Quel est le modèle de formulaire certification du code de conduite ?
La plupart des organisations dotées d’un code de conduite (code of conduct) demandent à leur personnel de le reconfirmer une fois par an. Réalisée par e-mail ou sur papier, cette démarche se résume généralement à un tableau de noms cochés — sans rien indiquer sur l’existence éventuelle d’un conflit d’intérêts, l’acceptation d’une invitation ou l’exercice d’un mandat d’administrateur non déclaré.
Ce modèle transforme la certification annuelle en un questionnaire court et structuré. Les employés cochent les politiques qu’ils ont lues, indiquent si leur formation est terminée, puis répondent à cinq questions de déclaration simples, par oui ou non. Chaque réponse positive ouvre un champ complémentaire demandant des précisions, afin que l’équipe conformité obtienne les informations nécessaires sans obliger chacun à parcourir des champs qui ne le concernent pas.
Chaque certification est enregistrée au format PDF signé et daté dans le dossier coffre-fort de votre choix. Vous pouvez ainsi montrer exactement qui a certifié quoi et à quelle date.
- Idéal pour
- Les équipes conformité, RH et juridiques qui organisent une certification annuelle en matière d’éthique
- Rempli par
- Chaque employé, prestataire ou administrateur invité à certifier
- Durée de remplissage
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Liste de contrôle des politiques, cinq questions de déclaration avec précisions, trois déclarations de certification, signature
Qui utilise un formulaire certification du code de conduite ?
- Certification annuelle du code de conduite (code of conduct) et de la lutte contre la corruption pour l’ensemble du personnel
- Validation d’intégration pour les nouveaux arrivants au cours de leurs premières semaines
- Certification des administrateurs, cadres dirigeants ou équipes commerciales en relation avec des tiers
- Collecte simultanée des déclarations de conflits d’intérêts et d’activités externes
- Remplacement d’une feuille de validation papier par un enregistrement daté et consultable
- Nouvelle certification après une mise à jour substantielle du code
Questions de ce formulaire certification du code de conduite
27 questions sur 4 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Nom et prénom*
- Matricule
- Adresse e-mail professionnelle*
- Fonction*
- Département ou équipe*
- Responsable hiérarchique
- Bureau ou pays
- Période d’attestation*
2 Code et politiques
- J’ai lu la version actuelle de…* Code de conduite · Politique de lutte contre la corruption · Politique relative aux cadeaux et invitations · Politique relative aux conflits d’intérêts · Politique relative à la protection des données et à la confidentialité · Politique de signalement / d’alerte éthique · Directives relatives à la concurrence et aux pratiques anticoncurrentielles
- Avez-vous suivi la formation de cette année sur le code de conduite ?*
- Date d’achèvement affichée uniquement si applicable
- Pourquoi ne l’avez-vous pas encore suivie et quand la suivrez-vous ?* affichée uniquement si applicable
3 Déclarations
- Avez-vous un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent ?*
- Décrivez le conflit et la manière dont il est géré* affichée uniquement si applicable
- Au cours des 12 derniers mois, avez-vous donné ou reçu des cadeaux, invitations ou divertissements que vous n’avez pas déclarés ?*
- Quoi, de qui ou à qui, valeur approximative et date* affichée uniquement si applicable
- Vous a-t-on proposé ou demandé un paiement ou une faveur, ou avez-vous effectué un paiement ou accordé une faveur pouvant être considéré comme un pot-de-vin ou un paiement de facilitation ?*
- Que s’est-il passé ?* affichée uniquement si applicable
- Exercez-vous un emploi externe ou occupez-vous un mandat d’administrateur, une fonction au conseil d’administration ou un rôle de conseil ?*
- Organisation, fonction et temps consacré* affichée uniquement si applicable
- Avez-vous connaissance d’un manquement au code qui n’a pas été signalé ?*
- Décrivez la préoccupation (facultatif) affichée uniquement si applicable
4 Attestation
- Compréhension*
- Respect des règles*
- Déclaration exhaustive*
- Signature*
- Date*
Le formulaire certification du code de conduite, page par page
1 À votre sujet
Le nom, l’adresse e-mail professionnelle, le poste et le service sont obligatoires ; l’identifiant employé, le responsable hiérarchique et le bureau ou pays sont facultatifs, mais facilitent le tri du tableau des réponses. Un champ Période de certification (par exemple « certification annuelle 2026 ») permet de distinguer les validations de chaque année lorsqu’une même personne certifie à nouveau.
2 Code et politiques
Sous J’ai lu la version actuelle de…, les employés cochent chaque politique qu’ils ont lue : le code lui-même, la lutte contre la corruption (anti-bribery and corruption), les cadeaux et invitations, les conflits d’intérêts (conflicts of interest), la protection des données et la confidentialité (data protection and confidentiality), le dispositif d’alerte (« speak-up ») et les règles de concurrence (competition guidelines). Au moins une case doit être cochée.
