¿Qué es la plantilla del formulario de informe de denuncia?
Hablar sobre un fraude, riesgos para la seguridad u otra conducta indebida grave ya es bastante difícil sin tener que preocuparse también por cómo expresarlo, quién lo verá o si un correo podría reenviarse a la persona equivocada. Esta plantilla ofrece una forma estructurada y privada de plantear una preocupación —con una verdadera opción entre informar de manera confidencial o completamente anónima— para que la barrera a la hora de denunciar sea lo más baja posible.
El formulario está diseñado deliberadamente en torno a los hechos, no a las opiniones: qué ocurrió, cuándo, dónde, quién está implicado y cómo lo sabe la persona denunciante, separado de cualquier cosa que simplemente le haya contado otra persona. Esta estructura hace que el informe sea mucho más útil para quien lo investiga y guía discretamente a la persona denunciante hacia el tipo de detalles que una investigación realmente necesita.
Cada informe se convierte en un PDF que se guarda directamente en tu bóveda de FileIt, con las pruebas de apoyo adjuntas. Así, desde el primer envío, existe un registro claro y fechado, algo muy importante si posteriormente la preocupación se eleva a un nivel superior o se revisa externamente.
- Ideal para
- Empresas, organizaciones sin ánimo de lucro y otras entidades que ofrecen una forma de denunciar conductas indebidas
- Lo rellenan
- Empleados, antiguos empleados, contratistas, voluntarios, proveedores o miembros del público
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 8-12 minutos
- Incluye
- Opción de denuncia anónima o confidencial, carga de pruebas y pregunta sobre represalias
¿Quién usa un formulario de informe de denuncia?
- Una empresa ofrece a sus empleados un canal formal y confidencial para denunciar posibles fraudes o conductas financieras indebidas
- Una organización sin ánimo de lucro o entidad benéfica establece una forma para que voluntarios y empleados planteen preocupaciones sobre seguridad o protección
- Una organización ofrece una opción realmente anónima a las personas que temen represalias si se conociera su identidad
- Un equipo de cumplimiento recopila en un formato coherente informes sobre posibles sobornos, uso indebido de datos o incumplimientos de políticas
- Un proveedor o contratista plantea una preocupación sobre prácticas que presenció mientras trabajaba con una organización
- Una persona que ya no trabaja en la organización informa de algo que observó antes de marcharse, usando el mismo canal que utilizaría el personal actual
Preguntas de este formulario de informe de denuncia
20 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Cómo quieres presentar el informe
- ¿Cómo quieres presentar el informe?* De forma confidencial — mi nombre solo lo conocerán las personas que gestionen el informe · De forma anónima — no quiero dar mi nombre
- Tu nombre* solo se pregunta cuando corresponde
- Correo electrónico* solo se pregunta cuando corresponde
- Teléfono solo se pregunta cuando corresponde
- La forma y el momento más seguros para ponerse en contacto contigo solo se pregunta cuando corresponde
- Tu relación con la organización Empleado/a · Antiguo/a empleado/a · Contratista o trabajador/a de una agencia · Voluntario/a o persona en prácticas · Proveedor/a · Cliente o miembro del público · Otra
2 Tu preocupación
- ¿A qué se refiere tu preocupación?* Fraude o conducta financiera indebida · Soborno o corrupción · Peligro para la salud o la seguridad · Daños al medio ambiente · Uso indebido de datos personales o violación de la seguridad de los datos · Acoso o discriminación · Incumplimiento de la ley, la normativa o una política · Encubrimiento de cualquiera de las conductas anteriores
- ¿Qué ocurrió?*
- ¿Se trata de…* Un hecho aislado · Algo que ha ocurrido varias veces · Algo que sigue ocurriendo
- ¿Cuándo ocurrió o comenzó?
- ¿Dónde?
- ¿Quién está implicado?
