¿Qué es la plantilla del formulario de comprobación de referencias?
Un formulario de comprobación de referencias ofrece a la persona de referencia un conjunto claro y coherente de preguntas sobre un candidato, en lugar de una llamada difícil de coordinar o un correo vago preguntando «¿qué te pareció?». Cubre la relación laboral, valoraciones concretas, puntos fuertes, posibles inquietudes y una pregunta directa sobre si volvería a contratarlo, en ese orden.
Las llamadas para pedir referencias son especialmente difíciles de coordinar entre dos agendas ocupadas, y las notas tomadas durante una llamada pueden omitir detalles o contexto. Un formulario permite responder cuando mejor le venga a la persona de referencia, ofrece a todos los candidatos una evaluación estructurada igual y crea un registro escrito fácil de consultar durante la decisión de contratación.
Esta plantilla funciona en la aplicación Forms de FileIt, incluida en todas las cuentas de FileIt, también en el plan gratuito. Las personas de referencia la completan sin necesidad de tener una cuenta propia de FileIt. Cada referencia completada se convierte en un PDF que se archiva automáticamente en tu bóveda, dentro de la carpeta de contratación que elijas.
- Ideal para
- Equipos de RR. HH. y responsables de contratación que comprueban referencias antes de hacer una oferta
- La completa
- Un antiguo responsable, compañero u otra persona de referencia del candidato
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Contexto de la relación laboral, una matriz de valoración de 8 elementos y preguntas de seguimiento condicionales sobre volver a contratar
¿Quién usa un formulario de comprobación de referencias?
- Un responsable de contratación que comprueba una referencia antes de ampliar una oferta de empleo
- El equipo de RR. HH. que recopila referencias como parte de un proceso estándar previo a la contratación
- Una agencia de selección que recopila referencias en nombre de una empresa cliente
- Una persona que supervisó directamente al candidato y ofrece una evaluación detallada y confidencial
- Una persona de referencia que señala una inquietud sobre conducta o rendimiento que debe investigarse antes de contratar
- Una empresa que compara las valoraciones generales de recomendación de varios candidatos para el mismo puesto
Preguntas de este formulario de comprobación de referencias
23 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Tu cargo
- Organización*
2 Sobre la persona candidata
- Nombre de la persona candidata*
- Su cargo cuando trabajaron juntos
- ¿Cómo conoces a la persona candidata?* Era su responsable · Era un/a colega sénior · Éramos colegas del mismo nivel · Era mi responsable · Era mi cliente · Docente o supervisor/a académico/a
- Trabajaron juntos desde
- Hasta
- Describe brevemente sus principales responsabilidades
- ¿Por qué se fue, hasta donde sabes?
3 Tu evaluación
- ¿Cómo valorarías a la persona candidata en…* Deficiente · Aceptable · Buena · Muy buena · Excelente · No puedo decirlo
- ¿Cuáles son sus mayores fortalezas?*
- ¿En qué aspectos podría seguir desarrollándose?
- ¿Tienes conocimiento de alguna preocupación relacionada con su conducta o desempeño que debamos conocer?*
- Proporciona los detalles* solo se pregunta cuando corresponde
4 Reflexiones finales
- ¿Volverías a contratar a esta persona o a trabajar con ella?* Sí, sin dudarlo · Sí, con algunas reservas · No · No puedo decirlo (política de la empresa)
- ¿Podrías decirnos por qué? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cuáles son tus reservas? solo se pregunta cuando corresponde
- Recomendación general*
- ¿Hay algo más que debamos saber?
- Declaración*
El formulario comprobación de referencias, página por página
1 Sobre ti
La persona de referencia empieza indicando Tu nombre, Correo electrónico, Teléfono opcional, Tu puesto y Organización, para dejar constancia de quién proporciona la referencia y de su relación con el candidato, algo importante cuando la referencia se revisa junto con la solicitud del candidato.
2 Sobre el candidato
El nombre del candidato y Su puesto cuando trabajasteis juntos establecen el contexto, y ¿Cómo conoces al candidato? — responsable, compañero sénior, colega, persona a tu cargo, cliente o supervisor académico — ayuda a determinar el peso que tendrá la referencia. Trabajasteis juntos desde y Hasta (déjalo en blanco si la relación continúa), Describe brevemente sus principales responsabilidades y ¿Por qué se fue, hasta donde sabes? ofrecen al equipo de contratación una visión más completa de la relación que se está evaluando.
3 Tu evaluación
¿Cómo valorarías al candidato en…? es una matriz de ocho filas que cubre la calidad del trabajo, fiabilidad, comunicación, trabajo en equipo, iniciativa, resolución de problemas, integridad y disposición para aprender, con valoraciones de Deficiente a Excelente o No puedo decirlo. ¿Cuáles son sus principales puntos fuertes? y ¿En qué podría seguir desarrollándose? añaden detalles cualitativos y abiertos a las valoraciones. ¿Conoces alguna inquietud sobre su conducta o rendimiento que debamos conocer? es obligatorio, y responder sí abre un campo obligatorio para los detalles, de modo que nada importante pueda pasarse por alto.
