Apakah templat borang pensijilan kod tatakelakuan (code of conduct)?
Kebanyakan organisasi yang mempunyai kod tatakelakuan (code of conduct) meminta kakitangan mengesahkannya semula sekali setahun. Jika dilakukan melalui e-mel atau di atas kertas, proses ini biasanya berakhir sebagai hamparan nama dengan tanda semak di sebelahnya — yang tidak menunjukkan sama ada seseorang mempunyai konflik kepentingan, menerima layanan atau hospitaliti, atau memegang jawatan lembaga yang tidak pernah dinyatakan.
Templat ini menukar pensijilan tahunan kepada soal selidik ringkas dan tersusun. Pekerja menandakan polisi yang telah dibaca, menyatakan sama ada latihan mereka telah selesai, kemudian menjawab lima soalan pendedahan ya/tidak yang mudah. Setiap jawapan ya membuka kotak susulan untuk mendapatkan butiran, supaya pasukan pematuhan mendapat fakta yang diperlukan tanpa memaksa semua orang mengisi medan yang tidak berkaitan dengan mereka.
Setiap pensijilan disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dan bertarikh dalam folder peti besi yang anda pilih, supaya anda boleh menunjukkan dengan tepat siapa yang mengesahkan perkara apa, dan bila.
- Sesuai untuk
- Pasukan pematuhan, HR dan undang-undang yang mengurus pensijilan etika tahunan
- Diisi oleh
- Setiap pekerja, kontraktor atau pengarah yang diminta untuk membuat pengesahan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5 minit
- Termasuk
- Senarai semak polisi, lima soalan pendedahan dengan soalan susulan, tiga pernyataan pensijilan, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang pensijilan kod tatakelakuan (code of conduct)?
- Pensijilan tahunan kod tatakelakuan dan antirasuah untuk semua kakitangan
- Pengesahan semasa penerimaan pekerja baharu dalam minggu-minggu pertama mereka
- Pensijilan untuk pengarah, pengurus kanan atau pasukan jualan yang berurusan dengan pihak ketiga
- Mengumpulkan pengisytiharan konflik kepentingan dan peranan luar dalam proses yang sama
- Menggantikan helaian pengesahan di atas kertas dengan rekod yang boleh dicari dan bertarikh
- Pensijilan semula selepas kod dikemas kini dengan ketara
Soalan dalam borang pensijilan kod tatakelakuan (code of conduct) ini
27 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama penuh anda*
- ID pekerja
- E-mel kerja*
- Jawatan*
- Jabatan atau pasukan*
- Pengurus lini
- Pejabat atau negara
- Tempoh pengesahan*
2 Kod & polisi
- Saya telah membaca versi semasa…* Kod tatakelakuan · Polisi antirasuah dan pencegahan rasuah · Polisi hadiah dan layanan mesra · Polisi konflik kepentingan · Polisi perlindungan data dan kerahsiaan · Polisi bersuara / pemberi maklumat · Garis panduan persaingan dan antitrust
- Adakah anda telah melengkapkan latihan kod tatakelakuan tahun ini?*
- Tarikh selesai hanya ditanya jika berkenaan
- Mengapa belum selesai, dan bilakah anda akan melengkapkannya?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Pendedahan
- Adakah anda mempunyai konflik kepentingan sebenar, berpotensi atau yang dianggap wujud?*
- Huraikan konflik tersebut dan cara ia diuruskan* hanya ditanya jika berkenaan
- Dalam tempoh 12 bulan yang lalu, adakah anda telah memberi atau menerima hadiah, layanan mesra atau hiburan yang belum anda daftarkan?*
- Apakah perkara tersebut, daripada atau kepada siapa, anggaran nilai dan tarikh* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda telah ditawarkan, diminta atau membuat apa-apa bayaran atau layanan yang boleh dianggap sebagai rasuah atau bayaran pemudah cara?*
- Apakah yang berlaku?* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda memegang apa-apa pekerjaan, jawatan pengarah, jawatan lembaga atau peranan penasihat di luar organisasi?*
- Organisasi, peranan dan komitmen masa* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda mengetahui apa-apa pelanggaran kod yang belum dilaporkan?*
- Huraikan kebimbangan tersebut (pilihan) hanya ditanya jika berkenaan
4 Pengesahan
- Pemahaman*
- Pematuhan*
- Pendedahan lengkap*
- Tandatangan*
- Tarikh*
Borang pensijilan kod tatakelakuan (code of conduct), halaman demi halaman
1 Tentang anda
Nama, e-mel kerja, jawatan dan jabatan diperlukan; ID pekerja, pengurus baris dan pejabat atau negara adalah pilihan tetapi memudahkan jadual Responses diisih. Medan Tempoh pensijilan (contohnya "2026 annual certification") memisahkan pengesahan setiap tahun apabila orang yang sama membuat pensijilan semula.
2 Kod & polisi
Di bawah Saya telah membaca versi semasa bagi…, pekerja menandakan setiap polisi yang telah dibaca — kod itu sendiri, antirasuah dan pencegahan rasuah, hadiah dan hospitaliti, konflik kepentingan, perlindungan data dan kerahsiaan, saluran melaporkan kebimbangan (speak-up), serta garis panduan persaingan. Sekurang-kurangnya satu mesti ditandakan.
Mereka kemudian menyatakan sama ada latihan tahun ini telah selesai. Jawapan ya meminta tarikh selesai; jawapan tidak meminta, sebagai soalan wajib, sebab latihan itu belum selesai dan bila mereka akan menyiapkannya, supaya jurang disertakan dengan pelan dan bukannya dibiarkan kosong.
