Modèle d’accusé de mise en conservation

Quel est le modèle de formulaire accusé de réception d’une mise en conservation juridique ?

Envoyer une notification de mise en conservation juridique (legal hold) ne représente que la moitié du travail. Vous devez aussi prouver que chaque détenteur l’a reçue et comprise, et savoir où se trouvent ses informations pertinentes — notamment dans les endroits moins évidents, comme un téléphone personnel, des messages éphémères ou un classeur.

Ce modèle fait les deux. Après avoir confirmé le dossier et la date de la notification, les détenteurs cochent les endroits où des données pertinentes peuvent être conservées, répondent à des questions précises sur la suppression automatique et les éléments déjà perdus, et indiquent les autres personnes susceptibles de détenir des informations. Les relances ne s’affichent que lorsque cela est nécessaire.

Chaque accusé est enregistré sous forme de PDF signé et daté dans le dossier de coffre-fort que vous choisissez, afin de constituer un dossier solide de vos mesures de conservation.

Idéal pour: Les équipes juridiques internes, de conformité et des ressources humaines qui émettent des mises en conservation juridique
Rempli par: Chaque détenteur nommé dans la notification de mise en conservation
Temps de remplissage: Environ 5 minutes
Comprend: Détails du dossier, liste de contrôle des emplacements de données, questions sur la suppression automatique et les pertes, résumé des obligations, trois confirmations, signature

Qui utilise un formulaire accusé de réception d’une mise en conservation juridique ?

Mises en conservation en cas de procès engagé ou raisonnablement prévisible
Enquêtes internes ou réglementaires nécessitant la conservation des données
Litiges professionnels dans lesquels les e-mails et messages des responsables sont importants
Mises en conservation concernant des salariés sur le départ avant l’effacement de leurs appareils
Nouvelle confirmation périodique pour les mises en conservation de longue durée
Cartographie des sources de données avant une collecte dans le cadre de la découverte électronique (e-discovery)

Questions de ce formulaire accusé de réception d’une mise en conservation juridique

21 questions sur 3 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

1 Vous et l’avis

Votre nom complet*
E-mail professionnel*
Intitulé du poste*
Service*
Responsable hiérarchique
Nom ou référence du dossier*
Date à laquelle vous avez reçu l’avis*
Avez-vous lu l’intégralité de l’avis ?*
Qu’est-ce qui n’est pas clair ou quelles questions avez-vous ?

2 Où peuvent se trouver les informations pertinentes

Où pourriez-vous avoir des documents ou données pertinents ?* E-mail professionnel · Chat ou messagerie (par ex. Teams, Slack) · Lecteurs partagés ou bibliothèques de documents · Fichiers sur mon ordinateur portable ou de bureau · Téléphone professionnel — SMS, applications de messagerie, messages vocaux · Téléphone, ordinateur ou compte personnel utilisé à des fins professionnelles · Dossiers papier ou carnets · Applications professionnelles (CRM, outils de gestion de projet ou outils financiers) · Clés USB ou supports de stockage externes
Où les dossiers papier sont-ils conservés ?* affichée uniquement si applicable
Utilisez-vous un système de suppression automatique — messages éphémères, règles de nettoyage de la boîte aux lettres ou archivage automatique ?*
Lesquels ? Veuillez les désactiver dès maintenant si possible.* affichée uniquement si applicable
Avez-vous connaissance d’informations pertinentes qui ont déjà été supprimées, perdues ou modifiées ?*
Lesquelles, et approximativement quand ?* affichée uniquement si applicable
Qui d’autre pourrait détenir des informations pertinentes ?

3 Accusé de réception

Reçu et compris*
Conservation*
Durée*
Signature*
Date*

Le formulaire accusé de réception d’une mise en conservation juridique, page par page

1 Vous et la notification

Le nom, l’adresse e-mail professionnelle, le poste et le service sont obligatoires ; le responsable est facultatif. Le détenteur saisit le nom ou la référence du dossier figurant dans la notification, la date à laquelle il l’a reçue et indique s’il l’a lue en entier — une réponse négative affiche un rappel lui demandant de lire toute la notification et de commencer immédiatement la conservation. Une zone facultative permet de recueillir ses questions, avec un rappel précisant que la conservation se poursuit en attendant une réponse.

