ما قالب نموذج إقرار بالالتزام بمدونة قواعد السلوك؟
تطلب معظم المؤسسات التي لديها مدونة لقواعد السلوك من الموظفين إعادة تأكيد التزامهم بها مرة سنويًا. وعندما يتم ذلك عبر البريد الإلكتروني أو على الورق، ينتهي الأمر عادةً بجدول بيانات يضم أسماء وبجانب كل اسم علامة — وهو ما لا يخبرك إن كان أحد لديه تضارب في المصالح، أو قبل ضيافة، أو شغل منصبًا في مجلس إدارة دون الإفصاح عنه.
يحوّل هذا القالب الإقرار السنوي إلى استبيان قصير ومنظم. يحدد الموظفون السياسات التي قرؤوها، ويذكرون ما إذا كانوا قد أتموا تدريبهم، ثم يجيبون عن خمسة أسئلة إفصاح واضحة بنعم أو لا. وتفتح كل إجابة بنعم مربع متابعة يطلب التفاصيل، حتى تحصل فرق الامتثال على الحقائق التي تحتاجها من دون إرهاق الجميع بملء حقول لا تنطبق عليهم.
يُحفظ كل إقرار بصيغة PDF موقّعة ومؤرخة في مجلد الخزنة الذي تختاره، حتى تتمكن من إظهار من أقرّ بماذا ومتى بالضبط.
- مناسب لـ
- فرق الامتثال والموارد البشرية والشؤون القانونية التي تدير إقرارًا سنويًا بالأخلاقيات
- يُعبّئه
- كل موظف أو متعاقد أو مدير يُطلب منه تقديم الإقرار
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 5 دقائق
- يتضمن
- قائمة تحقق للسياسات، وخمسة أسئلة إفصاح مع أسئلة متابعة، وثلاثة إقرارات، وتوقيعًا
من يستخدم نموذج إقرار بالالتزام بمدونة قواعد السلوك؟
- إقرار سنوي بمدونة قواعد السلوك ومكافحة الرشوة لجميع الموظفين
- إقرار الانضمام للموظفين الجدد خلال أسابيعهم الأولى
- إقرار المديرين وأعضاء الإدارة العليا أو فرق المبيعات التي تتعامل مع أطراف ثالثة
- جمع إقرارات تضارب المصالح والأدوار الخارجية في العملية نفسها
- استبدال ورقة الإقرار الورقية بسجل قابل للبحث ومؤرخ
- إعادة الإقرار بعد إجراء تحديث جوهري على المدونة
أسئلة نموذج إقرار بالالتزام بمدونة قواعد السلوك هذا
27 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 معلومات عنك
- اسمك الكامل*
- الرقم الوظيفي
- البريد الإلكتروني للعمل*
- المسمى الوظيفي*
- القسم أو الفريق*
- المدير المباشر
- المكتب أو الدولة
- فترة الإقرار*
2 المدونة والسياسات
- لقد قرأت الإصدار الحالي من…* مدونة قواعد السلوك · سياسة مكافحة الرشوة والفساد · سياسة الهدايا والضيافة · سياسة تضارب المصالح · سياسة حماية البيانات والسرية · سياسة الإبلاغ عن المخالفات / التبليغ عن المخالفات · إرشادات المنافسة ومكافحة الاحتكار
- هل أكملت التدريب على مدونة قواعد السلوك لهذا العام؟*
- تاريخ الإكمال لا يُطرح إلا عند انطباقه
- لماذا لم تكمله بعد، ومتى ستكمله؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الإفصاحات
- هل لديك أي تضارب مصالح فعلي أو محتمل أو متصوَّر؟*
- صِف التضارب وكيفية التعامل معه* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- خلال الأشهر 12 الماضية، هل منحت أو تلقيت هدايا أو ضيافة أو ترفيهًا لم تسجّله؟*
- ما الهدية، ومن أو إلى من، والقيمة التقريبية والتاريخ* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل عُرضت عليك أو طُلب منك أو أجريتَ أي دفعة أو قدمتَ أي خدمة يمكن اعتبارها رشوة أو دفعة لتسهيل إجراء؟*
- ماذا حدث؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل لديك أي وظيفة خارجية أو منصب إداري أو عضوية في مجلس إدارة أو دور استشاري؟*
- المنظمة والدور والوقت الملتزم به* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تعلم بوجود أي مخالفة للمدونة لم يُبلَّغ عنها؟*
- صِف مصدر القلق (اختياري) لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 الإقرار
- الفهم*
- الامتثال*
- الإفصاح الكامل*
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج إقرار بالالتزام بمدونة قواعد السلوك، صفحةً صفحةً
1 نبذة عنك
يُطلب الاسم والبريد الإلكتروني للعمل والمسمى الوظيفي والقسم؛ أما رقم الموظف والمدير المباشر والمكتب أو الدولة فهي معلومات اختيارية، لكنها تسهّل فرز جدول الردود. ويحافظ حقل فترة الإقرار (مثل "الإقرار السنوي لعام 2026") على فصل إقرارات كل عام عندما يقدم الشخص نفسه إقرارًا جديدًا.
