Modèle de formulaire de signalement d’alerte

Quel est le modèle de formulaire signalement d’alerte professionnelle ?

Signaler une fraude, des risques pour la sécurité ou tout autre acte répréhensible grave est déjà difficile, sans devoir en plus se demander comment formuler son signalement, qui le verra ou si un e-mail risque d’être transféré à la mauvaise personne. Ce modèle offre une manière structurée et confidentielle de faire part d’une préoccupation, avec un véritable choix entre un signalement confidentiel et un signalement totalement anonyme, afin de réduire autant que possible les obstacles au signalement.

Le formulaire est volontairement axé sur les faits plutôt que sur les opinions : ce qui s’est passé, quand et où, les personnes impliquées et la manière dont l’auteur du signalement en a eu connaissance, en distinguant ces éléments de ce qui lui a simplement été rapporté par quelqu’un d’autre. Cette structure rend le signalement beaucoup plus utile à la personne chargée de l’examiner et guide naturellement son auteur vers le niveau de détail réellement nécessaire à une enquête.

Chaque signalement devient un PDF directement enregistré dans votre coffre-fort FileIt, avec les éventuels éléments de preuve joints. Vous disposez ainsi, dès l’envoi, d’une trace claire et datée, ce qui peut s’avérer très important si la préoccupation est ensuite transmise à un niveau supérieur ou examinée par un organisme externe.

Qui utilise un formulaire signalement d’alerte professionnelle ?

• Une entreprise met à la disposition de ses salariés un canal officiel et confidentiel pour signaler une fraude présumée ou une irrégularité financière
• Une organisation à but non lucratif ou une association met en place un moyen permettant aux bénévoles et au personnel de signaler des problèmes de sécurité ou de protection
• Une organisation propose une véritable option anonyme aux personnes qui craignent des représailles si leur identité était connue
• Une équipe chargée de la conformité recueille dans un format uniforme les signalements de corruption présumée, d’utilisation abusive de données ou de violations des règles internes
• Un fournisseur ou un prestataire signale des pratiques dont il a été témoin dans le cadre de sa collaboration avec une organisation
• Un ancien salarié signale un fait dont il a été témoin avant son départ, en utilisant le même canal que le personnel actuel

Questions de ce formulaire signalement d’alerte professionnelle

20 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire signalement d’alerte professionnelle, page par page

1 Comment souhaitez-vous effectuer le signalement ?

Une note d’introduction explique à quoi sert le formulaire : signaler des actes répréhensibles tels qu’une fraude, un danger pour la santé ou la sécurité, une atteinte à l’environnement ou une violation de la loi ou des règles internes. Elle précise également que le formulaire ne concerne pas les réclamations personnelles liées au travail, qui suivent leur propre procédure. Une question à choix unique propose ensuite un véritable choix : effectuer un signalement confidentiel, auquel cas le nom de son auteur n’est connu que des personnes chargées de traiter le signalement, ou effectuer un signalement anonyme, auquel cas aucun nom n’est communiqué.

Tout choix autre qu’« anonyme » fait apparaître des champs pour le nom, l’adresse e-mail, le téléphone, ainsi que le moyen et le moment les plus sûrs pour contacter l’auteur du signalement. Le choix « anonyme » affiche à la place une note précisant que l’organisation ne pourra pas demander de précisions ni communiquer de mises à jour, et que des informations techniques comme une adresse IP peuvent malgré tout être enregistrées, comme sur la plupart des sites web. L’auteur doit donc fournir autant de détails que possible et éviter ceux qui pourraient permettre de l’identifier. Une liste déroulante facultative sur la relation avec l’organisation complète la page.

2 Votre préoccupation

Une liste de cases à cocher couvre les différents types d’actes répréhensibles : fraude ou irrégularité financière, corruption ou trafic d’influence, danger pour la santé ou la sécurité, atteinte à l’environnement, utilisation abusive de données personnelles ou violation de données, harcèlement ou discrimination, violation de la loi ou des règles internes, ou dissimulation de l’un de ces faits, avec une option « Autre ». Un champ obligatoire de texte long demande ce qui s’est passé et encourage une description de ce que l’auteur du signalement a personnellement observé et des raisons pour lesquelles cela le préoccupe.

D’autres questions permettent de déterminer s’il s’agit d’un fait isolé, répété ou toujours en cours, ainsi que le moment et le lieu des faits, les personnes impliquées et, point important, la manière dont l’auteur en a eu connaissance : les a-t-il vus lui-même, lui a-t-on demandé d’y prendre part, quelqu’un d’autre les lui a-t-il rapportés, ou les a-t-il découverts dans des documents ou des registres ? Deux dernières questions demandent si la préoccupation a déjà été signalée, auquel cas un champ de précisions apparaît, et si l’auteur craint des représailles ou a déjà subi un traitement injuste en raison de cette préoccupation.

3 Éléments de preuve et confirmation

Un champ facultatif de téléchargement permet de joindre des documents, des photos ou des captures d’écran, avec un rappel invitant les auteurs de signalements anonymes à vérifier que leurs fichiers ne contiennent pas leur nom. Un autre champ leur permet de décrire d’autres éléments de preuve et d’indiquer où les trouver, même s’ils ne peuvent pas les télécharger directement, par exemple des factures stockées sur un lecteur partagé. Une déclaration finale de consentement confirme que l’auteur estime, à sa connaissance, que les informations fournies sont exactes et qu’il effectue le signalement de bonne foi.

Personnalisez le modèle

• Reliez le formulaire à la propre politique de votre organisation en matière de signalement d’alerte et indiquez clairement qui reçoit et examine les signalements
• Adaptez les catégories d’actes répréhensibles aux types de préoccupations les plus pertinents pour votre organisation ou votre secteur
• Faites vérifier les mentions relatives à la protection des lanceurs d’alerte au regard du droit applicable dans votre juridiction avant de publier le formulaire
• Configurez l’envoi des notifications uniquement à un petit groupe de confiance chargé de traiter les signalements sensibles
• Enregistrez les signalements dans un dossier à accès restreint, séparé de la structure générale de votre coffre-fort, compte tenu de leur caractère sensible
• Ajoutez un champ pour un numéro de référence si votre procédure d’enquête en attribue un auquel l’auteur du signalement pourra se référer ultérieurement
• Adaptez le message de confirmation afin d’indiquer les prochaines étapes réalistes et, si possible, un délai approximatif de réponse

Conseils pour un meilleur formulaire signalement d’alerte professionnelle

• Rendez l’option anonyme véritablement anonyme : ne demandez pas ailleurs dans le formulaire des informations qui pourraient indirectement identifier quelqu’un
• Prenez chaque signalement au sérieux, quelle que soit sa formulation ; les préoccupations exprimées sous le coup de la frustration restent souvent fondées sur des faits
• Distinguez ce qu’une personne a elle-même observé de ce qui lui a été rapporté, puisque le formulaire encourage déjà cette distinction
• Limitez l’accès aux signalements d’alerte au plus petit groupe nécessaire, compte tenu du caractère généralement sensible de leur contenu
• Prenez les craintes de représailles au sérieux et traitez-les directement, même si la préoccupation sous-jacente s’avère infondée
• Réexaminez et actualisez régulièrement votre politique de signalement d’alerte et veillez à ce que la formulation de ce formulaire reste cohérente avec celle-ci

Formulaire Signalement d’alerte professionnelle : questions fréquentes

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