2 Où les informations pertinentes peuvent se trouver

Au moins un emplacement doit être sélectionné : e-mail professionnel, messagerie instantanée, disques partagés, fichiers locaux, téléphone professionnel, appareil ou compte personnel utilisé à des fins professionnelles, dossiers papier, applications métier, support amovible ou autre emplacement. La sélection d’un appareil personnel affiche une note demandant de ne pas le supprimer ni le réinitialiser ; pour les dossiers papier, il est demandé d’indiquer où ils sont conservés. Deux questions obligatoires par oui/non portent sur la suppression automatique (avec des précisions et une invitation à la désactiver) et sur les éléments déjà supprimés ou perdus. Les autres personnes susceptibles de détenir des informations sont facultatives.

3 Confirmation

Un résumé des obligations du détenteur — tout conserver, suspendre les suppressions habituelles, conserver les nouvelles informations, ne pas discuter du dossier — peut être remplacé par les instructions de votre propre notification. Trois déclarations confirment la réception et la compréhension, la conservation, ainsi que le fait que la mise en conservation reste en vigueur jusqu’à sa levée écrite. La signature et la date permettent de finaliser le formulaire.

Personnalisez le modèle

Remplacez le résumé des obligations par les instructions de votre notification réelle
Ajoutez les systèmes utilisés par votre organisation à la liste des emplacements
Envoyez le formulaire sous forme de demandes individuelles à chaque détenteur afin de voir qui n’a pas encore confirmé
Définissez une date de clôture correspondant à votre délai de confirmation
Acheminez les réponses vers un dossier par dossier, avec un accès restreint
Ajoutez les coordonnées de votre équipe juridique au texte de présentation

Conseils pour un meilleur formulaire accusé de réception d’une mise en conservation juridique

Envoyez la mise en conservation et l’accusé de réception ensemble afin d’éviter toute interruption
Relancez rapidement tout détenteur qui sélectionne un appareil personnel ou la suppression automatique
Demandez également à votre service informatique de suspendre de manière centralisée la suppression automatique des comptes des détenteurs
Renvoyez régulièrement des rappels pour les mises en conservation de longue durée
N’oubliez pas les salariés sur le départ : conservez leurs données avant la fermeture de leurs comptes
Faites vérifier votre processus de mise en conservation par un avocat spécialisé en contentieux ; ce modèle ne constitue pas un conseil juridique

Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort

Chaque accusé est classé en PDF signé dans le dossier du coffre-fort que vous avez configuré pour le dossier. L’équipe juridique est informée et le détenteur en reçoit une copie.

Dans le tableau des réponses, vous pouvez voir qui a confirmé, filtrer les personnes qui utilisent la suppression automatique ou ont signalé des données perdues, et exporter les réponses sur les emplacements de données afin de planifier la collecte.

Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.

Utilisez le modèle accusé de réception d’une mise en conservation juridique — c’est gratuit

Formulaire Accusé de réception d’une mise en conservation juridique : questions fréquentes

Ce modèle d’accusé de réception d’une mise en conservation juridique est-il gratuit ?

Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de FileIt, et chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, comprend l’application Forms et sa bibliothèque complète de modèles.

Les personnes qui remplissent ce formulaire doivent-elles avoir un compte FileIt ?

Non. Toute personne disposant du lien ou d’une demande envoyée par e-mail peut remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte FileIt. Seul le propriétaire du formulaire doit en avoir un.

Puis-je voir quels détenteurs n’ont pas encore confirmé ?

Oui, si vous envoyez le formulaire sous forme de demandes individuelles. Chaque demande indique si elle a été remplie, ce qui vous permet de relancer les personnes en attente.

FileIt conserve-t-il lui-même les données ?

Non. Le formulaire enregistre les confirmations et l’emplacement des données. La conservation et la collecte des données s’effectuent au moyen de vos propres systèmes et processus.

Pourquoi demander si des données ont déjà été supprimées ?

Le savoir rapidement permet à votre équipe juridique de les évaluer et de prendre les mesures nécessaires. Le formulaire encourage les détenteurs à faire preuve de transparence à ce sujet.

Puis-je l’utiliser pour une mise en conservation de longue durée ?

Oui. Renvoyez-le périodiquement pour obtenir une nouvelle confirmation ; chaque réponse est enregistrée avec sa date.

Est-ce un conseil juridique ?

Non. Il s’agit d’un modèle de départ. Votre conseil juridique doit déterminer la portée de la mise en conservation et les informations à communiquer aux détenteurs.