¿Qué es la plantilla del formulario de certificación del código de conducta?
La mayoría de las organizaciones con un código de conducta pide al personal que lo vuelva a confirmar una vez al año. Si se hace por correo electrónico o en papel, normalmente acaba convirtiéndose en una hoja de cálculo con nombres y una marca al lado; pero eso no dice nada sobre si alguien tenía un conflicto de intereses, aceptó invitaciones o tenía un puesto en un consejo que no había declarado.
Esta plantilla convierte la certificación anual en un cuestionario breve y estructurado. Los empleados marcan las políticas que han leído, indican si han completado su formación y responden después a cinco preguntas sencillas de sí o no sobre declaraciones. Cada respuesta afirmativa abre un campo de seguimiento para pedir los detalles, de modo que el equipo de cumplimiento obtiene la información que necesita sin que todo el mundo tenga que recorrer campos que no le corresponden.
Cada certificación se guarda como un PDF firmado y fechado en la carpeta de la bóveda que elijas, para que puedas demostrar exactamente quién certificó qué y cuándo.
- Ideal para
- Equipos de cumplimiento, RR. HH. y legal que gestionan una certificación ética anual
- Quién lo completa
- Cada empleado, contratista o director al que se pida certificar
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Lista de comprobación de políticas, cinco preguntas sobre declaraciones con seguimiento, tres declaraciones de certificación y firma
¿Quién usa un formulario de certificación del código de conducta?
- Certificación anual del código de conducta y antisoborno para todo el personal
- Confirmación de incorporación para nuevas personas durante sus primeras semanas
- Certificación para directores, altos directivos o equipos de ventas que tratan con terceros
- Recopilación en un mismo proceso de declaraciones de conflictos de intereses y funciones externas
- Sustitución de una hoja de confirmación en papel por un registro consultable y fechado
- Recertificación después de una actualización importante del código
Preguntas de este formulario de certificación del código de conducta
27 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre completo*
- ID de empleado
- Correo electrónico de trabajo*
- Puesto de trabajo*
- Departamento o equipo*
- Responsable directo
- Oficina o país
- Período de certificación*
2 Código y políticas
- He leído la versión actual de…* Código de conducta · Política contra el soborno y la corrupción · Política sobre regalos y atenciones · Política sobre conflictos de intereses · Política de protección de datos y confidencialidad · Política de comunicación de irregularidades · Directrices sobre competencia y defensa de la competencia
- ¿Has completado la formación sobre el código de conducta de este año?*
- Fecha de finalización solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Por qué todavía no y cuándo la completarás?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Declaraciones
- ¿Tienes algún conflicto de intereses real, potencial o aparente?*
- Describe el conflicto y cómo se está gestionando* solo se pregunta cuando corresponde
- En los últimos 12 meses, ¿has dado o recibido regalos, atenciones o invitaciones que no hayas registrado?*
- Qué fue, de quién o para quién, valor aproximado y fecha* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te han ofrecido, pedido o has realizado algún pago o favor que pudiera considerarse un soborno o un pago de facilitación?*
- ¿Qué ocurrió?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes algún empleo externo, cargo directivo, puesto en un consejo o función de asesoramiento?*
- Organización, función y dedicación* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes conocimiento de algún incumplimiento del código que no se haya comunicado?*
- Describe la preocupación (opcional) solo se pregunta cuando corresponde
4 Certificación
- Comprensión*
- Cumplimiento*
- Declaración completa*
- Firma*
- Fecha*
El formulario certificación del código de conducta, página por página
1 Sobre ti
El nombre, el correo electrónico profesional, el puesto y el departamento son obligatorios; el ID de empleado, el responsable directo y la oficina o el país son opcionales, pero facilitan la ordenación de la tabla de respuestas. Un campo de periodo de certificación (por ejemplo, "certificación anual de 2026") mantiene separadas las confirmaciones de cada año cuando la misma persona vuelve a certificar.
2 Código y políticas
En Tengo que haber leído la versión actual de…, los empleados marcan cada política que han leído: el propio código, las normas antisoborno y anticorrupción, los regalos y las invitaciones, los conflictos de intereses, la protección de datos y la confidencialidad, el canal de comunicación de irregularidades y las directrices de competencia. Hay que marcar al menos una.
Después indican si han completado la formación de este año. La respuesta afirmativa pide la fecha de finalización; la negativa pregunta, de forma obligatoria, por qué todavía no la han completado y cuándo lo harán, para que las carencias vayan acompañadas de un plan y no queden en blanco.
