Quel est le modèle de formulaire prise de références ?
Un formulaire de prise de références fournit à la personne interrogée une série claire et cohérente de questions sur un candidat, au lieu d’un appel difficile à planifier ou d’un e-mail vague demandant « qu’avez-vous pensé de cette personne ? ». Il couvre la relation de travail, des évaluations précises, les points forts, les éventuelles préoccupations et une question directe sur la possibilité de le réembaucher, dans cet ordre.
Les appels de prise de références sont notoirement difficiles à organiser entre deux agendas chargés, et les notes prises pendant un appel peuvent omettre des détails ou leur contexte. Un formulaire permet à la personne interrogée de répondre à son rythme, offre à chaque candidat une évaluation structurée identique et crée une trace écrite facile à consulter lors de la décision d’embauche.
Ce modèle fonctionne avec l’application Forms de FileIt, incluse dans chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite. Les personnes interrogées le remplissent sans jamais avoir besoin de leur propre compte FileIt. Chaque référence complétée devient un PDF, automatiquement classé dans votre coffre-fort, dans le dossier de recrutement de votre choix.
- Idéal pour
- Les équipes RH et les responsables du recrutement qui vérifient les références avant une proposition d’embauche
- Rempli par
- L’ancien responsable, collègue ou autre personne de référence du candidat
- Durée de remplissage
- Environ 10 minutes
- Comprend
- Le contexte de la relation de travail, une matrice d’évaluation à 8 critères et des questions de suivi conditionnelles sur la réembauche
Qui utilise un formulaire prise de références ?
- Un responsable du recrutement qui vérifie une référence avant de faire une proposition d’embauche
- Les RH qui recueillent des références dans le cadre d’un processus standard préalable à l’embauche
- Une agence de recrutement qui recueille des références pour le compte d’une entreprise cliente
- Une personne ayant directement encadré le candidat et fournissant une évaluation détaillée et confidentielle
- Une personne de référence signalant un problème de comportement ou de performance qui doit être approfondi avant l’embauche
- Une entreprise comparant les évaluations de recommandation globales de plusieurs candidats pour le même poste
Questions de ce formulaire prise de références
23 questions sur 4 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Votre fonction
- Organisation*
2 À propos du candidat
- Nom du candidat*
- La fonction qu’il ou elle occupait lorsque vous travailliez ensemble
- Comment connaissez-vous le candidat ?* J’étais son responsable · J’étais un collègue senior · Nous étions collègues au même niveau · Cette personne était mon responsable · J’étais un client · Enseignant ou responsable pédagogique
- Nous avons travaillé ensemble à partir de
- Jusqu’au
- Décrivez brièvement ses principales responsabilités
- Pourquoi cette personne est-elle partie, à votre connaissance ?
3 Votre évaluation
- Comment évalueriez-vous le candidat concernant…* Faible · Passable · Bon · Très bon · Excellent · Je ne peux pas me prononcer
- Quelles sont ses principales qualités ?*
- Dans quels domaines pourrait-il ou elle encore progresser ?
- Avez-vous connaissance de problèmes de comportement ou de performance dont nous devrions être informés ?*
- Veuillez préciser* affichée uniquement si applicable
4 Dernières remarques
- L’embaucheriez-vous ou retravailleriez-vous avec cette personne ?* Oui, sans hésitation · Oui, avec quelques réserves · Non · Impossible de répondre (politique de l’entreprise)
- Pourriez-vous nous expliquer pourquoi ? affichée uniquement si applicable
- Quelles sont vos réserves ? affichée uniquement si applicable
- Recommandation générale*
- Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir ?
- Déclaration*
Le formulaire prise de références, page par page
1 À propos de vous
La personne de référence commence par indiquer Votre nom, votre E-mail, votre Téléphone facultatif, votre Intitulé de poste et votre Organisation — ce qui permet d’établir qui fournit la référence et à quel titre, un élément important lorsque la référence sera ensuite examinée avec la candidature du candidat.
2 À propos du candidat
Le Nom du candidat et son Intitulé de poste lorsque vous travailliez ensemble établissent le contexte, tandis que Comment connaissez-vous le candidat ? — responsable, collègue senior, pair, subordonné direct, client ou encadrant universitaire — détermine le poids accordé à la référence. Vous avez travaillé ensemble du et Jusqu’au (laissez ce champ vide si la collaboration est toujours en cours), Décrivez brièvement ses principales responsabilités et Pourquoi est-il parti, à votre connaissance ? donnent à l’équipe de recrutement une vision plus complète de la relation évaluée.
3 Votre évaluation
Comment évalueriez-vous le candidat sur… ? est une matrice de huit lignes couvrant la qualité du travail, la fiabilité, la communication, le travail en équipe, l’initiative, la résolution de problèmes, l’intégrité et la volonté d’apprendre, avec une évaluation allant de Faible à Excellent ou Ne peut pas se prononcer. Quels sont ses principaux points forts ? et Sur quels points pourrait-il encore progresser ? ajoutent des informations qualitatives et détaillées aux évaluations. Avez-vous connaissance de problèmes de comportement ou de performance dont nous devrions être informés ? est une question obligatoire, et une réponse positive ouvre un champ de détails obligatoire afin qu’aucun problème sérieux ne puisse être passé sous silence.
