Apakah templat borang baucar tunai runcit?
Tunai runcit boleh bermasalah dalam perkara kecil: resit yang tidak dipulangkan, nota janji bayar pada nota lekit, atau tiada siapa pasti siapa yang meluluskan tambang teksi. Baucar tunai runcit ini menggantikan pad kertas dengan borang dalam talian ringkas yang merekodkan siapa mengambil wang, jumlahnya, tujuan penggunaannya dan pihak yang meluluskannya, bersama foto resit yang dilampirkan.
Baucar ini meliputi tiga keadaan biasa: wang tunai diambil untuk membeli sesuatu, membayar balik wang yang telah dibelanjakan seseorang, dan pendahuluan tunai apabila resit akan diberikan kemudian. Soalan bersyarat meminta resit, atau sebab resit tiada, atau tarikh resit dan baki wang akan dipulangkan.
Setiap baucar disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda dan ditandatangani oleh orang yang menerima wang tunai. Apabila anda menambah dana apungan, eksport baucar bagi tempoh tersebut ke CSV untuk mendapatkan senarai bagi tujuan penyelarasan.
- Sesuai untuk
- Pejabat, kedai, sekolah dan kelab yang menyimpan dana apungan tunai runcit
- Diisi oleh
- Orang yang menerima wang tunai, biasanya bersama penjaga
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 2 minit
- Termasuk
- Foto resit, sebab resit tiada, tindakan susulan pendahuluan tunai, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang baucar tunai runcit?
- Seorang penyambut tetamu membeli setem dan sampul surat untuk kiriman kepada pelanggan
- Seorang ahli pasukan dibayar balik untuk susu dan kopi yang dibeli bagi pejabat
- Seorang penyelia tapak mengambil pendahuluan tunai untuk tempat letak kereta dan alat ganti kecil
- Bendahari kelab merekodkan bayaran tunai kepada sukarelawan untuk bekalan acara
- Seorang pengurus kedai membayar pencuci tingkap daripada dana apungan kaunter
- Seorang pengurus pejabat menyelaraskan tabung tunai runcit pada akhir setiap bulan
Soalan dalam borang baucar tunai runcit ini
19 soalan dalam 2 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pembayaran
- Apakah tujuan baucar ini?* Wang tunai diambil daripada wang tunai runcit untuk membeli sesuatu · Membayar balik kepada saya untuk sesuatu yang saya beli menggunakan wang sendiri · Pendahuluan tunai — resit akan diserahkan kemudian
- Dibayar kepada*
- E-mel
- Jabatan
- Tarikh*
- Jumlah*
- Kategori* Bayaran pos dan kurier · Bekalan pejabat · Jamuan dan layanan tetamu · Pembersihan dan dapur · Perjalanan tempatan, teksi dan tempat letak kereta · Pembaikan kecil · Kebajikan kakitangan · Lain-lain
- Pusat kos atau kod akaun
- Untuk tujuan apa?*
- Kedai atau pembekal
2 Resit dan kelulusan
- Adakah anda mempunyai resit?* hanya ditanya jika berkenaan
- Resit* hanya ditanya jika berkenaan
- Mengapakah tiada resit?* hanya ditanya jika berkenaan
- Resit dan baki akan dipulangkan selewat-lewatnya pada* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah resit menunjukkan cukai jualan atau VAT secara berasingan? hanya ditanya jika berkenaan
- Penjaga wang tunai runcit*
- Diluluskan oleh*
- Pengisytiharan*
- Tandatangan penerima*
Borang baucar tunai runcit, halaman demi halaman
1 Bayaran
Mula-mula, pilih jenis baucar: wang tunai diambil untuk membeli sesuatu, wang sendiri dibayar balik, atau pendahuluan tunai dengan resit menyusul kemudian. Kemudian, masukkan pihak yang dibayar, e-mel dan jabatan mereka, tarikh, jumlah dan kategori (pos, bekalan pejabat, minuman dan makanan ringan, pembersihan, perjalanan tempatan dan tempat letak kereta, pembaikan kecil, kebajikan kakitangan atau lain-lain), bersama kod kos pilihan, tujuan pembelian dan nama kedai atau pembekal.
