¿Qué es la plantilla del formulario de cambio de datos bancarios de proveedores?
Una forma habitual de que las empresas pierdan dinero es recibir un correo que parece proceder de un proveedor y solicita que los próximos pagos se hagan en una cuenta nueva. Este formulario ofrece a los proveedores legítimos un proceso claro y formal para cambiar sus datos bancarios, y les informa desde el principio de que no se modificará nada hasta que les llames a un número que ya tienes registrado.
El proveedor indica los datos de su empresa y de contacto, el banco del que se va a cambiar y los cuatro últimos dígitos de la cuenta actual, los datos de la nueva cuenta, la fecha en que debe hacerse efectivo el cambio y el motivo. Se requiere una carta bancaria o el encabezado de un extracto, y una persona autorizada debe firmar.
La última página es para tu equipo de contabilidad: cuando un cambio llega por carta o correo electrónico, un miembro del equipo puede completar el formulario y registrar la llamada de verificación, incluyendo con quién habló, de dónde obtuvo el número y cuál fue el resultado. Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda.
- Ideal para
- Equipos de cuentas por pagar que protegen los pagos a proveedores
- Lo completa
- El proveedor o tu equipo de contabilidad al registrar una solicitud recibida
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos con la carta bancaria preparada
- Incluye
- Datos de la cuenta actual y la nueva, carga de la carta bancaria, firma y registro de la llamada de verificación
¿Quién usa un formulario de cambio de datos bancarios de proveedores?
- Un proveedor de larga trayectoria cambia de banco y necesita actualizarse la cuenta
- Se adquiere un proveedor y solicita que los pagos se hagan en la cuenta de la nueva empresa matriz
- Un proveedor empieza a utilizar financiación de facturas y los pagos deben hacerse a la empresa financiera
- Una persona del equipo de contabilidad recibe una solicitud por correo electrónico y la registra junto con la llamada de verificación
- Una empresa envía el enlace a todos sus proveedores como única forma aceptada de cambiar los datos
- Un auditor solicita pruebas de que los cambios bancarios se han verificado
Preguntas de este formulario de cambio de datos bancarios de proveedores
29 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tu empresa
- Razón social de la empresa*
- Nombre comercial, si es diferente
- Tu número de proveedor o de cuenta con nosotros
- Número de identificación fiscal o de registro de la empresa
- Nombre de la persona de contacto*
- Cargo*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
2 Datos bancarios
- Nombre del banco actual*
- Últimos 4 dígitos del número de la cuenta actual*
- Nombre de la cuenta*
- Nombre del banco*
- País del banco*
- Número de cuenta o IBAN*
- Código de clasificación, número de ruta o SWIFT/BIC
- Usar la nueva cuenta a partir de*
- Motivo del cambio* Hemos cambiado a otro banco · Nueva cuenta en el mismo banco · Reestructuración, fusión o adquisición de la empresa · Financiación de facturas o factoring · Otro
- Cuéntanos más* solo se pregunta cuando corresponde
- Confirmación bancaria*
3 Autorización
- Firmante autorizado*
- Su cargo*
- Su correo electrónico*
- Declaración*
- Firma*
4 Verificación
- Fecha de la devolución de llamada
- Origen del número utilizado para la devolución de llamada Registro existente del proveedor · Contrato firmado o factura anterior · Sitio web público del proveedor · Otro
- Persona con la que se habló
- Resultado Cambio confirmado · El proveedor no solicitó este cambio · No se pudo contactar
- Verificado por
El formulario cambio de datos bancarios de proveedores, página por página
1 Tu empresa
Los nombres legales y comerciales del proveedor, su número de proveedor contigo, un número fiscal o de registro, y los datos de la persona que realiza la solicitud: cargo, correo electrónico y teléfono.
2 Datos bancarios
Una nota explica que confirmarás el cambio llamando a un número que ya tienes registrado, no a uno indicado en el formulario. El proveedor indica el banco actual y los cuatro últimos dígitos del número de cuenta actual, que deben coincidir con tus registros; después, el nombre de la nueva cuenta, el banco, el país, el número de cuenta o IBAN y el código de enrutamiento o SWIFT. Elige cuándo debe hacerse efectivo el cambio y el motivo, y carga una carta bancaria o el encabezado de un extracto que muestre el nombre y el número de la cuenta.
