Undang-undang & persetujuan 21 soalan 3 halaman Kira-kira 7 min untuk diisi

Templat Borang Pengesahan Legal Hold

Sahkan setiap pemegang data menerima dan memahami legal hold, serta memaklumkan lokasi sebenar maklumat berkaitan.

Gunakan templat ini — percuma Cuba borang Tiada akaun diperlukan untuk mengisinya
Pengesahan notis pemeliharaan (legal hold)
Cubanya — beginilah rupanya kepada orang lain. Apa-apa yang anda taip tidak dihantar atau disimpan.
Gunakan templat ini Setiap soalan, pilihan dan peraturan boleh diubah dalam pereka bentuk.

Apakah templat borang pengesahan notis pemeliharaan (legal hold)?

Menghantar notis pemeliharaan (legal hold) hanyalah separuh daripada tugas. Anda juga memerlukan bukti bahawa setiap pemegang data telah menerima dan memahaminya, serta perlu tahu lokasi maklumat berkaitan mereka — terutamanya tempat yang tidak jelas seperti telefon peribadi, mesej yang hilang secara automatik atau kabinet fail.

Templat ini melakukan kedua-duanya. Selepas mengesahkan perkara dan tarikh notis, pemegang data menandakan lokasi data berkaitan mungkin disimpan, menjawab soalan terus tentang pemadaman automatik dan apa-apa yang telah hilang, serta menamakan orang lain yang mungkin memegang maklumat. Soalan susulan hanya dipaparkan apabila diperlukan.

Setiap pengesahan disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dan bertarikh dalam folder peti besi yang anda pilih, lalu membina rekod yang boleh dipertahankan tentang usaha pemeliharaan anda.

Sesuai untuk
Pasukan undang-undang dalaman, pematuhan dan HR yang mengeluarkan legal hold
Diisi oleh
Setiap pemegang data yang dinamakan dalam notis legal hold
Masa untuk lengkap
Kira-kira 5 minit
Termasuk
Butiran perkara, senarai semak lokasi data, soalan tentang auto-padaman dan kehilangan data, ringkasan tanggungjawab, tiga pengesahan, tandatangan

Siapa yang menggunakan borang pengesahan notis pemeliharaan (legal hold)?

  • Legal hold untuk litigasi apabila tuntutan mahkamah difailkan atau dijangka secara munasabah
  • Siasatan dalaman atau kawal selia yang memerlukan pemeliharaan data
  • Pertikaian pekerjaan apabila e-mel dan mesej pengurus penting
  • Legal hold terhadap pekerja yang akan meninggalkan organisasi sebelum peranti mereka dipadam
  • Pengesahan semula berkala bagi legal hold yang berpanjangan
  • Memetakan sumber data sebelum pengumpulan e-discovery

Soalan dalam borang pengesahan notis pemeliharaan (legal hold) ini

21 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.

1 Anda & notis tersebut

  • Nama penuh anda*
  • E-mel kerja*
  • Jawatan*
  • Jabatan*
  • Pengurus
  • Nama atau rujukan perkara*
  • Tarikh anda menerima notis tersebut*
  • Adakah anda telah membaca keseluruhan notis tersebut?*
  • Apakah yang tidak jelas atau apakah soalan anda?

2 Lokasi maklumat berkaitan mungkin disimpan

  • Di manakah anda mungkin mempunyai dokumen atau data berkaitan?* E-mel kerja · Sembang atau pemesejan (cth. Teams, Slack) · Pemacu dikongsi atau pustaka dokumen · Fail pada komputer riba atau komputer meja saya · Telefon kerja — mesej teks, aplikasi pemesejan, mel suara · Telefon, komputer atau akaun peribadi yang digunakan untuk kerja · Fail kertas atau buku nota · Aplikasi perniagaan (CRM, alat projek, kewangan) · Pemacu USB atau storan luaran
  • Di manakah fail kertas disimpan?* hanya ditanya jika berkenaan
  • Adakah anda menggunakan sebarang pemadaman automatik — mesej yang hilang, peraturan pembersihan peti mel atau pengarkiban automatik?*
  • Yang manakah? Sila matikannya sekarang jika boleh.* hanya ditanya jika berkenaan
  • Adakah anda mengetahui apa-apa maklumat berkaitan yang telah dipadamkan, hilang atau diubah?*
  • Apakah maklumat tersebut, dan lebih kurang bila?* hanya ditanya jika berkenaan
  • Siapakah lagi yang mungkin mempunyai maklumat berkaitan?

3 Pengesahan penerimaan

  • Diterima dan difahami*
  • Pemeliharaan*
  • Tempoh*
  • Tandatangan*
  • Tarikh*

Borang pengesahan notis pemeliharaan (legal hold), halaman demi halaman

1 Anda & notis

Nama, e-mel kerja, jawatan dan jabatan diperlukan; pengurus adalah pilihan. Pemegang data memasukkan nama atau rujukan perkara daripada notis, tarikh mereka menerimanya dan sama ada mereka telah membaca keseluruhannya — jawapan tidak akan memaparkan peringatan untuk membaca keseluruhan notis dan mula memelihara data serta-merta. Kotak pilihan mengumpulkan soalan, bersama peringatan bahawa pemeliharaan perlu diteruskan sementara menunggu jawapan.

