ما قالب نموذج إقرار استلام وقراءة دليل الموظف؟
يطلب معظم أصحاب العمل من الموظفين تأكيد قراءتهم للدليل، ثم يواجه معظمهم صعوبة في العثور على هذا التأكيد عندما تدعو الحاجة إليه. فالتوقيع على صفحة منفصلة في خزانة ملفات، أو رسالة بريد إلكتروني تقول "نعم، قرأته"، لا يوضح كثيرًا أي إصدار قرأه الموظف أو السياسات التي كان يتضمنها. يسجل هذا القالب كل ذلك.
يذكر الموظفون إصدار الدليل الذي استلموه وكيف استلموه، ثم يضعون علامة أمام كل سياسة أساسية لتأكيد قراءتها. وتشمل القائمة القياسية السلوك، وتكافؤ الفرص، والصحة والسلامة، وحماية البيانات، واستخدام تقنية المعلومات، ووسائل التواصل الاجتماعي، والغياب، والمصروفات، وإجراءات التظلم والتأديب، والإبلاغ عن المخالفات. ويمكنهم طرح الأسئلة أو طلب تكييف قبل توقيع ثلاثة إقرارات قصيرة.
يُحفظ كل إقرار بصيغة PDF موقعة في خزنة FileIt الخاصة بك. وعندما يتغير الدليل، يمكنك إرسال النموذج مرة أخرى والاحتفاظ بسجل واضح يبين من أقرّ بأي إصدار.
- مناسب لـ
- أي صاحب عمل لديه دليل للموظفين أو مجموعة من سياسات مكان العمل
- يُعبّئه
- الموظفون، أثناء التهيئة الوظيفية وكلما جرى تحديث الدليل
- مدة الإكمال
- نحو 5 دقائق، بعد قراءة الدليل
- يتضمن
- تتبع إصدار الدليل، وقائمة تحقق لكل سياسة، والأسئلة وطلبات التكييف، وثلاثة إقرارات موقعة
من يستخدم نموذج إقرار استلام وقراءة دليل الموظف؟
- الحصول على إقرار كل موظف جديد بقراءة الدليل وتوقيعه كجزء من التهيئة الوظيفية
- جمع إقرارات جديدة بعد إجراء تحديث جوهري للدليل
- إجراء إعادة إقرار سنوية بالسياسات على مستوى الشركة بالكامل
- تأكيد قراءة الموظفين لسياسة جديدة، مثل سياسة وسائل التواصل الاجتماعي أو العمل عن بُعد
- توفير مكان واضح وآمن للموظفين لطرح أسئلتهم حول السياسات قبل التوقيع
- الاحتفاظ بأدلة على الإقرار بالسياسات لأغراض التدقيق أو العطاءات أو العناية الواجبة للعملاء
أسئلة نموذج إقرار استلام وقراءة دليل الموظف هذا
21 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 معلومات عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- رقم الموظف
- المسمى الوظيفي*
- القسم العمليات · المبيعات · التسويق · المالية · الهندسة · دعم العملاء · الموارد البشرية · أخرى
- مكان العمل
- تاريخ البدء
- لماذا تستكمل هذا النموذج؟* أنا موظف جديد · تم تحديث دليل الموظف · إعادة الإقرار السنوي · غيّرت وظيفتي أو مكان عملي
- إصدار دليل الموظف أو تاريخه*
- كيف استلمته؟* نسخة مطبوعة · ملف PDF عبر البريد الإلكتروني · على الشبكة الداخلية
2 السياسات
- لقد قرأت هذه السياسات* مدونة السلوك · تكافؤ الفرص ومكافحة التحرش · الصحة والسلامة · حماية البيانات والسرية · تقنية المعلومات والبريد الإلكتروني والاستخدام المقبول · وسائل التواصل الاجتماعي · الحضور والإجازات والغياب · المصروفات · إجراءات التظلمات والتأديب · الإبلاغ عن المخالفات
- السياسات الخاصة بدورك التي قرأتها أيضًا
- هل لديك أي أسئلة حول دليل الموظف؟*
- أسئلتك* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل هناك أي أمر تحتاج فيه إلى تكييف أو استثناء؟
- اذكر بإيجاز ما تحتاج إليه لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الإقرار
- الاستلام والقراءة*
- الموافقة على الالتزام*
- التحديثات*
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج إقرار استلام وقراءة دليل الموظف، صفحةً صفحةً
1 بياناتك
يقدم الموظف الاسم، والبريد الإلكتروني للعمل، ورقم الموظف، والمسمى الوظيفي، والقسم، وموقع العمل، وتاريخ بدء العمل. ويذكر سبب إكماله للنموذج: موظف جديد، أو تحديث الدليل، أو إعادة إقرار سنوية، أو تغيير في الدور الوظيفي. ثم يسجل إصدار الدليل أو تاريخه، وما إذا كان قد استلم نسخة مطبوعة أو ملف PDF أو رابطًا إلى الشبكة الداخلية.
