, par exemple un dirigeant, indique son nom, sa fonction et son adresse e-mail, confirme que le nouveau compte appartient à l’entreprise et que les paiements continueront d’être versés sur l’ancien compte jusqu’à ce que vous ayez vérifié le changement, puis signe.
4 Vérification
Pour votre équipe comptable, et à laisser vierge par les fournisseurs. Indiquez la date du rappel téléphonique, la source du numéro utilisé (fiche fournisseur existante, contrat, site web du fournisseur), l’identité de la personne contactée, le résultat et l’identité de la personne ayant effectué la vérification. Si le fournisseur déclare ne pas être à l’origine de la demande, une note demande à l’équipe de ne rien modifier et de faire remonter le problème.
Personnalisez le modèle
- Indiquez le numéro direct de votre équipe comptable dans le texte de couverture afin que les fournisseurs puissent vous appeler
- Ajoutez votre propre procédure, par exemple un délai d’attente avant le premier paiement sur un nouveau compte
- Rendez le numéro de fournisseur obligatoire si tous vos fournisseurs en ont un
- Envoyez les notifications à une boîte de réception comptable partagée plutôt qu’à une seule personne
- Classez les demandes dans un dossier restreint du coffre-fort
- Dupliquez le formulaire en une version réservée à l’usage interne, avec les champs de vérification obligatoires
Conseils pour un meilleur formulaire changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur
- N’utilisez jamais, pour le rappel téléphonique, le numéro indiqué dans la demande ou dans l’e-mail qui l’accompagnait
- Soyez particulièrement vigilant avec les demandes marquées comme urgentes ou reçues juste avant un paiement important
- Informez le fournisseur par un autre moyen, par exemple par courrier à son adresse connue, une fois le changement effectué
- Vérifiez avec le fournisseur le premier paiement vers le nouveau compte
- Demandez à une deuxième personne de contrôler le changement dans vos dossiers fournisseur
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande devient un PDF, accompagné de la lettre bancaire et de la signature, puis est classée dans le dossier du coffre-fort de votre choix. Vous recevez immédiatement un e-mail, et vous pouvez ajouter votre boîte de réception comptable. Le fournisseur reçoit une copie.
Votre équipe appelle ensuite le fournisseur à un numéro déjà enregistré et ne met à jour sa fiche qu’une fois le changement confirmé. Le PDF constitue la preuve de la demande et, lorsque la page de vérification est remplie, celle du contrôle effectué.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur : questions fréquentes
Ce modèle de changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible sur chaque compte FileIt, y compris avec l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
FileIt vérifie-t-il le compte bancaire ?
Non. FileIt recueille la demande et les documents. Votre équipe vérifie le changement, généralement en appelant le fournisseur à un numéro que vous détenez déjà.
Pourquoi demander les quatre derniers chiffres du compte actuel ?
Un fournisseur légitime sait sur quel compte vous le payez actuellement. Si les chiffres ne correspondent pas à vos dossiers, c’est un signal d’alerte qu’il convient de vérifier avant toute autre chose.
Qui remplit la page de vérification ?
Votre propre équipe comptable, lorsqu’elle enregistre un changement reçu par courrier ou par e-mail. Il est demandé aux fournisseurs de la laisser vierge. Lorsqu’un fournisseur remplit lui-même le formulaire, consignez le rappel téléphonique dans vos dossiers fournisseur.
Les fournisseurs doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer une demande de changement ?
Non. Partagez le formulaire via un lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : n’importe qui peut le remplir et l’envoyer sans créer de compte.
Les informations bancaires sont-elles stockées de manière sécurisée ?
Les réponses sont chiffrées au repos dans FileIt, comme toutes les réponses aux formulaires. Il est demandé aux fournisseurs de masquer les soldes et les transactions sur la lettre bancaire qu’ils téléversent.
Ce formulaire peut-il être le seul moyen par lequel nous acceptons les changements bancaires ?
De nombreuses entreprises procèdent ainsi et l’indiquent aux fournisseurs dans leur dossier d’intégration. Cette méthode est plus efficace lorsqu’elle s’accompagne d’une règle stricte selon laquelle les demandes reçues par e-mail ne sont jamais traitées sans rappel téléphonique.