Ils indiquent ensuite si la formation de cette année est terminée. La réponse Oui demande la date de fin ; la réponse Non demande obligatoirement pourquoi elle ne l’est pas encore et quand elle sera terminée, afin que les lacunes soient accompagnées d’un plan plutôt que laissées vides.
3 Déclarations
Cinq questions oui/non couvrent les domaines abordés par la plupart des codes : les conflits d’intérêts (conflicts of interest), les cadeaux ou invitations non déclarés au cours des 12 derniers mois, tout élément pouvant être considéré comme un pot-de-vin ou un paiement de facilitation (facilitation payment), les emplois externes ou mandats d’administrateur, ainsi que les violations non signalées du code. Chaque réponse Oui affiche un champ obligatoire demandant des précisions — sauf la dernière : le formulaire remercie alors la personne, l’oriente vers le canal d’alerte confidentiel et laisse la description facultative, afin que personne ne se sente obligé d’écrire quelque chose qu’il préférerait signaler autrement.
4 Certification
Trois déclarations distinctes confirment que la personne comprend les politiques, les a respectées pendant la période (sauf éléments déclarés) et a déclaré tout ce qui devait l’être. Une signature et une date clôturent le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la liste des politiques par les intitulés exacts de votre propre code et de vos politiques complémentaires, et ajoutez un lien vers leur emplacement
- Ajoutez votre seuil applicable aux cadeaux et invitations dans la question correspondante afin que chacun sache ce qui doit être déclaré
- Indiquez le nom ou le lien de votre canal d’alerte dans la note qui s’affiche lorsqu’une personne signale un problème
- Envoyez le formulaire sous forme de demandes suivies à une liste d’employés afin de voir qui n’a pas encore certifié
- Définissez une date de clôture correspondant à votre échéance de certification
- Acheminez les réponses vers un dossier conformité dédié, distinct des dossiers RH généraux
Conseils pour un meilleur formulaire certification du code de conduite
- Prévenez les personnes à l’avance que la plupart des déclarations sont courantes : une culture où la déclaration est normale favorise des réponses plus sincères
- Organisez la certification à la même période chaque année afin qu’elle devienne une habitude plutôt qu’une surprise
- Donnez suite à chaque réponse Oui, même lorsqu’elle s’avère sans conséquence, afin que chacun constate que le processus est pris au sérieux
- Conservez la version du code en vigueur au moment où chaque personne a certifié
- Mettez à disposition un véritable canal permettant de signaler des problèmes de manière anonyme ; un formulaire nominatif ne devrait pas être la seule option
- Faites relire le texte par votre conseiller juridique ou conformité : il s’agit d’un modèle de départ, pas d’un conseil juridique
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque envoi devient un PDF signé dans le dossier coffre-fort que vous avez choisi, avec le nom et la date de la personne comme titre. Si les notifications au propriétaire sont activées, vous recevrez un e-mail pour chaque certification reçue.
Dans le tableau des réponses, vous pouvez filtrer les personnes ayant répondu Oui à une question de déclaration et assurer un suivi individuel, ou tout exporter au format CSV afin de rapprocher les données de votre liste du personnel et de voir qui doit encore certifier.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Certification du code de conduite : questions fréquentes
Ce modèle de certification du code de conduite est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de FileIt, et chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, comprend l’application Forms et sa bibliothèque complète de modèles.
Les personnes qui remplissent ce formulaire doivent-elles avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien ou d’une demande envoyée par e-mail peut remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte FileIt. Seul le propriétaire du formulaire en a besoin.
Puis-je voir qui n’a pas encore certifié ?
Oui, si vous envoyez le formulaire sous forme de demandes individuelles plutôt que par lien public. Chaque demande indique si elle a été complétée, ce qui vous permet de relancer les personnes concernées.
Cela nous rend-il conformes aux lois anticorruption ?
Non, aucun formulaire ne peut suffire à lui seul. Une certification annuelle documentée est un élément courant d’un programme de conformité, mais elle ne constitue pas un conseil juridique et ne remplace ni des politiques, ni une formation, ni des contrôles appropriés. Faites vérifier le texte par votre propre conseiller.
Puis-je ajouter des questions propres à notre secteur ?
Oui. Chaque question, option de politique et déclaration peut être modifiée, supprimée ou complétée dans le concepteur — par exemple une question sur les relations avec des agents publics ou les sanctions commerciales.
Que se passe-t-il si quelqu’un signale une violation dans le formulaire ?
Le formulaire permet de la décrire, mais FileIt n’enquête pas automatiquement et ne transmet rien de manière automatique. Veillez à ce qu’une personne examine chaque réponse et suive votre propre procédure de traitement des signalements.
Les employés peuvent-ils télécharger une copie de ce qu’ils ont certifié ?
Oui. Le formulaire est configuré pour envoyer à chaque répondant une copie de sa réponse, et vous pouvez désactiver cette option dans les paramètres du formulaire.