Quel est le modèle de formulaire disponibilité pour un entretien ?
Organiser des entretiens par e-mail peut prendre des jours d’allers-retours : « Mardi, ça vous convient ? » « Seulement après 15 h. » « Et jeudi ? » Ce modèle demande à chaque candidat présélectionné trois dates et horaires préférés en une seule fois, ainsi que les dates où il n’est absolument pas disponible et le délai de préavis dont il a besoin.
Il demande également à chaque candidat, de la même manière et sans parti pris, si des aménagements pourraient faciliter l’entretien : accès sans marches, temps supplémentaire pour un test, sous-titres lors des appels vidéo ou questions transmises à l’avance par écrit. Poser la question à tout le monde la rend habituelle et facilite une réponse honnête ; les détails ne sont communiqués qu’aux personnes qui organisent l’entretien.
Chaque réponse est archivée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, à côté de la candidature du candidat. Le recruteur peut ainsi confirmer un créneau et organiser les aménagements nécessaires avant le jour de l’entretien.
- Idéal pour
- Les recruteurs et responsables du recrutement qui planifient des premiers ou seconds entretiens
- Rempli par
- Le candidat présélectionné
- Durée de remplissage
- Environ 3 à 5 minutes
- Comprend
- Trois choix classés de dates et d’horaires, des questions complémentaires sur le format et une question neutre sur les aménagements pour chaque candidat
Qui utilise un formulaire disponibilité pour un entretien ?
- Inviter une liste restreinte de candidats à un entretien sans longue chaîne d’e-mails
- Planifier des entretiens entre plusieurs fuseaux horaires pour des postes à distance ou internationaux
- S’assurer que les aménagements nécessaires sont connus et organisés à l’avance
- Planifier une journée d’évaluation en fonction des disponibilités de plusieurs candidats
- Offrir à une petite équipe un processus d’invitation cohérent pour chaque poste à pourvoir
Questions de ce formulaire disponibilité pour un entretien
23 questions sur 3 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone*
- Poste pour lequel vous passez un entretien*
- Votre fuseau horaire ou votre ville*
2 Disponibilités
- Quel format d’entretien vous convient ?* Appel vidéo · Appel téléphonique · En personne · N’importe lequel de ces formats
- Pouvez-vous participer à un appel vidéo depuis un endroit calme avec une caméra qui fonctionne ?* affichée uniquement si applicable Oui · Oui, mais uniquement depuis un téléphone · J’aurais besoin d’aide pour cela
- Aurez-vous besoin d’une aide pour vos frais de déplacement afin de vous rendre à l’entretien ? affichée uniquement si applicable
- Premier choix — date*
- Premier choix — moment de la journée* Tôt le matin · Matinée · Heure du déjeuner · Après-midi · Soirée
- Deuxième choix — date*
- Deuxième choix — moment de la journée* Tôt le matin · Matinée · Heure du déjeuner · Après-midi · Soirée
- Troisième choix — date
- Troisième choix — moment de la journée affichée uniquement si applicable Tôt le matin · Matinée · Heure du déjeuner · Après-midi · Soirée
- Dates ou horaires auxquels vous ne pouvez absolument pas participer
- De combien de jours de préavis avez-vous besoin pour participer ? (jours)
3 Aménagements et questions
- Des aménagements vous aideraient-ils pour l’entretien ?*
- Qu’est-ce qui vous aiderait ? affichée uniquement si applicable Accès sans marche · Temps supplémentaire pour tout test ou exercice · Questions fournies par écrit à l’avance · Un interprète en langue des signes · Sous-titres lors des appels vidéo · Pauses régulières · Une salle calme avant l’entretien · Caractères plus grands ou test compatible avec un lecteur d’écran
- Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir pour mettre cela en place ? affichée uniquement si applicable
- Comment prononcez-vous votre nom ? (facultatif)
- Vos pronoms (facultatif)
- Avez-vous des questions concernant l’entretien ?
- Contact*
Le formulaire disponibilité pour un entretien, page par page
1 À propos de vous
Le candidat indique son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, le poste pour lequel il passe un entretien et son fuseau horaire ou sa ville, des informations essentielles dès que le recrutement se fait à distance.
