ما قالب نموذج إقرار باستلام إشعار الحفظ القانوني (Legal hold acknowledgement)؟
إرسال إشعار الحفظ القانوني (legal hold notice) ليس سوى نصف المهمة. تحتاج أيضًا إلى إثبات أن كل أمين حفظ للبيانات استلمه وفهمه، ومعرفة أماكن وجود معلوماته ذات الصلة — لا سيما الأماكن غير الواضحة، مثل الهاتف الشخصي أو الرسائل المختفية أو خزانة الملفات.
ينجز هذا القالب الأمرين معًا. بعد تأكيد موضوع القضية وتاريخ الإشعار، يحدد أمناء حفظ البيانات أماكن احتمال وجود البيانات ذات الصلة، ويجيبون عن أسئلة مباشرة بشأن الحذف التلقائي وأي بيانات فُقدت بالفعل، ويذكرون أشخاصًا آخرين قد يحتفظون بمعلومات. ولا تظهر أسئلة المتابعة إلا عند الحاجة.
يُحفظ كل إقرار بصيغة PDF موقعة ومؤرخة في مجلد الخزنة الذي تختاره، مما ينشئ سجلًا يمكن الدفاع عنه لجهودك في الحفاظ على البيانات.
- مناسب لـ
- فرق الشؤون القانونية والامتثال والموارد البشرية الداخلية التي تصدر إشعارات الحفظ القانوني
- يُعبئه
- كل أمين حفظ للبيانات مذكور في إشعار الحفظ
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 5 دقائق
- يتضمن
- تفاصيل القضية، وقائمة التحقق من أماكن البيانات، وأسئلة الحذف التلقائي وفقدان البيانات، وملخص الواجبات، وثلاثة إقرارات، والتوقيع
من يستخدم نموذج إقرار باستلام إشعار الحفظ القانوني (Legal hold acknowledgement)؟
- حالات الحفظ المتعلقة بالدعاوى عند رفع دعوى أو توقعها على نحو معقول
- التحقيقات الداخلية أو التنظيمية التي تتطلب الحفاظ على البيانات
- النزاعات الوظيفية التي تكون فيها رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات الخاصة بالمديرين مهمة
- إشعارات الحفظ الخاصة بالموظفين المغادرين قبل مسح أجهزتهم
- إعادة الإقرار دوريًا بحالات الحفظ طويلة الأمد
- تحديد مصادر البيانات قبل جمعها لأغراض الاكتشاف الإلكتروني
أسئلة نموذج إقرار باستلام إشعار الحفظ القانوني (Legal hold acknowledgement) هذا
21 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 أنت والإشعار
- اسمك الكامل*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- المسمى الوظيفي*
- القسم*
- المدير
- اسم المسألة أو مرجعها*
- تاريخ استلامك الإشعار*
- هل قرأت الإشعار كاملًا؟*
- ما الذي لم يتضح لك أو ما الأسئلة التي لديك؟
2 أماكن وجود المعلومات ذات الصلة
- أين قد تكون لديك مستندات أو بيانات ذات صلة؟* البريد الإلكتروني للعمل · المحادثات أو المراسلات (مثل Teams وSlack) · محركات الأقراص المشتركة أو مكتبات المستندات · الملفات الموجودة على حاسوبي المحمول أو المكتبي · هاتف العمل — الرسائل النصية وتطبيقات المراسلة والبريد الصوتي · هاتف شخصي أو حاسوب أو حساب شخصي يُستخدم للعمل · الملفات الورقية أو دفاتر الملاحظات · تطبيقات الأعمال (CRM وأدوات المشاريع والمالية) · محركات أقراص USB أو وحدات التخزين الخارجية
- أين تُحفظ الملفات الورقية؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تستخدم أي وسيلة حذف تلقائي — مثل الرسائل المختفية أو قواعد تنظيف صندوق البريد أو الأرشفة التلقائية؟*
- ما هي؟ يُرجى إيقافها الآن إن أمكن.* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تعلم بوجود أي معلومات ذات صلة سبق حذفها أو فقدانها أو تغييرها؟*
- ما هي، ومتى حدث ذلك تقريبًا؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- من غيرك قد تكون لديه معلومات ذات صلة؟
3 الإقرار
- تم الاستلام والفهم*
- الحفظ*
- المدة*
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج إقرار باستلام إشعار الحفظ القانوني (Legal hold acknowledgement)، صفحةً صفحةً
1 بياناتك والإشعار
يلزم إدخال الاسم والبريد الإلكتروني للعمل والمسمى الوظيفي والقسم؛ أما المدير فاختياري. يُدخل أمين حفظ البيانات اسم القضية أو مرجعها الوارد في الإشعار، وتاريخ استلامه له، وما إذا كان قد قرأه بالكامل — ويؤدي اختيار «لا» إلى إظهار تذكير بقراءة الإشعار كاملًا والبدء فورًا في الحفاظ على البيانات. ويتيح حقل اختياري إدخال الأسئلة، مع تذكير بأن الحفاظ على البيانات يستمر أثناء انتظار الإجابة.