2 Resit dan kelulusan
Kecuali untuk pendahuluan, borang ini bertanya sama ada terdapat resit. Jika ya, anda perlu memuat naik foto atau imbasan dan menyatakan sama ada cukai jualan dipaparkan secara berasingan; jika tidak, nyatakan sebabnya. Untuk pendahuluan, borang ini bertanya bila resit dan baki wang akan dipulangkan. Penjaga tunai runcit dan pelulus dinamakan, penerima mengisytiharkan bahawa wang tersebut digunakan untuk tujuan perniagaan dan tidak dituntut di tempat lain, kemudian menandatangani baucar.
Ubah suai templat ini
- Masukkan had tunai runcit bagi setiap baucar dalam teks penerangan
- Ubah kategori agar sepadan dengan kod akaun yang digunakan oleh penjaga buku anda
- Buang pilihan pendahuluan jika anda tidak membenarkan pendahuluan tunai
- Tetapkan mata wang pada medan jumlah
- Kongsi pautan atau kod QR di sisi kotak tunai supaya baucar diisi pada masa bayaran dibuat
- Simpan baucar dalam folder mengikut bulan supaya sepadan dengan penyelarasan anda
Petua untuk borang baucar tunai runcit yang lebih baik
- Isi baucar apabila wang keluar dari tabung, bukan pada akhir minggu
- Simpan rekod berasingan bagi penambahan dana supaya jumlah baucar dan wang tunai di tangan sentiasa sama dengan dana apungan
- Tuntut pendahuluan yang masih belum diselesaikan pada tarikh yang diberikan; pendahuluan ini merupakan sebab paling biasa tabung tidak seimbang
- Hadkan baucar tanpa resit dan semak siapa yang paling kerap menggunakannya
- Pembelian besar atau berkala hendaklah dibuat melalui pesanan pembelian atau tuntutan perbelanjaan, bukan tunai runcit
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap baucar menjadi PDF, bersama foto resit dan tandatangan, lalu disimpan dalam folder peti besi yang anda pilih. Pemilik akan menerima e-mel, dan anda boleh menambah penjaga atau penjaga buku. Penerima juga boleh menerima salinan melalui e-mel.
Semasa penyelarasan, tapis jadual Respons mengikut tarikh dan eksport ke CSV untuk mendapatkan senarai baucar, kategori dan jumlah bagi dibandingkan dengan wang tunai dalam tabung.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Baucar tunai runcit: soalan lazim
Adakah templat baucar tunai runcit ini percuma?
Ya. Templat ini ialah salah satu templat siap guna dalam apl Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma. Gunakannya seperti sedia ada atau ubah mana-mana soalan dalam pereka bentuk.
Bolehkah kami menggunakannya untuk tuntutan perbelanjaan kakitangan juga?
Templat ini sesuai untuk pembayaran balik tunai kecil daripada tabung. Untuk tuntutan yang lebih besar dan dibayar melalui pindahan bank atau gaji, templat pembayaran balik perbelanjaan lebih sesuai.
Bagaimana jika seseorang kehilangan resit?
Apabila menjawab tidak kepada soalan 'Adakah anda mempunyai resit?', mereka diminta menerangkan perkara yang dibeli, tempat pembelian dan sebab resit tiada, supaya baucar masih mempunyai rekod.
Bagaimanakah pendahuluan tunai berfungsi dalam borang ini?
Memilih pilihan pendahuluan akan melangkau soalan resit dan sebaliknya meminta tarikh resit serta baki wang akan dipulangkan. Banyak pasukan kemudian menghantar baucar kedua apabila resit telah dipulangkan.
Adakah kakitangan memerlukan akaun FileIt untuk mengisi baucar?
Tidak. Kongsi borang melalui pautan awam atau hantar jemputan e-mel peribadi, dan sesiapa sahaja boleh mengisinya serta menghantarnya tanpa membuat akaun.
Bolehkah borang ini menyelaraskan tabung untuk kami?
Tidak. Borang ini merekodkan setiap bayaran. Penyelarasan masih memerlukan kiraan wang tunai berbanding dana apungan selepas ditolak baucar, tetapi eksport CSV mempercepatkan proses itu.