4 Reflexiones finales
¿Volverías a contratarlo o a trabajar con él? ofrece las opciones sí, sin dudarlo; sí, con reservas; no; o no puedo decirlo debido a la política de la empresa, y pide explicar el motivo siempre que la respuesta sea no o haya reservas. La Recomendación general es una valoración de cinco estrellas, y ¿Hay algo más que debamos saber? deja espacio para cualquier aspecto no tratado. La persona de referencia termina con una declaración que confirma que la información proporcionada es exacta y que se utilizará para ayudar a tomar una decisión de contratación.
Personaliza la plantilla
- Ajusta la matriz de valoración para reflejar las habilidades concretas importantes para el puesto que quieres cubrir
- Añade una pregunta sobre la autorización para trabajar si forma parte de tu proceso estándar de referencias
- Envía las referencias completadas a una carpeta privada con acceso restringido en tu bóveda
- Envía un enlace personal por correo electrónico a cada persona de referencia designada, con su nombre y correo electrónico ya cumplimentados
- Desactiva la copia para la propia persona de referencia si tu política es mantener las referencias completadas confidenciales para ella
- Añade una fecha de cierre cuando se haya tomado una decisión de contratación para que no lleguen más referencias
Consejos para mejorar tu formulario comprobación de referencias
- Envía la solicitud de referencia en cuanto tengas los datos de la persona de referencia del candidato, ya que las respuestas pueden tardar
- Pide al candidato que avise previamente a sus personas de referencia para que el formulario no les llegue por sorpresa
- Considera neutral, no negativa, una respuesta de «no puedo decirlo debido a la política de la empresa»; muchos empleadores limitan lo que los responsables pueden decir
- Haz un seguimiento personal de cualquier inquietud señalada, en lugar de basarte únicamente en la respuesta escrita
- Compara las valoraciones de varias personas de referencia del mismo candidato, en lugar de confiar en una sola referencia
- Mantén las referencias completadas confidenciales y compártelas solo con las personas directamente implicadas en la decisión de contratación
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto una persona de referencia envía su referencia, FileIt la guarda como un PDF titulado con su nombre y la archiva en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para el proceso de contratación de ese candidato. Como las notificaciones al propietario y la copia para la persona de referencia están activadas de forma predeterminada, tu equipo de RR. HH. se entera de inmediato y la persona de referencia conserva un registro de lo que envió.
A partir de ahí, la mayoría de los equipos de contratación utilizan la tabla Respuestas para ver qué referencias siguen pendientes, abrir cada PDF junto a la solicitud del candidato y exportar los datos a CSV para comparar las valoraciones de varios candidatos. El siguiente paso habitual es tener en cuenta la referencia en la decisión final de contratación junto con las entrevistas y cualquier otra comprobación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Comprobación de referencias: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de comprobación de referencias?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, también en el plan gratuito.
¿La persona de referencia necesita una cuenta de FileIt para dar una referencia?
No. Las personas de referencia completan y envían el formulario utilizando únicamente el enlace o la invitación personal por correo electrónico que les envíes; no necesitan una cuenta de FileIt.
¿Cómo obtengo las referencias completadas en PDF?
Cada envío se guarda automáticamente como un PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, y puedes consultar el conjunto completo y exportarlo a CSV desde la tabla Respuestas.
¿Puedo enviárselo a una persona de referencia concreta en lugar de compartir un enlace público?
Sí. Forms te permite enviar por correo electrónico un enlace personal a una persona de referencia designada, con su nombre y dirección de correo ya cumplimentados.
¿Las respuestas se mantienen confidenciales para el candidato?
FileIt cifra las respuestas almacenadas y te ofrece control total sobre quién puede abrirlas en tu bóveda; decidir si las compartes con el candidato depende de tu propia política de contratación y privacidad.
¿Puedo cambiar la escala de valoración o las preguntas?
Sí. Puedes editar todas las preguntas, incluidas las filas de la matriz de valoración y las opciones sobre volver a contratar, desde el diseñador.
¿Qué ocurre si una persona de referencia señala una inquietud?
Responder «sí» a la pregunta sobre inquietudes abre un campo obligatorio para los detalles, de modo que cualquier problema de conducta o rendimiento que la persona quiera plantear quede recogido por escrito.
¿Puedo recopilar más de una referencia para el mismo candidato?
Sí. Permitir varias respuestas te permite enviar el mismo formulario a varias personas de referencia y comparar sus respuestas una junto a otra.