2 أماكن احتمال وجود المعلومات ذات الصلة
يجب تحديد مكان واحد على الأقل: بريد العمل الإلكتروني، أو المحادثات، أو محركات الأقراص المشتركة، أو الملفات المحلية، أو هاتف العمل، أو جهاز أو حساب شخصي يُستخدم للعمل، أو الملفات الورقية، أو تطبيقات الأعمال، أو وحدات التخزين القابلة للإزالة، أو مكان آخر. ويؤدي تحديد جهاز شخصي إلى إظهار ملاحظة بعدم حذفه أو إعادة ضبطه؛ بينما يطلب خيار الملفات الورقية تحديد مكان حفظها. ويتضمن النموذج سؤالين إلزاميين بنعم أو لا عن الحذف التلقائي (مع التفاصيل ومطالبة بإيقافه) وعن أي بيانات حُذفت أو فُقدت بالفعل. أما الأشخاص الآخرون الذين قد يحتفظون بالمعلومات فذكرهم اختياري.
3 الإقرار
يتوفر ملخص بواجبات أمين حفظ البيانات — الاحتفاظ بكل شيء، وتعليق الحذف المعتاد، والاحتفاظ بالمعلومات الجديدة، وعدم مناقشة القضية — ويمكن استبداله بتعليمات إشعارك الخاص. وتؤكد ثلاثة إقرارات استلام الإشعار وفهمه، والحفاظ على البيانات، واستمرار الحفظ إلى حين الإفراج عنه خطيًا. ويكتمل الإقرار بالتوقيع والتاريخ.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل ملخص الواجبات بالتعليمات الواردة في إشعارك الفعلي
- أضف الأنظمة التي تستخدمها مؤسستك إلى قائمة التحقق من أماكن البيانات
- أرسله كطلبات فردية إلى كل أمين حفظ للبيانات لتتمكن من معرفة من لم يقدم إقراره
- حدد تاريخ إغلاق يطابق الموعد النهائي للإقرار
- وجّه الردود إلى مجلد خاص بكل قضية مع تقييد الوصول إليه
- أضف بيانات الاتصال بفريقك القانوني إلى النص التمهيدي
نصائح لتحسين نموذج إقرار باستلام إشعار الحفظ القانوني (Legal hold acknowledgement)
- أرسل إشعار الحفظ والإقرار معًا حتى لا توجد فجوة بينهما
- تابع سريعًا مع أي أمين حفظ يحدد جهازًا شخصيًا أو الحذف التلقائي
- اطلب من قسم تقنية المعلومات تعليق الحذف التلقائي مركزيًا لحسابات أمناء الحفظ أيضًا
- أعد إرسال التذكيرات دوريًا في حالات الحفظ طويلة الأمد
- تذكر الموظفين المغادرين — واحفظ بياناتهم قبل إغلاق حساباتهم
- اطلب من محامي الدعاوى مراجعة إجراءات الحفظ لديك؛ فهذا القالب لا يُعد استشارة قانونية
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل إقرار بصيغة PDF موقعة في مجلد الخزنة الذي أعددته للقضية. ويُخطر الفريق القانوني، ويتلقى أمين حفظ البيانات نسخة.
من جدول الردود، يمكنك معرفة من قدم إقراره، والتصفية للعثور على من يستخدم الحذف التلقائي أو أبلغ عن فقدان بيانات، وتصدير إجابات أماكن البيانات للتخطيط لجمعها.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج إقرار باستلام إشعار الحفظ القانوني (Legal hold acknowledgement): الأسئلة الشائعة
هل استخدام قالب إقرار الحفظ القانوني هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد القوالب الجاهزة في FileIt، ويتضمن كل حساب في FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية، تطبيق Forms ومكتبته الكاملة من القوالب.
هل يحتاج الأشخاص الذين يعبئون هذا النموذج إلى حساب FileIt؟
لا. يمكن لأي شخص لديه الرابط أو طلب مُرسل عبر البريد الإلكتروني إكمال النموذج وإرساله دون إنشاء حساب FileIt. ويحتاج مالك النموذج وحده إلى حساب.
هل يمكنني معرفة أمناء الحفظ الذين لم يقدموا إقرارهم بعد؟
نعم، إذا أرسلت النموذج كطلبات فردية. يوضح كل طلب ما إذا كان قد اكتمل، لتتمكن من متابعة من لم يرد بعد.
هل تحافظ FileIt على البيانات نفسها؟
لا. يسجل النموذج الإقرارات وأماكن وجود البيانات. أما الحفاظ على البيانات وجمعها فيُنفذان عبر أنظمتك وإجراءاتك الخاصة.
لماذا يُسأل عن البيانات المحذوفة بالفعل؟
تتيح معرفة ذلك مبكرًا لفريقك القانوني تقييم الأمر ومعالجته. ويشجع النموذج أمناء الحفظ على الإفصاح عنه بوضوح.
هل يمكنني استخدامه لحالة حفظ طويلة الأمد؟
نعم. أرسله مجددًا لإعادة الإقرار دوريًا — ويُحفظ كل رد مع تاريخه.
هل يُعد هذا استشارة قانونية؟
لا. إنه قالب للبدء. وينبغي لمحاميك تحديد نطاق الحفظ وما يجب إبلاغه لأمناء حفظ البيانات.