2 السياسات
تطلب ملاحظة قصيرة من الموظفين قراءة الدليل كاملًا أولًا. ثم تطلب قائمة تحقق إلزامية منهم وضع علامة أمام كل سياسة من السياسات العشر المدرجة لتأكيد قراءتها، ويجب وضع علامة أمام السياسات العشر كلها. ويمكنهم إدراج سياسات إضافية خاصة بالدور الوظيفي. ويؤدي اختيار نعم للسؤال هل لديك أي أسئلة حول الدليل؟ إلى طلب إدخال الأسئلة. كما يتيح سؤال منفصل لهم الإشارة إلى أي أمر قد يحتاجون فيه إلى تكييف أو استثناء، مثل احتياج يتعلق بإعاقة أو صحة أو دين أو رعاية، وتتابع الموارد البشرية الأمر بسرية.
3 الإقرار
تؤكد ثلاثة بيانات إلزامية أن الموظف استلم الدليل وقرأه، ويوافق على اتباعه، ويفهم أنه قد يُحدّث وأنه سيُبلّغ بالتغييرات. ثم يوقّع الموظف النموذج ويؤرخه.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل قائمة التحقق الخاصة بالسياسات بأسماء الأقسام الواردة حرفيًا في دليلك
- أضف رابطًا إلى الدليل في النص التمهيدي حتى يتمكن الموظفون من قراءته من النموذج
- حدّث خانة الإصدار في كل مرة تنشر فيها إصدارًا جديدًا
- أرسل النموذج كطلب إلى كل موظف حتى تتمكن من معرفة من لم يقرّ بعد
- احفظ الإقرارات في مجلد خزنة كل موظف بجوار عقده
- عدّل صياغة الإقرار بالتشاور مع مستشاريك إذا كان دليلك جزءًا من عقد العمل
نصائح لتحسين نموذج إقرار استلام وقراءة دليل الموظف
- امنح الموظفين وقتًا كافيًا لقراءة الدليل فعليًا، ولا تجمع التوقيعات خلال الدقائق العشر الأولى من اليوم الأول
- أجب عن كل سؤال يُطرح في النموذج، وفكّر في تحديث الدليل إذا تكرر السؤال نفسه
- اجمع إقرارًا جديدًا عندما تتغير سياسة تغييرًا جوهريًا، وليس مرة واحدة عند التهيئة الوظيفية فقط
- احتفظ بإصدارات الدليل القديمة في الملفات حتى تتمكن من توضيح ما أقرّ الموظف بقراءته فعليًا
- تعامل مع طلبات التكييف باعتبارها بداية لحوار، لا مجرد إجراء شكلي
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عندما يرسل الموظف النموذج، يحفظ FileIt الإقرار الموقّع بصيغة PDF في خزنتك ويُخطر مالك النموذج. ويحصل الموظف على نسخة لسجلاته الخاصة.
تراجع الموارد البشرية عادةً جدول الردود لمعرفة من طرح أسئلة أو طلب تكييفًا، ثم تتابع معه. وبعد تحديث الدليل، يوضح التصفية حسب خانة الإصدار من أقرّ بالإصدار الجديد.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج إقرار استلام وقراءة دليل الموظف: الأسئلة الشائعة
هل قالب إقرار دليل الموظف هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكنك تعديل كل سؤال.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب FileIt للتوقيع؟
لا. يمكنك مشاركة النموذج كرابط أو إرساله كطلب، ويوقّع الموظفون على الشاشة من دون حساب.
هل يمكنني تغيير قائمة السياسات؟
نعم. فقائمة التحقق الخاصة بالسياسات سؤال عادي. عدّل الخيارات لتتوافق مع أقسام دليلك.
هل يجب على الموظف وضع علامة أمام كل سياسة؟
نعم، في القالب. إذ تتطلب قائمة التحقق وضع علامة أمام السياسات العشر كلها. ويمكنك تغيير الحد الأدنى في المصمم.
هل الإقرار ملزم قانونًا؟
يسجل النموذج ما أكده الموظف ووقّع عليه. وتعتمد طريقة التعامل معه على عقودك والقانون المحلي، لذا راجع الصياغة مع مستشاريك.
كيف نتعامل مع تحديثات الدليل؟
حدّث الإصدار في دليلك، وشارك النموذج مرة أخرى، وسيختار الموظفون «تم تحديث الدليل». ويسجل كل إقرار الإصدار الذي يتعلق به.