¿Qué es la plantilla del formulario de confirmación de retención legal?
Enviar una notificación de retención legal (legal hold notice) es solo la mitad del trabajo. También necesitas demostrar que cada responsable la recibió y la entendió, y saber dónde se encuentra su información relevante, especialmente en lugares que no son evidentes, como un teléfono personal, mensajes que desaparecen o un archivador.
Esta plantilla hace ambas cosas. Después de confirmar el asunto y la fecha de la notificación, los responsables marcan dónde podrían conservarse los datos relevantes, responden preguntas directas sobre el borrado automático y cualquier información que ya se haya perdido, e indican quién más podría tener información. Las preguntas de seguimiento solo aparecen cuando son necesarias.
Cada confirmación se guarda como un PDF firmado y fechado en la carpeta de la bóveda que elijas, creando un registro defendible de tus esfuerzos de conservación.
- Ideal para
- Equipos jurídicos internos, de cumplimiento y de RR. HH. que emiten retenciones legales
- Lo completa
- Cada responsable nombrado en la notificación de retención legal
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 5 minutos
- Incluye
- Datos del asunto, lista de comprobación de ubicaciones de datos, preguntas sobre borrado automático y pérdida, resumen de obligaciones, tres confirmaciones y firma
¿Quién usa un formulario de confirmación de retención legal?
- Retenciones procesales cuando se presenta una demanda o se prevé razonablemente
- Investigaciones internas o regulatorias que requieren conservar información
- Conflictos laborales en los que son importantes los correos y mensajes de los responsables
- Retenciones sobre empleados que dejan la empresa antes de borrar sus dispositivos
- Nueva confirmación periódica de retenciones de larga duración
- Localización de fuentes de datos antes de una recopilación para descubrimiento electrónico
Preguntas de este formulario de confirmación de retención legal
21 preguntas en 3 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tú y la notificación
- Tu nombre completo*
- Correo electrónico del trabajo*
- Puesto de trabajo*
- Departamento*
- Responsable
- Nombre o referencia del asunto*
- Fecha en que recibiste la notificación*
- ¿Has leído la notificación completa?*
- ¿Qué no está claro o qué preguntas tienes?
2 Dónde puede encontrarse la información pertinente
- ¿Dónde podrías tener documentos o datos pertinentes?* Correo electrónico del trabajo · Chat o mensajería (p. ej., Teams, Slack) · Unidades compartidas o bibliotecas de documentos · Archivos en mi portátil u ordenador de sobremesa · Teléfono del trabajo — mensajes de texto, aplicaciones de mensajería, buzón de voz · Un teléfono, ordenador o cuenta personal utilizados para el trabajo · Archivos en papel o cuadernos · Aplicaciones empresariales (CRM, herramientas de proyectos o financieras) · Unidades USB o almacenamiento externo
- ¿Dónde se guardan los archivos en papel?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Utilizas algún sistema de eliminación automática — mensajes que desaparecen, reglas de limpieza del buzón o archivado automático?*
- ¿Cuáles? Desactívalos ahora si puedes.* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Sabes si ya se ha eliminado, perdido o modificado alguna información pertinente?*
- ¿Qué información y aproximadamente cuándo?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Quién más podría tener información pertinente?
3 Confirmación
- Recibido y comprendido*
- Conservación*
- Duración*
- Firma*
- Fecha*
El formulario confirmación de retención legal, página por página
1 Tú y la notificación
El nombre, el correo electrónico de trabajo, el cargo y el departamento son obligatorios; el responsable es opcional. El responsable introduce el nombre o la referencia del asunto que figura en la notificación, la fecha en que la recibió y si la ha leído por completo. Responder que no muestra un recordatorio para leer toda la notificación y empezar a conservar la información de inmediato. Un campo opcional permite recopilar preguntas, con un recordatorio de que la conservación continúa mientras esperan una respuesta.
