什么是 法律保全确认 表单模板？
发送法律保全通知只是工作的一半。你还需要证明每位信息保管人都已收到并理解通知，并了解其相关信息存放在哪里——尤其是个人手机、阅后即焚消息或文件柜等不明显的位置。
此模板可以同时完成这两项工作。信息保管人先确认事项和通知日期，然后勾选相关数据可能存放的位置，直接回答有关自动删除和已丢失数据的问题，并注明其他可能持有信息的人。只有在需要时才会显示后续问题。
每份确认都会作为签署并注明日期的 PDF，保存到你选择的保险库文件夹中，为你的数据保全工作建立可辩护的记录。
- 适用于
- 发出法律保全通知的内部法务、合规和人力资源团队
- 填写人
- 保全通知中列出的每位信息保管人
- 完成时间
- 约 5 分钟
- 包含内容
- 事项详情、数据位置核对清单、自动删除和数据丢失问题、职责摘要、三项确认、签名
谁会使用 法律保全确认 表单？
- 诉讼已经提起或有合理预期时的诉讼保全
- 需要保全数据的内部调查或监管调查
- 需要保留管理人员电子邮件和消息的劳动争议
- 离职员工设备被清除前对其实施保全
- 长期保全事项的定期重新确认
- 电子取证收集前的数据源映射
此 法律保全确认 表单中的问题
共 3 页，21 个问题 · 包含 签名, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 您与通知
- 您的全名*
- 工作邮箱*
- 职位*
- 部门*
- 经理
- 事项名称或参考编号*
- 您收到通知的日期*
- 您是否已完整阅读通知？*
- 有哪些内容不清楚，或您有什么问题？
2 相关信息可能存放在哪里
- 您可能在哪些地方拥有相关文件或数据？* 工作邮箱 · 聊天或即时消息（例如 Teams、Slack） · 共享驱动器或文档库 · 我的笔记本电脑或台式电脑中的文件 · 工作手机 — 短信、即时消息应用、语音邮件 · 用于工作的个人手机、电脑或账户 · 纸质文件或笔记本 · 业务应用（CRM、项目管理、财务工具） · USB 驱动器或外部存储设备
- 纸质文件存放在哪里？* 仅在适用时提问
- 您是否使用任何自动删除功能 — 例如阅后即焚消息、邮箱清理规则或自动归档？*
- 哪些功能？如可以，请立即将其关闭。* 仅在适用时提问
- 您是否知道有任何相关信息已经被删除、丢失或更改？*
- 具体是什么，大约在什么时候？* 仅在适用时提问
- 还有谁可能拥有相关信息？
3 确认
- 已收到并理解*
- 保全*
- 期限*
- 签名*
- 日期*
法律保全确认 表单，逐页查看
1 你与通知
姓名、工作邮箱、职位和部门为必填项；经理信息为选填项。信息保管人填写通知中的事项名称或参考编号、收到通知的日期，以及是否已阅读全部内容——选择“否”会显示提醒，要求其阅读完整通知并立即开始保全。选填框可用于收集问题，并提醒其在等待答复期间仍需继续保全。
2 相关信息可能存放的位置
必须至少勾选一个位置：工作邮箱、聊天工具、共享云盘、本地文件、工作手机、用于工作的个人设备或账户、纸质文件、业务应用、可移动存储设备，或其他位置。选择个人设备后会显示不得删除或重置设备的提示；选择纸质文件后会询问其存放地点。两个必填的是/否问题分别询问是否启用了自动删除（包括详情及关闭该设置的提示），以及是否已有内容被删除或丢失。其他可能持有信息的人为选填项。
3 确认
信息保管人的职责摘要——保留所有内容、暂停常规删除、保留新产生的信息、不得讨论事项——已准备好，你可以将其替换为实际通知中的说明。三项声明分别确认已收到并理解通知、会进行保全，以及保全持续至以书面形式解除。完成签名和日期后即可提交。
定制你的模板
- 将职责摘要替换为实际通知中的说明
- 将组织使用的系统添加到位置核对清单中
- 向每位信息保管人分别发送请求，以便查看谁尚未确认
- 设置与确认截止日期一致的关闭日期
- 将回复按事项分别发送到访问受限的文件夹
- 在封面文字中添加法务团队的联系方式
填写 法律保全确认 表单的提示
- 同时发送保全通知和确认表，避免出现空档
- 如有信息保管人勾选个人设备或自动删除，请尽快跟进
- 同时告知 IT 集中暂停信息保管人账户的自动删除
- 对于长期保全事项，定期重新发送提醒
- 不要忘记离职员工——在关闭账户前保全其数据
- 请让诉讼律师审核你的保全流程；此模板不构成法律建议
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份确认都会作为签署的 PDF，归档到你为该事项设置的保险库文件夹中。法务会收到通知，信息保管人也会收到副本。
在“回复”表中，你可以查看谁已确认，筛选使用自动删除或报告数据丢失的人员，并导出数据位置答复以规划收集工作。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
法律保全确认 表单：常见问题
这份法律保全确认表模板可以免费使用吗？
可以。这是 FileIt 的现成模板之一，每个 FileIt 账户（包括免费方案）都包含 Forms 应用及其完整模板库。
填写此表的人需要 FileIt 账户吗？
不需要。任何拥有链接或收到电子邮件请求的人，都可以在不创建 FileIt 账户的情况下填写并提交表单。只有表单所有者需要账户。
我能查看哪些信息保管人尚未确认吗？
可以，但前提是你将表单作为单独请求发送。每个请求都会显示是否已完成，因此你可以跟进尚未完成的人员。
FileIt 会自行保全数据吗？
不会。表单记录确认情况和数据存放位置。数据保全和收集通过你自己的系统和流程完成。
为什么要询问已经删除的数据？
及早了解这些情况，可以让你的法务团队进行评估并采取措施。表单鼓励信息保管人如实说明。
我可以将它用于长期保全事项吗？
可以。你可以定期再次发送，要求重新确认——每次回复都会连同日期一起保存。
这是法律建议吗？
不是。这只是一个起始模板。保全范围以及应向信息保管人告知的内容，应由你的法律顾问决定。