ما قالب نموذج بلاغ عن مخالفات؟
الإبلاغ عن الاحتيال أو مخاطر السلامة أو غيرها من المخالفات الخطيرة صعب بما يكفي، من دون القلق أيضًا بشأن كيفية صياغة البلاغ، ومن سيراه، أو احتمال إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني إلى الشخص الخطأ. يمنح هذا القالب الأشخاص طريقة منظمة وخاصة للإبلاغ عن مشكلة، مع خيار حقيقي بين الإبلاغ بسرية تامة أو دون الكشف عن الهوية على الإطلاق، بحيث يكون عائق الإبلاغ في أدنى حد ممكن.
صُمم النموذج عمدًا ليعتمد على الوقائع بدلًا من الآراء: ما الذي حدث، ومتى وأين حدث، ومن involved، وكيف عرف المُبلّغ بذلك، مع فصل هذه المعلومات عن أي شيء سمعه من شخص آخر. تجعل هذه البنية البلاغ أكثر فائدة بكثير لمن سيتولى التحقيق، كما توجه المُبلّغين بلطف إلى نوع التفاصيل التي يحتاج إليها التحقيق فعلًا.
يتحول كل بلاغ إلى ملف PDF يُحفظ مباشرة في خزنة FileIt الخاصة بك، مع إرفاق أي أدلة داعمة، بحيث يتوفر منذ لحظة الإرسال الأولى سجل واضح مؤرخ — وهو أمر بالغ الأهمية إذا صعّد أحدهم البلاغ لاحقًا أو خضع لمراجعة خارجية.
- مناسب لـ
- أصحاب العمل والمنظمات غير الربحية وغيرها من المؤسسات التي توفر وسيلة للإبلاغ عن المخالفات
- يملؤه
- الموظفون والموظفون السابقون والمتعاقدون والمتطوعون والموردون أو أفراد الجمهور
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 8-12 دقيقة
- يشمل
- خيار الإبلاغ دون كشف الهوية أو بسرية، ورفع الأدلة، وسؤالًا عن الانتقام
من يستخدم نموذج بلاغ عن مخالفات؟
- توفر شركة للموظفين قناة رسمية وسرية للإبلاغ عن احتيال أو سوء سلوك مالي مشتبه به
- تنشئ منظمة غير ربحية أو جمعية خيرية وسيلة للمتطوعين والموظفين للإبلاغ عن مخاوف تتعلق بالسلامة أو الحماية
- توفر مؤسسة خيارًا مجهول الهوية حقًا للأشخاص الذين يخشون الانتقام إذا كُشفت هويتهم
- يجمع فريق الامتثال بلاغات الاشتباه في الرشوة أو إساءة استخدام البيانات أو خرق السياسات في صيغة موحدة
- يبلغ مورد أو متعاقد عن مخاوف بشأن ممارسات شهدها أثناء العمل مع مؤسسة
- يبلغ موظف سابق عن أمر لاحظه قبل مغادرته، باستخدام القناة نفسها التي يستخدمها الموظفون الحاليون
أسئلة نموذج بلاغ عن مخالفات هذا
20 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 كيفية رغبتك في تقديم البلاغ
- كيف تود تقديم البلاغ؟* بسرية — لا يعرف اسمي سوى الأشخاص الذين يتولون معالجة البلاغ · دون الكشف عن هويتي — لا أريد ذكر اسمي
- اسمك* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- البريد الإلكتروني* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الهاتف لا يُطرح إلا عند انطباقه
- أكثر وسيلة ووقت أمانًا للتواصل معك لا يُطرح إلا عند انطباقه
- علاقتك بالمنظمة موظف · موظف سابق · متعاقد أو عامل لدى وكالة · متطوع أو متدرب · مورد · عميل أو أحد أفراد الجمهور · أخرى
2 مخاوفك
- بماذا تتعلق مخاوفك؟* احتيال أو سوء سلوك مالي · رشوة أو فساد · خطر على الصحة أو السلامة · إضرار بالبيئة · إساءة استخدام البيانات الشخصية أو خرق للبيانات · تحرش أو تمييز · خرق للقانون أو اللوائح أو السياسات · التستر على أي مما سبق
- ماذا حدث؟*
- هل هو…* حدث لمرة واحدة · شيء حدث عدة مرات · ما زال يحدث
- متى حدث ذلك أو بدأ؟
- أين؟
- من involved؟
- كيف عرفت ذلك؟* رأيته بنفسي · طُلب مني المشاركة · أخبرني شخص ما · وجدته في مستندات أو سجلات
- هل سبق أن أبلغت عن ذلك؟*
- مع من، ومتى، وماذا حدث؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تشعر بالقلق من التعرض لإجراءات انتقامية، أم أن أحدًا عاملك على نحو غير منصف بسبب هذه المخاوف؟
- يُرجى إخبارنا بمزيد من التفاصيل لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الأدلة والتأكيد
- الأدلة الداعمة
- أدلة أخرى ومكان العثور عليها
- التأكيد*
نموذج بلاغ عن مخالفات، صفحةً صفحةً
1 كيف تريد الإبلاغ
توضح ملاحظة تمهيدية الغرض من النموذج — الإبلاغ عن مخالفات مثل الاحتيال، أو تعريض الصحة أو السلامة للخطر، أو الإضرار بالبيئة، أو خرق القانون أو السياسة — وتبين أنه ليس مخصصًا للشكاوى الشخصية في مكان العمل، إذ توجد لها إجراءاتها الخاصة. ثم يتيح سؤال بخيارات حصرية اختيارًا حقيقيًا: الإبلاغ بسرية، بحيث لا يعرف اسم المُبلّغ إلا الأشخاص الذين يتولون معالجة البلاغ، أو الإبلاغ دون الكشف عن الهوية، بحيث لا يُذكر أي اسم على الإطلاق.