- ¿Cómo tienes conocimiento de esto?* Lo vi personalmente · Me pidieron que participara · Alguien me lo contó · Lo encontré en documentos o registros
- ¿Has comunicado esto anteriormente?*
- ¿A quién, cuándo y qué ocurrió? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te preocupa sufrir represalias o alguien te ha tratado injustamente por esta preocupación?
- Cuéntanos más, por favor solo se pregunta cuando corresponde
3 Pruebas y confirmación
- Pruebas de respaldo
- Otras pruebas y dónde pueden encontrarse
- Confirmación*
El formulario informe de denuncia, página por página
1 Cómo quieres informar
Una nota introductoria explica para qué sirve el formulario —conductas indebidas como fraude, peligro para la salud o la seguridad, daños al medioambiente o incumplimientos de la ley o de una política— y aclara que no está destinado a conflictos laborales personales, que tienen su propio proceso. A continuación, una pregunta de opción única ofrece una elección real: informar de forma confidencial, de modo que el nombre de la persona denunciante solo lo conozcan quienes gestionan el informe, o informar anónimamente, sin proporcionar ningún nombre.
Al elegir cualquier opción que no sea la anónima, aparecen campos para indicar el nombre, correo electrónico y teléfono de la persona denunciante, así como la forma y el momento más seguros para contactarla. Al elegir la opción anónima, aparece una nota que advierte de que la organización no podrá pedir más detalles ni proporcionar actualizaciones, y de que es posible que se sigan registrando datos técnicos como la dirección IP, como ocurre en la mayoría de los sitios web. Por eso, la persona denunciante debe dar todos los detalles posibles y evitar información que pueda identificarla. Un menú desplegable opcional sobre la relación con la organización completa la página.
2 Tu preocupación
Una lista de selección incluye el tipo de conducta indebida: fraude o conducta financiera indebida, soborno o corrupción, peligro para la salud o la seguridad, daños al medioambiente, uso indebido de datos personales o una filtración de datos, acoso o discriminación, incumplimiento de la ley o de una política, o encubrimiento de cualquiera de estas conductas, además de una opción «Otra». Un campo obligatorio de texto largo pregunta qué ocurrió y anima a describir lo que la persona denunciante observó personalmente y por qué le preocupa.
Otras preguntas determinan si se trata de un hecho aislado, repetido o que sigue ocurriendo; cuándo y dónde sucedió; quién está implicado y, algo importante, cómo sabe la persona denunciante lo ocurrido: si lo vio personalmente, si le pidieron participar, si se lo contó otra persona o si lo encontró en documentos o registros. Dos preguntas finales preguntan si la preocupación se ha planteado anteriormente —en cuyo caso aparece un campo para dar detalles— y si la persona denunciante teme sufrir represalias o ya ha recibido un trato injusto por este motivo.
3 Pruebas y confirmación
Una carga de archivos opcional permite adjuntar documentos, fotos o capturas de pantalla, con una nota que recuerda a las personas denunciantes anónimas que comprueben que los archivos no contienen su nombre. Otro campo permite describir otras pruebas e indicar dónde pueden encontrarse, aunque no sea posible cargarlas directamente; por ejemplo, facturas almacenadas en una unidad compartida. Una declaración final de consentimiento confirma que la persona denunciante considera que la información facilitada es verdadera según su leal saber y entender y que la proporciona de buena fe.