2 Disponibilités
Quel format d’entretien vous convient ? propose un appel vidéo, un appel téléphonique, un entretien en personne ou n’importe lequel de ces formats. En choisissant l’appel vidéo, le candidat indique s’il peut se connecter depuis un endroit calme avec une caméra fonctionnelle, avec une option honnête « J’aurais besoin d’aide pour cela ». En choisissant l’entretien en personne, il indique s’il aura besoin d’aide pour ses frais de déplacement.
Le candidat indique ensuite un premier et un deuxième choix de date, chacun associé à un moment de la journée, du petit matin au soir, ainsi qu’un troisième choix facultatif dont la question sur l’horaire apparaît une fois la date sélectionnée. Deux autres questions portent sur les dates ou horaires où il ne peut absolument pas se libérer, par exemple des congés ou un délai de préavis, et sur le nombre de jours de préavis dont il a besoin pour participer.
3 Aménagements et questions
Des aménagements vous aideraient-ils lors de l’entretien ? Cette question est posée à tout le monde, avec un texte d’aide précisant que la réponse ne sera communiquée qu’aux personnes qui organisent l’entretien. Une réponse Oui ouvre une liste à cocher comprenant l’accès sans marches, du temps supplémentaire, les questions transmises à l’avance par écrit, un interprète en langue des signes, des sous-titres, des pauses régulières, une salle calme et des tests compatibles avec les lecteurs d’écran, ainsi qu’un champ pour tout autre besoin à prévoir.
Des questions facultatives permettent d’indiquer la prononciation du nom et les pronoms de la personne, et de laisser tout commentaire ou question concernant l’entretien. Une case de consentement vous autorise à la contacter pour confirmer les détails et les conserver dans le cadre de ce recrutement.
Personnalisez le modèle
- Supprimez les formats que vous ne proposez pas ou ajoutez-en un, comme un centre d’évaluation
- Remplacez les moments de la journée par des créneaux précis si l’agenda de votre jury est déjà fixé
- Définissez une date de clôture afin que le formulaire cesse d’accepter les réponses une fois la série d’entretiens planifiée
- Archivez les réponses dans le même dossier du coffre-fort que les candidatures au poste
- Ajoutez une question sur le stationnement ou l’accès au bâtiment pour les entretiens en personne
Conseils pour un meilleur formulaire disponibilité pour un entretien
- Envoyez-le aux candidats par e-mail afin que chacun reçoive son propre lien et ses propres rappels
- Demandez les disponibilités sur une période d’au moins une semaine
- Confirmez le créneau et les éventuels aménagements par écrit dès que possible
- Posez la question sur les aménagements à chaque candidat, sans exception
- Ne communiquez les détails des aménagements qu’aux personnes qui doivent les organiser
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque réponse est archivée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec le nom du candidat comme titre, et vous êtes averti par e-mail. Vous pouvez envoyer aux candidats une copie de leur réponse.
Envoyé sous forme de demandes par e-mail, l’onglet Partage indique quels candidats ont ouvert et renvoyé le formulaire, et vous pouvez relancer ceux qui ne l’ont pas encore fait. Exportez le tableau des réponses au format CSV pour comparer les choix de chacun côte à côte lors de la création du planning des entretiens.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Disponibilité pour un entretien : questions fréquentes
Ce formulaire de disponibilité pour un entretien est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage dans l’application Forms de FileIt, et vous pouvez modifier chaque question.
Le formulaire planifie-t-il automatiquement l’entretien ?
Non. Il recueille les préférences de chaque candidat. Vous choisissez un créneau et le confirmez vous-même avec le candidat.
Pourquoi poser la question des aménagements à chaque candidat ?
Poser la même question à tout le monde la rend habituelle et facilite la réponse, afin que vous puissiez organiser ce qui est nécessaire avant le jour de l’entretien.
Les candidats doivent-ils avoir un compte ?
Non. Ils ouvrent le lien que vous leur envoyez, remplissent le formulaire et l’envoient. Aucune inscription n’est nécessaire.
Puis-je arrêter les réponses après une date limite ?
Oui. Définissez une date de clôture dans les paramètres du formulaire ou attribuez une date d’expiration aux demandes envoyées par e-mail ; les réponses tardives sont alors refusées avec un message cordial.
Puis-je l’utiliser pour des seconds entretiens ?
Oui. Dupliquez le formulaire et modifiez le texte d’introduction pour chaque série d’entretiens.