Apakah templat borang pengesahan penerimaan buku panduan pekerja?
Kebanyakan majikan meminta kakitangan mengesahkan bahawa mereka telah membaca buku panduan, namun kebanyakannya kemudian sukar mencari pengesahan itu apabila diperlukan. Tandatangan pada helaian berasingan dalam kabinet fail, atau e-mel yang mengatakan "ya, sudah baca", tidak banyak menjelaskan versi yang dibaca atau polisi yang terkandung di dalamnya. Templat ini merekodkan semuanya.
Pekerja menyatakan versi yang diterima dan cara mereka menerimanya, kemudian menanda setiap polisi utama untuk mengesahkan bahawa mereka telah membacanya. Senarai standard merangkumi tatakelakuan, peluang sama rata, kesihatan dan keselamatan, perlindungan data, penggunaan IT, media sosial, ketidakhadiran, perbelanjaan, prosedur aduan dan tatatertib, serta pendedahan salah laku. Mereka boleh mengemukakan soalan atau meminta pelarasan sebelum menandatangani tiga pengesahan ringkas.
Setiap pengesahan disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi FileIt anda. Apabila buku panduan berubah, anda boleh menghantar borang itu semula dan mengekalkan rekod yang jelas tentang siapa yang telah mengesahkan versi tertentu.
- Sesuai untuk
- Mana-mana majikan yang mempunyai buku panduan kakitangan atau set polisi tempat kerja
- Diisi oleh
- Pekerja, semasa proses penerimaan pekerja dan setiap kali buku panduan dikemas kini
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5 minit, selepas membaca buku panduan
- Termasuk
- Penjejakan versi buku panduan, senarai semak setiap polisi, soalan dan pelarasan, serta tiga pengesahan bertandatangan
Siapa yang menggunakan borang pengesahan penerimaan buku panduan pekerja?
- Mendapatkan pengesahan buku panduan daripada setiap pekerja baharu sebagai sebahagian daripada proses penerimaan pekerja
- Mengumpulkan pengesahan baharu selepas kemas kini besar buku panduan
- Menjalankan pengesahan semula polisi tahunan di seluruh syarikat
- Mengesahkan kakitangan telah membaca polisi baharu, seperti polisi media sosial atau kerja jarak jauh
- Memberikan pekerja tempat yang jelas dan selamat untuk mengemukakan soalan tentang polisi sebelum mereka menandatangani
- Menyimpan bukti pengesahan polisi untuk audit, tender atau usaha wajar pelanggan
Soalan dalam borang pengesahan penerimaan buku panduan pekerja ini
21 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- ID pekerja
- Jawatan*
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Lokasi kerja
- Tarikh mula
- Mengapakah anda melengkapkan borang ini?* Saya pekerja baharu · Buku panduan telah dikemas kini · Pengakuan penerimaan tahunan · Saya telah bertukar jawatan atau lokasi
- Versi atau tarikh buku panduan*
- Bagaimanakah anda menerimanya?* Salinan bercetak · PDF melalui e-mel · Di intranet
2 Polisi
- Saya telah membaca polisi ini* Tata kelakuan · Peluang sama rata dan pencegahan gangguan · Kesihatan dan keselamatan · Perlindungan data dan kerahsiaan · IT, e-mel dan penggunaan yang boleh diterima · Media sosial · Kehadiran, cuti dan ketidakhadiran · Perbelanjaan · Prosedur aduan dan tatatertib · Pemberi maklumat
- Polisi khusus jawatan yang turut anda baca
- Adakah anda mempunyai sebarang soalan tentang buku panduan?*
- Soalan anda* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah terdapat apa-apa yang memerlukan penyesuaian atau pengecualian untuk anda?
- Nyatakan secara ringkas perkara yang anda perlukan hanya ditanya jika berkenaan
3 Pengakuan
- Diterima dan dibaca*
- Persetujuan untuk mematuhi*
- Kemas kini*
- Tandatangan*
- Tarikh*
Borang pengesahan penerimaan buku panduan pekerja, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Pekerja memberikan Nama anda, E-mel kerja, ID pekerja, Jawatan, Jabatan, Lokasi kerja dan Tarikh mula. Mereka menyatakan sebab melengkapkan borang: pekerja baharu, kemas kini buku panduan, pengesahan semula tahunan atau perubahan peranan. Mereka kemudian merekodkan Versi atau tarikh buku panduan serta sama ada mereka menerima salinan bercetak, PDF atau pautan intranet.