3 Declaraciones
Cinco preguntas de sí o no abarcan los aspectos que la mayoría de los códigos pregunta: conflictos de intereses, regalos o invitaciones no registrados en los últimos 12 meses, cualquier cosa que pudiera considerarse un soborno o un pago de facilitación, empleo externo o puestos en consejos, e incumplimientos del código no comunicados. Cada respuesta afirmativa muestra un campo obligatorio para los detalles, excepto la última: en ese caso, el formulario agradece a la persona la comunicación, la dirige al canal confidencial de comunicación de irregularidades y deja opcional la descripción, para que nadie se sienta obligado a escribir algo que prefiera comunicar por otra vía.
4 Certificación
Tres declaraciones independientes confirman que la persona entiende las políticas, las ha cumplido durante el periodo (salvo lo declarado) y ha comunicado todo lo que debía comunicar. La firma y la fecha cierran el formulario.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de políticas por los nombres exactos de tu propio código y de las políticas complementarias, y enlaza el lugar donde se encuentran
- Añade el umbral de regalos e invitaciones de tu organización a la pregunta sobre regalos, para que las personas sepan qué se considera relevante
- Incluye el nombre o el enlace de tu canal de comunicación de irregularidades en la nota que aparece cuando alguien comunica una preocupación
- Envíalo como solicitudes con seguimiento a una lista de empleados para saber quién todavía no ha certificado
- Establece una fecha de cierre que coincida con tu plazo de certificación
- Dirige las respuestas a una carpeta de cumplimiento específica, separada de los registros generales de RR. HH.
Consejos para mejorar tu formulario certificación del código de conducta
- Informa de antemano a las personas de que la mayoría de las declaraciones son rutinarias: una cultura en la que declarar es normal consigue respuestas más sinceras
- Realiza la certificación en el mismo momento cada año para que se convierta en un hábito y no en una sorpresa
- Haz seguimiento de cada respuesta afirmativa, aunque resulte inofensiva, para que las personas vean que el proceso se toma en serio
- Conserva la versión del código que estaba vigente cuando cada persona certificó
- Ofrece un canal real para comunicar preocupaciones de forma anónima; un formulario con su nombre no debería ser la única opción
- Pide a tu asesor jurídico o de cumplimiento que revise el texto: esta es una plantilla de partida, no asesoramiento legal
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada envío se convierte en un PDF firmado en la carpeta de la bóveda que hayas elegido, con el nombre y la fecha de la persona en el título. Si las notificaciones al propietario están activadas, recibirás un correo electrónico por cada certificación que llegue.
En la tabla de respuestas puedes filtrar a quienes respondieron afirmativamente a una pregunta sobre declaraciones y hacer seguimiento individual, o exportarlo todo a CSV para cotejarlo con tu lista de personal y saber quién aún tiene que certificar.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Certificación del código de conducta: preguntas frecuentes
¿Es gratis usar esta plantilla de certificación del código de conducta?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de FileIt, y todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, incluyen la aplicación Forms y su biblioteca completa de plantillas.
¿Las personas que completan este formulario necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cualquier persona que tenga el enlace o reciba una solicitud por correo electrónico puede completar y enviar el formulario sin crear una cuenta de FileIt. Solo la necesita el propietario del formulario.
¿Puedo ver quién todavía no ha certificado?
Sí, si envías el formulario como solicitudes individuales en lugar de usar un enlace público. Cada solicitud indica si se ha completado, para que puedas reclamar la respuesta a quien falte.
¿Esto garantiza que cumplamos las leyes antisoborno?
No por sí solo. Una certificación anual documentada es una parte habitual de un programa de cumplimiento, pero no constituye asesoramiento legal ni sustituye unas políticas, una formación y unos controles adecuados. Pide a tu propio asesor que revise el texto.
¿Puedo añadir preguntas específicas de nuestro sector?
Sí. En el diseñador puedes editar, eliminar o añadir cualquier pregunta, opción de política o declaración; por ejemplo, una pregunta sobre relaciones con funcionarios públicos o sanciones comerciales.
¿Qué ocurre si alguien comunica un incumplimiento en el formulario?
El formulario permite describirlo, pero FileIt no investiga ni escala nada automáticamente. Asegúrate de que alguien revisa cada respuesta y sigue tu propio procedimiento para gestionar las preocupaciones.
¿Pueden los empleados descargar una copia de lo que han certificado?
Sí. El formulario está configurado para enviar por correo electrónico a cada persona que responde una copia de su envío, y puedes desactivarlo en la configuración del formulario.