Personaliza la plantilla
- Vincula el formulario a la política de denuncias de tu organización e indica claramente quién recibe y revisa los informes
- Adapta las categorías de conductas indebidas a los tipos de preocupación más relevantes para tu organización o sector
- Haz que revisen la redacción sobre protección de denunciantes conforme a la legislación aplicable en tu jurisdicción antes de publicar el formulario
- Configura los correos de notificación para que solo lleguen a un grupo pequeño y de confianza responsable de gestionar los informes sensibles
- Guarda los informes en una carpeta con acceso restringido, separada de la estructura general de tu bóveda, dada la sensibilidad de su contenido
- Añade un campo para el número de referencia del caso si tu proceso de investigación asigna uno que la persona denunciante pueda necesitar posteriormente
- Adapta el mensaje de confirmación para indicar los siguientes pasos realistas y, si es posible, un plazo aproximado de respuesta
Consejos para mejorar tu formulario informe de denuncia
- Haz que la opción anónima sea realmente anónima: no pidas en otra parte del formulario detalles que puedan identificar indirectamente a alguien
- Tómate en serio todos los informes, independientemente de cómo estén redactados; las preocupaciones planteadas desde la frustración también suelen ser válidas desde el punto de vista factual
- Separa lo que alguien presenció personalmente de lo que le contaron, ya que el formulario fomenta expresamente esa distinción
- Limita el acceso a los informes de denuncias al grupo más reducido posible, dada la sensibilidad que suele tener su contenido
- Tómate en serio las preocupaciones por represalias y abórdalas directamente, incluso cuando la preocupación subyacente resulte no estar fundada
- Revisa y actualiza periódicamente tu política de denuncias y asegúrate de que la redacción de este formulario siga siendo coherente con ella
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto se envía un informe, FileIt lo guarda como PDF en tu bóveda, con las pruebas adjuntas, dentro de una carpeta cuyo acceso controlas. La persona que hayas establecido como destinataria de las notificaciones recibe un aviso por correo electrónico de inmediato, y el mensaje de confirmación informa a la persona denunciante de que su informe se ha recibido y se remitirá a quienes son responsables de revisar estas preocupaciones.
A partir de ese momento, la gestión del informe —investigar, hacer seguimiento de las pruebas y decidir las medidas que correspondan— se lleva a cabo completamente fuera del formulario, de acuerdo con el proceso de denuncias de tu organización. Como no es posible responder directamente a los informes anónimos, muchas organizaciones utilizan los propios detalles del informe, junto con las pruebas adjuntas, como punto de partida para una investigación, en lugar de depender de preguntas adicionales a la persona denunciante.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe de denuncia: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de formulario de denuncia?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas para adaptarlas a tu política.
¿Las personas denunciantes necesitan una cuenta de FileIt para enviar un informe?
No. Compartes un enlace público y las personas pueden enviar su preocupación sin crear una cuenta, tanto si eligen dar su nombre como si no.
¿Un informe anónimo es realmente anónimo?
Elegir la opción anónima significa que el formulario no recopila el nombre ni los datos de contacto. Como ocurre en la mayoría de los sitios web, es posible que se sigan registrando datos técnicos, como la dirección IP, y el formulario lo comunica directamente a las personas denunciantes.
¿Cómo recibimos los informes de denuncias?
Cada informe se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, con las pruebas adjuntas, y puedes revisar la lista completa de informes desde la tabla Responses.
¿Este formulario sustituye a una política de denuncias adecuada?
No. Esta plantilla es un punto de partida para recopilar informes con claridad; debe estar vinculada a la política de denuncias de tu organización, ser coherente con ella y revisarse conforme a la legislación que te sea aplicable.
¿Podemos contactar con alguien que haya denunciado anónimamente?
No, porque en los informes anónimos no se recopilan datos de contacto. Por eso, el formulario anima a las personas denunciantes anónimas a proporcionar todos los detalles posibles en su envío inicial.
¿Las personas denunciantes pueden cargar documentos de apoyo?
Sí, hasta diez archivos, incluidos PDF, imágenes, documentos de Word y Excel, capturas de pantalla y archivos de texto, de hasta 10 MB cada uno.
¿El formulario protege a las personas denunciantes frente a represalias?
El formulario por sí mismo no ofrece protección legal: recopila el informe y pregunta si la persona denunciante tiene preocupaciones por posibles represalias, pero las protecciones reales dependen de la política de tu organización y de la legislación que te sea aplicable.