2 Lokasi maklumat berkaitan mungkin berada

Sekurang-kurangnya satu lokasi mesti ditandakan: e-mel kerja, sembang, pemacu dikongsi, fail setempat, telefon kerja, peranti atau akaun peribadi yang digunakan untuk kerja, fail kertas, aplikasi perniagaan, storan boleh tanggal atau lokasi lain. Peranti peribadi akan memaparkan nota supaya peranti itu tidak dipadam atau ditetapkan semula; fail kertas meminta lokasinya. Dua soalan wajib ya/tidak bertanya tentang pemadaman automatik (dengan butiran dan arahan untuk mematikannya) serta apa-apa yang telah dipadam atau hilang. Orang lain yang mungkin memegang maklumat adalah pilihan.

3 Pengesahan

Ringkasan tanggungjawab pemegang data — simpan semuanya, hentikan pemadaman rutin, simpan maklumat baharu dan jangan bincangkan perkara ini — tersedia untuk digantikan dengan arahan daripada notis anda sendiri. Tiga pernyataan mengesahkan penerimaan dan pemahaman, pemeliharaan serta bahawa legal hold berkuat kuasa sehingga dilepaskan secara bertulis. Tandatangan dan tarikh melengkapkannya.

Ubah suai templat ini

  • Gantikan ringkasan tanggungjawab dengan arahan daripada notis sebenar anda
  • Tambahkan sistem yang digunakan oleh organisasi anda pada senarai semak lokasi
  • Hantarkannya sebagai permintaan individu kepada setiap pemegang data supaya anda dapat melihat siapa yang belum mengesahkan
  • Tetapkan tarikh tutup yang sepadan dengan tarikh akhir pengesahan anda
  • Halakan respons ke folder berasingan bagi setiap perkara dengan akses terhad
  • Tambahkan butiran hubungan pasukan undang-undang anda pada teks muka hadapan

Petua untuk borang pengesahan notis pemeliharaan (legal hold) yang lebih baik

  • Hantar legal hold dan pengesahan bersama-sama supaya tiada jurang
  • Buat susulan segera terhadap mana-mana pemegang data yang menandakan peranti peribadi atau auto-padaman
  • Minta IT menggantung pemadaman automatik untuk akaun pemegang data secara berpusat juga
  • Hantar semula peringatan secara berkala bagi legal hold yang berpanjangan
  • Jangan lupa pekerja yang akan meninggalkan organisasi — pelihara data mereka sebelum akaun ditutup
  • Minta proses legal hold anda disemak oleh peguam litigasi; templat ini bukan nasihat undang-undang

Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda

Setiap pengesahan difailkan sebagai PDF yang ditandatangani dalam folder peti besi yang telah anda sediakan untuk perkara tersebut. Pasukan undang-undang dimaklumkan dan pemegang data menerima salinan.

Daripada jadual Responses, anda boleh melihat siapa yang telah mengesahkan, menapis sesiapa yang menggunakan auto-padaman atau melaporkan data hilang, serta mengeksport jawapan lokasi data untuk merancang pengumpulan.

  1. Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
  2. Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
  3. Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Gunakan templat pengesahan notis pemeliharaan (legal hold) — percuma

Borang Pengesahan notis pemeliharaan (legal hold): soalan lazim

Adakah templat pengesahan legal hold ini percuma untuk digunakan?

Ya. Ini ialah salah satu templat siap guna FileIt, dan setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, merangkumi aplikasi Forms serta pustaka templat lengkapnya.

Adakah orang yang mengisi borang ini memerlukan akaun FileIt?

Tidak. Sesiapa yang mempunyai pautan atau menerima permintaan melalui e-mel boleh melengkapkan dan menghantar borang tanpa mencipta akaun FileIt. Hanya pemilik borang memerlukannya.

Bolehkah saya melihat pemegang data yang masih belum mengesahkan?

Ya, jika anda menghantar borang sebagai permintaan individu. Setiap permintaan menunjukkan sama ada ia telah dilengkapkan, supaya anda boleh membuat susulan dengan sesiapa yang masih belum berbuat demikian.

Adakah FileIt memelihara data itu sendiri?

Tidak. Borang ini merekodkan pengesahan dan lokasi data. Pemeliharaan serta pengumpulan data dilakukan melalui sistem dan proses anda sendiri.

Mengapa perlu bertanya tentang data yang telah dipadam?

Mengetahuinya lebih awal membolehkan pasukan undang-undang anda menilai dan menanganinya. Borang ini menggalakkan pemegang data supaya berterus terang tentangnya.

Bolehkah saya menggunakannya untuk legal hold yang berpanjangan?

Ya. Hantar semula sebagai pengesahan semula berkala — setiap respons disimpan bersama tarikhnya.

Adakah ini nasihat undang-undang?

Tidak. Ini ialah templat permulaan. Penasihat undang-undang anda harus menentukan skop legal hold dan perkara yang perlu dimaklumkan kepada pemegang data.

Gunakan templat ini — percuma