يؤدي اختيار أي خيار غير الإبلاغ دون كشف الهوية إلى إظهار حقول لاسم المُبلّغ وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه والطريقة والوقت الأكثر أمانًا للتواصل معه. أما اختيار الإبلاغ دون كشف الهوية، فيُظهر ملاحظة تحذر من أن المؤسسة لن تتمكن من طرح أسئلة متابعة للحصول على مزيد من التفاصيل أو تقديم تحديثات، وأن التفاصيل التقنية مثل عنوان IP قد تظل مسجلة، كما هو الحال في معظم المواقع الإلكترونية — لذلك ينبغي للمُبلّغ تقديم أكبر قدر ممكن من التفاصيل وتجنب المعلومات التي قد تكشف هويته. وتكمل الصفحة قائمة اختيارية تحدد علاقة المُبلّغ بالمؤسسة.
2 مخاوفك
تغطي قائمة اختيار نوع المخالفة — الاحتيال أو سوء السلوك المالي، أو الرشوة أو الفساد، أو تعريض الصحة أو السلامة للخطر، أو الإضرار بالبيئة، أو إساءة استخدام البيانات الشخصية أو خرق البيانات، أو التحرش أو التمييز، أو خرق القانون أو السياسة، أو التستر على أي مما سبق — مع خيار "أخرى". ويسأل حقل نصي طويل إلزامي عما حدث، ويشجع على وصف ما شاهده المُبلّغ بنفسه وسبب إثارة الأمر لمخاوفه.
تحدد أسئلة إضافية ما إذا كانت الواقعة حدثت مرة واحدة أو تكررت أو ما زالت مستمرة، ومتى وأين حدثت، ومن involved، والأهم: كيف عرف المُبلّغ بها؛ هل شاهدها بنفسه، أو طُلب منه المشاركة فيها، أو أخبره بها شخص آخر، أو عثر عليها في مستندات أو سجلات. ويسأل سؤالان أخيران عما إذا كان قد أُثيرت هذه المخاوف من قبل، مع إظهار حقل للتفاصيل عند الإجابة بنعم، وما إذا كان المُبلّغ يخشى الانتقام أو تعرض بالفعل لمعاملة غير عادلة بسبب هذه المخاوف.
3 الأدلة والتأكيد
يتيح رفع ملف اختياري للمُبلّغ إرفاق مستندات أو صور أو لقطات شاشة، مع ملاحظة تذكّر المُبلّغين دون كشف الهوية بضرورة التحقق من أن الملفات لا تحتوي على أسمائهم. ويتيح حقل إضافي وصف أدلة أخرى ومكان العثور عليها، حتى إذا تعذر رفعها مباشرة — مثل فواتير موجودة على محرك أقراص مشترك. ويؤكد بيان موافقة أخير أن المُبلّغ يعتقد أن المعلومات المقدمة صحيحة حسب أفضل علمه وأنه يقدم البلاغ بحسن نية.