4 Dernières remarques
L’embaucheriez-vous ou retravailleriez-vous avec lui ? propose les réponses oui, sans hésitation, oui, avec des réserves, non ou impossible à dire en raison de la politique de l’entreprise, avec une question de suivi demandant pourquoi lorsque la réponse est non ou comporte des réserves. La Recommandation globale est une évaluation à cinq étoiles, et Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir ? laisse de la place pour tout élément qui n’aurait pas encore été abordé. La personne de référence termine par une déclaration confirmant que les informations fournies sont exactes et seront utilisées pour contribuer à la décision d’embauche.
Personnalisez le modèle
- Adaptez la matrice d’évaluation aux compétences spécifiques importantes pour le poste à pourvoir
- Ajoutez une question sur l’autorisation de travailler si elle fait partie de votre processus standard de prise de références
- Orientez les références complétées vers un dossier privé à accès restreint dans votre coffre-fort
- Envoyez un lien personnalisé par e-mail à chaque personne de référence désignée, avec son nom et son adresse e-mail préremplis
- Désactivez l’envoi d’une copie à la personne de référence si votre politique consiste à garder les références complétées confidentielles à son égard
- Ajoutez une date de clôture une fois la décision d’embauche prise afin qu’aucune référence supplémentaire ne soit envoyée
Conseils pour un meilleur formulaire prise de références
- Envoyez la demande de référence dès que vous disposez des coordonnées de la personne de référence du candidat, car les réponses peuvent prendre du temps
- Demandez au candidat de prévenir les personnes de référence afin que le formulaire ne leur parvienne pas sans prévenir
- Considérez la réponse « impossible de se prononcer en raison de la politique de l’entreprise » comme neutre et non négative : de nombreux employeurs limitent ce que les responsables peuvent dire
- Donnez personnellement suite à toute préoccupation signalée plutôt que de vous fier uniquement à la réponse écrite
- Comparez les évaluations fournies par plusieurs personnes de référence pour un même candidat plutôt que de vous appuyer sur une seule référence
- Gardez les références complétées confidentielles et ne partagez-les qu’avec les personnes directement impliquées dans la décision d’embauche
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’une personne de référence envoie sa réponse, FileIt l’enregistre au format PDF sous un titre comprenant son nom et la classe dans le dossier du coffre-fort que vous avez configuré pour le processus de recrutement de ce candidat. Les notifications au propriétaire et l’envoi d’une copie à la personne de référence étant activés par défaut, votre équipe RH en est informée immédiatement et la personne de référence conserve une trace de ce qu’elle a envoyé.
À partir de là, la plupart des équipes de recrutement utilisent le tableau Réponses pour voir quelles références sont encore en attente, ouvrir chaque PDF à côté de la candidature du candidat et exporter les informations au format CSV afin de comparer les évaluations entre les candidats. L’étape suivante consiste généralement à intégrer la référence à la décision finale d’embauche, avec les entretiens et les autres vérifications éventuelles.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Prise de références : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de prise de références est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
La personne de référence doit-elle avoir un compte FileIt pour fournir une référence ?
Non. Les personnes de référence remplissent et envoient le formulaire en utilisant uniquement le lien ou l’invitation par e-mail personnalisé que vous leur envoyez : aucun compte FileIt n’est nécessaire.
Comment obtenir les références complétées au format PDF ?
Chaque réponse est automatiquement enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, et l’ensemble peut être consulté et exporté au format CSV depuis le tableau Réponses.
Puis-je envoyer ce formulaire à une personne de référence précise plutôt que de partager un lien public ?
Oui : Forms vous permet d’envoyer un lien personnalisé par e-mail à une personne de référence désignée, avec son nom et son adresse e-mail préremplis.
Les réponses restent-elles confidentielles vis-à-vis du candidat ?
FileIt chiffre les réponses au repos et vous donne le contrôle total sur les personnes autorisées à ouvrir la réponse dans votre coffre-fort ; décider de la partager ou non avec le candidat relève de votre propre politique de recrutement et de confidentialité.
Puis-je modifier l’échelle d’évaluation ou les questions ?
Oui. Chaque question, y compris les lignes de la matrice d’évaluation et les options de réembauche, peut être modifiée dans le concepteur.
Que se passe-t-il si une personne de référence signale un problème ?
Une réponse « oui » à la question sur les problèmes ouvre un champ de détails obligatoire, afin que tout problème de comportement ou de performance que la personne souhaite signaler soit consigné par écrit.
Puis-je recueillir plusieurs références pour le même candidat ?
Oui. L’autorisation de plusieurs réponses vous permet d’envoyer le même formulaire à plusieurs personnes de référence et de comparer leurs réponses côte à côte.