2 Polisi
Nota ringkas meminta pekerja membaca keseluruhan buku panduan terlebih dahulu. Senarai semak wajib kemudian meminta mereka menanda setiap satu daripada sepuluh polisi yang disenaraikan untuk mengesahkan bahawa mereka telah membacanya, dan kesemua sepuluh mesti ditanda. Mereka boleh menyenaraikan polisi tambahan yang khusus kepada peranan. Menjawab ya kepada Adakah anda mempunyai sebarang soalan tentang buku panduan? akan meminta mereka menyatakan soalan tersebut. Soalan berasingan membolehkan mereka menyatakan apa-apa perkara yang memerlukan pelarasan atau pengecualian, seperti keperluan berkaitan ketidakupayaan, kesihatan, agama atau penjagaan, dan HR akan membuat susulan secara sulit.
3 Pengesahan
Tiga pernyataan wajib mengesahkan bahawa pekerja telah menerima dan membaca buku panduan, bersetuju untuk mematuhinya, serta memahami bahawa buku panduan itu mungkin dikemas kini dan mereka akan dimaklumkan tentang perubahan. Pekerja menandatangani dan mengisi tarikh pada borang.
Ubah suai templat ini
- Gantikan senarai semak polisi dengan nama bahagian yang tepat dalam buku panduan anda sendiri
- Letakkan pautan ke buku panduan dalam teks muka hadapan supaya pekerja boleh membacanya daripada borang
- Kemas kini ruang letak versi setiap kali anda menerbitkan edisi baharu
- Hantar borang sebagai permintaan kepada setiap pekerja supaya anda dapat melihat siapa yang masih belum mengesahkan
- Failkan pengesahan dalam folder peti besi setiap pekerja di sebelah kontrak mereka
- Laraskan perkataan pengesahan dengan penasihat anda sendiri jika buku panduan anda merupakan sebahagian daripada kontrak pekerjaan
Petua untuk borang pengesahan penerimaan buku panduan pekerja yang lebih baik
- Berikan masa kepada orang ramai untuk membaca buku panduan dengan betul dan jangan kumpulkan tandatangan dalam sepuluh minit pertama hari pertama
- Jawab setiap soalan yang dikemukakan dalam borang dan pertimbangkan untuk mengemas kini buku panduan jika soalan yang sama terus ditanya
- Dapatkan pengesahan baharu apabila polisi berubah dengan ketara, bukan hanya sekali semasa proses penerimaan pekerja
- Simpan versi lama buku panduan supaya anda boleh menunjukkan perkara yang sebenarnya dipersetujui dan ditandatangani oleh pekerja
- Anggap permintaan pelarasan sebagai permulaan perbincangan, bukan sekadar formaliti
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila pekerja menghantar borang, FileIt menyimpan pengesahan bertandatangan sebagai PDF dalam peti besi anda dan memaklumkan pemilik borang. Pekerja menerima salinan untuk rekod mereka sendiri.
HR biasanya menyemak jadual Respons untuk melihat sesiapa yang mengemukakan soalan atau meminta pelarasan, kemudian membuat susulan dengan mereka. Selepas kemas kini buku panduan, penapisan mengikut medan versi menunjukkan siapa yang telah mengesahkan edisi baharu.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pengesahan penerimaan buku panduan pekerja: soalan lazim
Adakah templat pengesahan buku panduan ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dalam aplikasi Forms FileIt pada setiap akaun, termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit setiap soalan.
Adakah pekerja memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani?
Tidak. Anda berkongsi borang sebagai pautan atau menghantarnya sebagai permintaan, dan pekerja menandatangani pada skrin tanpa akaun.
Bolehkah saya mengubah senarai polisi?
Ya. Senarai semak polisi ialah soalan biasa. Edit pilihan yang tersedia agar sepadan dengan bahagian dalam buku panduan anda.
Adakah pekerja perlu menanda setiap polisi?
Dalam templat ini, ya. Senarai semak memerlukan kesemua sepuluh polisi ditanda. Anda boleh mengubah bilangan minimum dalam pereka bentuk.
Adakah pengesahan ini mengikat di sisi undang-undang?
Borang ini merekodkan perkara yang disahkan dan ditandatangani oleh pekerja. Cara ia ditafsirkan bergantung pada kontrak anda dan undang-undang tempatan, jadi semak perkataannya dengan penasihat anda sendiri.
Bagaimanakah kami mengendalikan kemas kini buku panduan?
Kemas kini versi pada buku panduan anda, kongsi semula borang itu, dan pekerja memilih Buku panduan telah dikemas kini. Setiap pengesahan merekodkan versi yang berkaitan dengannya.