خصّص القالب كما تريد
- اربط النموذج بسياسة الإبلاغ عن المخالفات الخاصة بمؤسستك، واذكر بوضوح من يتلقى البلاغات ويراجعها
- عدّل فئات المخالفات لتتناسب مع أنواع المخاوف الأكثر صلة بمؤسستك أو قطاعك
- اطلب مراجعة صياغة حماية المُبلّغين من المخالفات في ضوء القانون الساري في نطاق اختصاصك قبل نشرها
- اضبط رسائل الإشعارات الإلكترونية بحيث تصل فقط إلى مجموعة صغيرة وموثوقة مسؤولة عن معالجة البلاغات الحساسة
- احفظ البلاغات في مجلد ذي وصول مقيّد، منفصل عن بنية خزنتك العامة، نظرًا إلى حساسيتها
- أضف حقلًا لرقم مرجعي للقضية إذا كان إجراء التحقيق لديك يخصص رقمًا قد يرجع إليه المُبلّغ لاحقًا
- عدّل رسالة التأكيد لتوضح الخطوات التالية الواقعية، والإطار الزمني التقريبي للرد إن أمكن
نصائح لتحسين نموذج بلاغ عن مخالفات
- اجعل خيار الإبلاغ دون كشف الهوية مجهولًا حقًا — ولا تطلب في موضع آخر من النموذج تفاصيل قد تكشف هوية شخص بصورة غير مباشرة
- تعامل مع كل بلاغ بجدية مهما كانت صياغته؛ فالمخاوف التي تُطرح بدافع الإحباط تظل صحيحة من الناحية الواقعية في كثير من الأحيان
- افصل بين ما شاهده الشخص بنفسه وما أُخبر به، إذ يشجع النموذج بالفعل على هذا التمييز
- احصر الوصول إلى بلاغات المخالفات في أصغر مجموعة لازمة، نظرًا إلى حساسية محتواها عادةً
- تعامل مع مخاوف الانتقام بجدية وعالجها مباشرة، حتى عندما يتبين أن المخاوف الأساسية لا أساس لها
- راجع سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحدّثها دوريًا، وتأكد من بقاء صياغة هذا النموذج متسقة معها
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بمجرد إرسال البلاغ، يحفظه FileIt بصيغة PDF في خزنتك، مع إرفاق أي أدلة، داخل مجلد تتحكم في صلاحيات الوصول إليه. ويتلقى كل من عيّنته مستلمًا للإشعارات تنبيهًا عبر البريد الإلكتروني فورًا، بينما تخبر رسالة التأكيد المُبلّغ بأنه تم استلام بلاغه وإحالته إلى الأشخاص المسؤولين عن مراجعة المخاوف.
بعد ذلك، تتم معالجة البلاغ — بما في ذلك التحقيق، ومتابعة الأدلة، واتخاذ القرار بشأن أي إجراء — بالكامل خارج النموذج، وفقًا لإجراء الإبلاغ عن المخالفات الخاص بمؤسستك. ولأن البلاغات المجهولة لا يمكن الرد عليها مباشرة، تستخدم مؤسسات كثيرة تفاصيل البلاغ نفسه، إلى جانب أي أدلة مرفقة، كنقطة بداية للتحقيق بدلًا من الاعتماد على طرح أسئلة إضافية على المُبلّغ.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج بلاغ عن مخالفات: الأسئلة الشائعة
هل قالب نموذج البلاغ عن المخالفات هذا مجاني؟
نعم. إنه مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن جميع الخطط، بما فيها الخطة المجانية، ويمكن تعديل كل سؤال ليتوافق مع سياستك.
هل يحتاج المُبلّغون إلى حساب FileIt لإرسال البلاغ؟
لا. تشارك رابطًا عامًا، ويمكن للمُبلّغين إرسال مخاوفهم دون إنشاء حساب، سواء اختاروا ذكر أسمائهم أم لا.
هل البلاغ المجهول الهوية مجهول فعلًا؟
يعني اختيار هذا الخيار عدم جمع الاسم أو بيانات الاتصال في النموذج. وكما هو الحال في معظم المواقع الإلكترونية، قد تظل التفاصيل التقنية مثل عنوان IP مسجلة، ويخبر النموذج المُبلّغين بذلك مباشرة.
كيف نتلقى بلاغات المخالفات؟
يُحفظ كل بلاغ تلقائيًا بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، مع إرفاق أي أدلة، ويمكنك مراجعة القائمة الكاملة للبلاغات من جدول الاستجابات.
هل يحل هذا النموذج محل سياسة مناسبة للإبلاغ عن المخالفات؟
لا. هذا القالب نقطة بداية لجمع البلاغات بوضوح — وينبغي ربطه بسياسة الإبلاغ عن المخالفات الخاصة بمؤسستك، وأن يكون متسقًا معها، ومراجعته في ضوء القانون الساري عليك.
هل يمكننا متابعة التواصل مع شخص أرسل بلاغًا مجهولًا؟
لا، لأن البلاغات المجهولة لا تجمع بيانات اتصال، ولهذا يشجع النموذج المُبلّغين دون كشف الهوية على تقديم أكبر قدر ممكن من التفاصيل في بلاغهم الأول.
هل يمكن للمُبلّغين رفع مستندات داعمة؟
نعم، يمكن رفع ما يصل إلى عشرة ملفات، بما في ذلك ملفات PDF والصور ومستندات Word وExcel ولقطات الشاشة والملفات النصية، على ألا يتجاوز حجم كل ملف 10 MB.
هل يحمي النموذج المُبلّغين من الانتقام؟
لا يوفر النموذج نفسه حماية قانونية — فهو يجمع البلاغ ويسأل عما إذا كانت لدى المُبلّغ مخاوف من الانتقام، لكن الحماية الفعلية تعتمد على سياسة مؤسستك والقانون الساري عليك.