2 المدونة والسياسات
ضمن قسم قرأت النسخة الحالية من…، يحدد الموظفون كل سياسة قرؤوها — المدونة نفسها، ومكافحة الرشوة والفساد، والهدايا والضيافة، وتضارب المصالح، وحماية البيانات والسرية، والإبلاغ عن المخالفات، وإرشادات المنافسة. ويجب تحديد خيار واحد على الأقل.
ثم يذكرون ما إذا كانوا قد أتموا تدريب هذا العام. وتطلب الإجابة بنعم تاريخ الإكمال؛ أما الإجابة بلا فتطلب، كسؤال إلزامي، سبب عدم الإكمال حتى الآن وموعد إتمامه، حتى تأتي الفجوات مصحوبة بخطة بدلًا من تركها فارغة.
3 الإفصاحات
تغطي خمسة أسئلة بنعم أو لا المجالات التي تسأل عنها معظم المدونات: تضارب المصالح، والهدايا أو الضيافة غير المُفصح عنها خلال آخر 12 شهرًا، وأي شيء قد يُنظر إليه على أنه رشوة أو دفعة تيسيرية، والعمل الخارجي أو عضوية مجالس الإدارة، والمخالفات غير المُبلّغ عنها للمدونة. وتكشف كل إجابة بنعم عن مربع تفاصيل إلزامي — باستثناء السؤال الأخير، حيث يشكر النموذج الشخص، ويوجهه إلى قناة الإبلاغ السرية، ويجعل الوصف اختياريًا حتى لا يشعر أحد بأنه مضطر إلى تدوين أمر يفضل طرحه بطريقة أخرى.