2 Dónde puede estar la información relevante
Hay que marcar al menos una ubicación: correo electrónico de trabajo, chat, unidades compartidas, archivos locales, un teléfono de trabajo, un dispositivo o cuenta personal utilizados para el trabajo, archivos en papel, aplicaciones empresariales, almacenamiento extraíble u otro lugar. Si se marca un dispositivo personal, aparece una nota para no borrarlo ni restablecerlo; los archivos en papel requieren indicar dónde se guardan. Dos preguntas obligatorias de sí/no preguntan por el borrado automático (con detalles y una indicación para desactivarlo) y por cualquier información que ya se haya borrado o perdido. Otras personas que puedan tener información son opcionales.
3 Confirmación
El resumen de las obligaciones del responsable —conservarlo todo, suspender el borrado habitual, conservar la información nueva y no hablar del asunto— está listo para sustituirse por las instrucciones de tu propia notificación. Tres declaraciones confirman la recepción y comprensión, la conservación y que la retención dura hasta que se libere de ella por escrito. La firma y la fecha lo completan.
Personaliza la plantilla
- Sustituye el resumen de obligaciones por las instrucciones de tu notificación real
- Añade los sistemas que utiliza tu organización a la lista de comprobación de ubicaciones
- Envíalo como solicitudes individuales a cada responsable para ver quién aún no ha confirmado la recepción
- Establece una fecha de cierre que coincida con el plazo para confirmar la recepción
- Dirige las respuestas a una carpeta por asunto con acceso restringido
- Añade los datos de contacto de tu equipo jurídico al texto de portada
Consejos para mejorar tu formulario confirmación de retención legal
- Envía la retención y la confirmación juntas para que no haya ninguna interrupción
- Haz un seguimiento rápido de cualquier responsable que marque un dispositivo personal o el borrado automático
- Indica también a TI que suspenda centralmente el borrado automático de las cuentas de los responsables
- Vuelve a enviar recordatorios periódicamente en las retenciones de larga duración
- No te olvides de los empleados que dejan la empresa: conserva sus datos antes de cerrar sus cuentas
- Pide a un abogado especializado en litigios que revise tu proceso de retención; esta plantilla no constituye asesoramiento jurídico
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada confirmación se archiva como un PDF firmado en la carpeta de la bóveda que has configurado para el asunto. Se notifica al equipo jurídico y el responsable recibe una copia.
En la tabla de respuestas puedes ver quién ha confirmado la recepción, filtrar a quienes utilizan el borrado automático o han informado de datos perdidos y exportar las respuestas sobre la ubicación de los datos para planificar su recopilación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Confirmación de retención legal: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de confirmación de retención legal?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de FileIt, y todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, incluyen la aplicación Forms y su biblioteca completa de plantillas.
¿Las personas que completan este formulario necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cualquier persona que tenga el enlace o reciba una solicitud por correo electrónico puede completar y enviar el formulario sin crear una cuenta de FileIt. Solo el propietario del formulario necesita una.
¿Puedo ver qué responsables aún no han confirmado la recepción?
Sí, si envías el formulario como solicitudes individuales. Cada solicitud indica si se ha completado, para que puedas reclamar la respuesta a quienes aún estén pendientes.
¿FileIt conserva los datos?
No. El formulario registra las confirmaciones y dónde se encuentran los datos. La conservación y recopilación de los datos se realizan mediante tus propios sistemas y procesos.
¿Por qué se pregunta por los datos ya borrados?
Saberlo pronto permite a tu equipo jurídico evaluarlo y abordarlo. El formulario anima a los responsables a informar de ello con transparencia.
¿Puedo utilizarlo para una retención de larga duración?
Sí. Vuelve a enviarlo como una nueva confirmación periódica; cada respuesta se guarda con su fecha.
¿Esto constituye asesoramiento jurídico?
No. Es una plantilla de partida. Tu equipo jurídico debe decidir el alcance de la retención y qué se comunica a los responsables.