3 Pendedahan
Lima soalan ya/tidak merangkumi bidang yang paling sering ditanya oleh kod tatakelakuan (code of conduct): konflik kepentingan, hadiah atau hospitaliti yang tidak didaftarkan dalam tempoh 12 bulan terakhir, apa-apa perkara yang boleh dianggap sebagai rasuah atau bayaran pemudah cara, pekerjaan luar atau peranan lembaga, serta pelanggaran kod yang tidak dilaporkan. Setiap jawapan ya memaparkan kotak butiran yang wajib diisi — kecuali soalan terakhir, apabila borang mengucapkan terima kasih, menunjukkan saluran melaporkan kebimbangan yang sulit, dan menjadikan penerangan sebagai pilihan supaya tiada sesiapa berasa terpaksa menulis sesuatu yang lebih mereka selesa bangkitkan melalui cara lain.
4 Pensijilan
Tiga pernyataan berasingan mengesahkan bahawa orang tersebut memahami polisi, telah mematuhinya sepanjang tempoh berkenaan (kecuali seperti yang didedahkan), dan telah mendedahkan segala perkara yang diwajibkan. Tandatangan dan tarikh melengkapkan borang.
Ubah suai templat ini
- Gantikan senarai polisi dengan nama tepat kod dan polisi sokongan anda sendiri, serta pautkan ke lokasinya
- Tambahkan ambang hadiah dan hospitaliti anda pada soalan hadiah supaya orang ramai tahu perkara yang dikira
- Masukkan nama atau pautan saluran melaporkan kebimbangan anda ke dalam nota yang muncul apabila seseorang melaporkan kebimbangan
- Hantar sebagai permintaan yang boleh dijejaki kepada senarai pekerja supaya anda boleh melihat siapa yang masih belum membuat pensijilan
- Tetapkan tarikh tutup yang sepadan dengan tarikh akhir pensijilan anda
- Halakan respons ke folder pematuhan khusus, berasingan daripada rekod HR umum
Petua untuk borang pensijilan kod tatakelakuan (code of conduct) yang lebih baik
- Beritahu orang lebih awal bahawa kebanyakan pendedahan adalah perkara rutin — budaya yang menganggap pengisytiharan sebagai perkara biasa menghasilkan jawapan yang lebih jujur
- Jalankan pensijilan pada masa yang sama setiap tahun supaya ia menjadi kebiasaan dan bukannya sesuatu yang mengejutkan
- Buat susulan terhadap setiap jawapan ya, walaupun akhirnya perkara itu tidak berbahaya, supaya orang ramai melihat bahawa proses ini dipandang serius
- Simpan versi kod yang berkuat kuasa ketika setiap orang membuat pensijilan
- Sediakan saluran sebenar untuk membangkitkan kebimbangan secara tanpa nama; borang yang memaparkan nama mereka tidak sepatutnya menjadi satu-satunya pilihan
- Minta peguam atau penasihat pematuhan anda menyemak ayatnya — ini ialah templat permulaan, bukan nasihat undang-undang
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap penyerahan menjadi PDF yang ditandatangani dalam folder peti besi yang anda pilih, dengan tajuk yang mengandungi nama dan tarikh orang tersebut. Jika pemberitahuan pemilik diaktifkan, anda akan menerima e-mel bagi setiap pensijilan yang diterima.
Dalam jadual Responses, anda boleh menapis sesiapa yang menjawab ya kepada soalan pendedahan dan membuat susulan secara individu, atau mengeksport semuanya ke CSV untuk dipadankan dengan senarai kakitangan dan melihat siapa yang masih perlu membuat pensijilan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pensijilan kod tatakelakuan (code of conduct): soalan lazim
Adakah templat pensijilan kod tatakelakuan (code of conduct) ini percuma untuk digunakan?
Ya. Ini ialah salah satu templat sedia guna FileIt, dan setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, merangkumi aplikasi Forms serta pustaka templatnya yang lengkap.
Adakah orang yang mengisi borang ini memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Sesiapa yang mempunyai pautan atau menerima permintaan melalui e-mel boleh melengkapkan dan menghantar borang tanpa mencipta akaun FileIt. Hanya pemilik borang memerlukannya.
Bolehkah saya melihat siapa yang masih belum membuat pensijilan?
Ya, jika anda menghantar borang sebagai permintaan individu dan bukannya pautan awam. Setiap permintaan menunjukkan sama ada ia telah dilengkapkan, supaya anda boleh membuat susulan dengan sesiapa yang masih belum selesai.
Adakah ini menjadikan kami mematuhi undang-undang antirasuah?
Tidak. Tiada borang yang boleh melakukannya sendiri. Pensijilan tahunan yang didokumenkan ialah sebahagian daripada program pematuhan yang lazim, tetapi ia bukan nasihat undang-undang dan tidak menggantikan polisi, latihan serta kawalan yang sewajarnya. Minta penasihat anda sendiri menyemak ayatnya.
Bolehkah saya menambah soalan khusus untuk industri kami?
Ya. Setiap soalan, pilihan polisi dan pernyataan boleh disunting, dibuang atau ditambah dalam pereka bentuk — contohnya soalan tentang urusan dengan pegawai awam atau sekatan perdagangan.
Bagaimana jika seseorang melaporkan pelanggaran melalui borang ini?
Borang ini membolehkan mereka menerangkannya, tetapi FileIt tidak menyiasat atau menaikkan perkara itu secara automatik. Pastikan seseorang menyemak setiap respons dan mengikuti prosedur anda sendiri untuk mengendalikan kebimbangan.
Bolehkah pekerja memuat turun salinan perkara yang telah mereka sahkan?
Ya. Borang ini ditetapkan untuk menghantar salinan penyerahan kepada setiap responden melalui e-mel, dan anda boleh mematikannya dalam tetapan borang.