4 الإقرار
تؤكد ثلاثة إقرارات منفصلة أن الشخص يفهم السياسات، وقد التزم بها خلال الفترة (باستثناء ما تم الإفصاح عنه)، وأفصح عن كل ما يُطلب منه الإفصاح عنه. ويُختتم النموذج بالتوقيع والتاريخ.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل قائمة السياسات بالأسماء الدقيقة لمدونتك وسياساتك الداعمة، وأضف رابطًا إلى مكانها
- أضف الحد الأقصى للهدايا والضيافة لديك إلى سؤال الهدايا حتى يعرف الأشخاص ما الذي يُحتسب
- أضف اسم قناة الإبلاغ عن المخالفات أو رابطها إلى الملاحظة التي تظهر عندما يبلّغ شخص عن مصدر قلق
- أرسل النموذج كطلبات مُتابَعة إلى قائمة من الموظفين حتى تتمكن من معرفة من لم يقدم إقراره بعد
- حدد تاريخ إغلاق يتوافق مع الموعد النهائي للإقرار
- وجّه الردود إلى مجلد مخصص للامتثال، منفصل عن سجلات الموارد البشرية العامة
نصائح لتحسين نموذج إقرار بالالتزام بمدونة قواعد السلوك
- أخبر الأشخاص مسبقًا بأن معظم الإفصاحات اعتيادية — فالثقافة التي تجعل الإفصاح أمرًا طبيعيًا تؤدي إلى إجابات أكثر صدقًا
- أجرِ الإقرار في الوقت نفسه من كل عام حتى يصبح عادة بدلًا من أن يكون مفاجأة
- تابع كل إجابة بنعم، حتى عندما يتبين أنها غير ضارة، حتى يدرك الأشخاص أن العملية تؤخذ على محمل الجد
- احتفظ بنسخة المدونة التي كانت سارية عندما قدم كل شخص إقراره
- وفّر قناة حقيقية لطرح المخاوف دون الكشف عن الهوية؛ فلا ينبغي أن يكون النموذج الذي يحمل اسم الشخص الخيار الوحيد
- اطلب من مستشارك القانوني أو مستشار الامتثال مراجعة الصياغة — فهذا قالب بداية وليس استشارة قانونية
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يتحول كل إرسال إلى ملف PDF موقّع في مجلد الخزنة الذي اخترته، ويُسمى باسم الشخص وتاريخه. وإذا كانت إشعارات المالك مفعّلة، فستتلقى بريدًا إلكترونيًا عند وصول كل إقرار.
في جدول الردود، يمكنك التصفية للعثور على أي شخص أجاب بنعم عن سؤال إفصاح ومتابعته بشكل فردي، أو تصدير كل شيء إلى CSV لمطابقته مع قائمة الموظفين ومعرفة من لا يزال بحاجة إلى تقديم إقراره.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج إقرار بالالتزام بمدونة قواعد السلوك: الأسئلة الشائعة
هل استخدام قالب إقرار مدونة قواعد السلوك هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد قوالب FileIt الجاهزة، وكل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية، يتضمن تطبيق Forms ومكتبته الكاملة من القوالب.
هل يحتاج الأشخاص الذين يعبّئون هذا النموذج إلى حساب FileIt؟
لا. يمكن لأي شخص لديه الرابط أو طلب مُرسل عبر البريد الإلكتروني إكمال النموذج وإرساله من دون إنشاء حساب FileIt. ويحتاج مالك النموذج فقط إلى حساب.
هل يمكنني معرفة من لم يقدم إقراره بعد؟
نعم، إذا أرسلت النموذج كطلبات فردية بدلًا من استخدام رابط عام. ويظهر في كل طلب ما إذا كان قد اكتمل، حتى تتمكن من متابعة من لم ينجز المطلوب.
هل يجعلنا هذا ملتزمين بقوانين مكافحة الرشوة؟
لا يمكن لأي نموذج أن يحقق ذلك بمفرده. فالإقرار السنوي الموثق جزء شائع من برنامج الامتثال، لكنه ليس استشارة قانونية ولا يحل محل السياسات والتدريب والضوابط المناسبة. اطلب من مستشارك مراجعة الصياغة.
هل يمكنني إضافة أسئلة خاصة بقطاعنا؟
نعم. يمكن تعديل كل سؤال وخيار سياسة وإقرار أو حذفه أو إضافة غيره إليه في المصمم — مثل سؤال عن التعامل مع المسؤولين الحكوميين أو العقوبات التجارية.
ماذا يحدث إذا أبلغ شخص عن مخالفة في النموذج؟
يتيح النموذج له وصفها، لكن FileIt لا يحقق في أي أمر أو يصعّده تلقائيًا. احرص على أن يراجع شخص ما كل رد، وأن تتبع إجراءاتك الخاصة للتعامل مع المخاوف.
هل يمكن للموظفين تنزيل نسخة مما أقروا به؟
نعم. تم إعداد النموذج لإرسال نسخة من الإرسال إلى كل مستجيب عبر البريد الإلكتروني، ويمكنك إيقاف ذلك من إعدادات النموذج.