Modèle de formulaire de référence locative

Quel est le modèle de formulaire référence locative ?

Relancer un ancien propriétaire par téléphone pour obtenir une référence signifie souvent jouer au chat et à la souris pendant une semaine, puis essayer de se souvenir exactement de ce qu'il a dit. Ce modèle vous permet de lui envoyer un lien : il confirme son identité, décrit la location, évalue le locataire sur le paiement des loyers, l'entretien du logement, la propreté et la communication, puis signe — le tout à partir de ses propres dossiers et au moment qui lui convient.

Le formulaire ne pose que les questions pertinentes pour chaque situation. Si le locataire a déjà quitté le logement, des questions complémentaires apparaissent sur les retenues sur le dépôt de garantie et le respect du préavis ; s'il est toujours locataire, ces questions sont ignorées. La question sur les impayés de loyer n'affiche le champ du montant dû que si des impayés sont effectivement signalés, afin de garder un formulaire rapide pour une location simple et sans problème.

Dès que la personne fournit la référence, FileIt enregistre l'intégralité de celle-ci au format PDF signé dans votre coffre-fort, vous donnant un dossier clair et daté à examiner avec le reste du dossier de location.

Qui utilise un formulaire référence locative ?

• Un propriétaire ou un agent qui évalue un nouveau candidat à la location avant de lui proposer un contrat de location
• Une agence immobilière qui souhaite utiliser un format de référence cohérent et comparable pour chaque candidat
• Vérifier l'historique des paiements de loyer et les éventuels impayés avant d'approuver une location
• Confirmer si des retenues ont été effectuées sur le dépôt de garantie d'une location précédente, et pour quelle raison
• Une association de logement ou un fournisseur de logements sociaux qui demande une référence dans le cadre d'une procédure d'attribution
• Relancer l'ancien propriétaire d'un candidat lorsqu'une référence est nécessaire rapidement pour faire avancer la location

Questions de ce formulaire référence locative

25 questions sur 4 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.

Le formulaire référence locative, page par page

1 À propos de vous

Une courte note confirme que le candidat a désigné cette personne comme ancien propriétaire ou agent et a accepté qu'elle soit contactée. La personne fournissant la référence indique ensuite son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, précise s'il s'agit d'un propriétaire, d'un agent immobilier, d'un gestionnaire immobilier ou d'un fournisseur de logements, ainsi que le nom de son entreprise ou agence, le cas échéant.

2 La location

Cette page recueille le nom complet du candidat, l'adresse qu'il louait, la date de début de la location et indique s'il est toujours locataire — une réponse négative ouvre un champ pour préciser la date de fin de la location. Le loyer mensuel et les éventuels autres locataires mentionnés dans le contrat complètent les informations essentielles.

3 Comment cela s'est passé

Une description rappelle à la personne fournissant la référence de répondre de manière factuelle, en s'appuyant sur ses propres dossiers. Une question à choix unique demande si le loyer a toujours été payé à temps, généralement à temps, souvent en retard ou s'il existe actuellement des impayés ; un champ indiquant le montant dû apparaît uniquement si des impayés sont signalés. Une grille d'évaluation porte ensuite sur la régularité des paiements, l'entretien du logement, la propreté, les relations avec le voisinage et la communication ; chaque élément est évalué d'excellent à médiocre, ou comme non applicable.

Une question Oui/Non porte sur d'éventuelles réclamations, violations du contrat ou litiges ; une réponse Oui exige des précisions. Si le locataire a quitté le logement, deux questions supplémentaires demandent si des retenues ont été effectuées sur le dépôt de garantie (et pour quel motif) et si le préavis requis a été donné. La page se termine par une question demandant si la personne louerait à nouveau son logement à ce locataire — oui, oui sous conditions ou non — avec une explication obligatoire pour toute réponse autre qu'un oui sans réserve, ainsi qu'un champ libre pour tout autre commentaire.

4 Déclaration

La personne fournissant la référence confirme que les informations communiquées sont exactes à sa connaissance, qu'elles sont fondées sur ses propres dossiers et qu'elle comprend qu'elles seront utilisées pour évaluer la demande de location du candidat, puis elle signe à l'écran.

Personnalisez le modèle

• Ajoutez une question propre à votre processus d'évaluation, par exemple pour savoir si le locataire avait des animaux ou a sous-loué sans autorisation
• Adaptez la grille d'évaluation aux critères les plus importants sur votre marché locatif local
• Dirigez les notifications vers l'agent chargé de la demande plutôt que vers une boîte de réception partagée
• Classez les références terminées dans un dossier du coffre-fort pour chaque candidat afin de les retrouver facilement avec le reste du dossier de location
• Définissez une date de clôture si vous devez recevoir la référence avant une étape précise du processus de location
• Activez l'envoi d'une copie PDF par e-mail à la personne fournissant la référence afin qu'elle conserve son propre exemplaire de sa réponse
• Ajoutez une question complémentaire pour demander si la personne accepterait d'être recontactée si vous avez d'autres questions

Conseils pour un meilleur formulaire référence locative

• Envoyez la demande de référence le plus tôt possible dans le processus de candidature, car les références peuvent prendre quelques jours à revenir
• Demandez au candidat de prévenir l'ancien propriétaire de l'arrivée de la demande afin qu'elle ne soit pas prise pour un spam
• Évaluez la référence avec d'autres vérifications, comme les justificatifs de revenus et d'identité, plutôt que de vous y fier seule
• Appelez pour faire un suivi si une référence soulève des inquiétudes, plutôt que d'agir uniquement sur la base de la réponse écrite
• Posez systématiquement les mêmes questions à la personne fournissant la référence de chaque candidat afin de garantir l'équité du processus
• Conservez les références terminées pendant la durée prévue par votre propre politique de conservation des dossiers

Formulaire Référence locative : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-26.