3 Autorización
Una persona autorizada para firmar, como un director, indica su nombre, cargo y correo electrónico, confirma que la nueva cuenta pertenece a la empresa y que los pagos continuarán haciéndose en la cuenta anterior hasta que hayas verificado el cambio, y firma.
4 Verificación
Para tu equipo de contabilidad; los proveedores deben dejarla en blanco. Registra la fecha de la llamada de verificación, de dónde se obtuvo el número (el registro existente del proveedor, un contrato o su sitio web), con quién hablaste, el resultado y quién lo verificó. Si el proveedor dice que no solicitó el cambio, una nota indica al equipo que no modifique nada y escale el caso.
Personaliza la plantilla
- Incluye el número directo de tu equipo de contabilidad en el texto de portada para que los proveedores puedan llamarte
- Añade tu propia política, como un periodo de espera antes del primer pago a una cuenta nueva
- Exige el número de proveedor si todos tus proveedores tienen uno
- Envía las notificaciones a un buzón compartido de cuentas por pagar en lugar de a una sola persona
- Guarda las solicitudes en una carpeta restringida de la bóveda
- Duplica el formulario como una versión de uso interno con los campos de verificación obligatorios
Consejos para mejorar tu formulario cambio de datos bancarios de proveedores
- No utilices para la llamada de verificación el número de teléfono que aparece en la solicitud ni en el correo electrónico con el que llegó
- Presta especial atención a las solicitudes marcadas como urgentes o recibidas justo antes de un pago importante
- Informa al proveedor por otra vía, como una carta a su dirección conocida, una vez realizado el cambio
- Comprueba con el proveedor el primer pago a la nueva cuenta
- Haz que una segunda persona revise el cambio en tus registros de proveedores
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se convierte en un PDF, con la carta bancaria y la firma, y se guarda en la carpeta de la bóveda que elijas. Recibirás un correo electrónico de inmediato y podrás añadir tu buzón de cuentas por pagar. El proveedor recibe una copia.
A continuación, tu equipo llama al proveedor a un número que ya figura en sus registros y actualiza el registro del proveedor solo cuando se confirma el cambio. El PDF es la prueba de la solicitud y, cuando se completa la página de verificación, de la comprobación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Cambio de datos bancarios de proveedores: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla para cambiar los datos bancarios de proveedores?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la aplicación Forms, disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿FileIt verifica la cuenta bancaria?
No. FileIt recopila la solicitud y los documentos. Tu equipo verifica el cambio, normalmente llamando al proveedor a un número que ya tienes registrado.
¿Por qué se piden los cuatro últimos dígitos de la cuenta actual?
Un proveedor legítimo sabe en qué cuenta le haces los pagos actualmente. Si los dígitos no coinciden con tus registros, es una señal de alerta que conviene comprobar antes de hacer cualquier otra cosa.
¿Quién completa la página de verificación?
Tu propio equipo de contabilidad, cuando registra un cambio recibido por carta o correo electrónico. Se pide a los proveedores que la dejen en blanco. Cuando un proveedor completa el formulario por su cuenta, registra la llamada de verificación en sus registros.
¿Necesitan los proveedores una cuenta de FileIt para enviar un cambio?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por correo electrónico, y cualquiera puede completarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Se guarda la información bancaria de forma segura?
Las respuestas se cifran en reposo en FileIt, como todas las respuestas de los formularios. Se pide a los proveedores que cubran los saldos y las transacciones de la carta bancaria que carguen.
¿Puede ser este formulario la única forma en que aceptamos cambios bancarios?
Muchas empresas lo establecen así y se lo comunican a los proveedores en su documentación de incorporación. Funciona mejor junto con una norma firme que establezca que las solicitudes recibidas por correo electrónico nunca se tramitan sin una llamada de verificación.