Quel est le modèle de formulaire commande en chambre ?
Les commandes de service en chambre prises par téléphone sont faciles à mal comprendre : un numéro de chambre, une préférence de cuisson, une allergie aux fruits à coque. Le menu papier accroché à la poignée n’est pas plus pratique : il est rempli à minuit et récupéré à trois heures. Ce formulaire de commande en chambre permet aux clients de choisir leurs plats sur leur propre téléphone, à leur rythme, et transmet à la cuisine une commande écrite et claire.
Le modèle couvre les trois façons dont les clients commandent réellement : dès que possible, à une heure précise ou pour le petit-déjeuner du lendemain dans un créneau d’une demi-heure. Les questions complémentaires apparaissent uniquement lorsque nécessaire — la question sur les œufs pour un petit-déjeuner cuisiné, sur la cuisson pour un burger, sur le lait lorsque des boissons sont choisies — afin que le formulaire reste court. Chaque client doit indiquer si une personne prenant part au repas souffre d’une allergie ou d’une intolérance alimentaire, et une réponse positive nécessite une description avant l’envoi de la commande.
Chaque commande est également enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, ce qui vous fournit une trace horodatée de la demande, de la chambre destinataire et du mode de paiement choisi par le client.
- Idéal pour
- Hôtels, résidences-services et complexes proposant un service en chambre
- Rempli par
- Le client, sur son téléphone, à partir d’un QR code ou d’un lien dans la chambre
- Temps nécessaire
- Environ 2 minutes
- Comprend
- Horaire de livraison, menu du petit-déjeuner et de toute la journée, question obligatoire sur les allergies, accord pour facturer la chambre
Qui utilise un formulaire commande en chambre ?
- Remplacer la carte papier du petit-déjeuner accrochée à la poignée par un QR code sur la table de chevet
- Gérer le service en chambre tard le soir lorsque le standard fonctionne avec une équipe réduite
- Proposer dans les résidences-services un panier de petit-déjeuner livré à la porte
- Permettre aux hôtels-boutiques de proposer un menu de service en chambre simple, sans application de commande
- Conserver une trace écrite des informations sur les allergies fournies avec chaque commande
Questions de ce formulaire commande en chambre
18 questions sur 2 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Votre chambre
- Nom du client*
- Numéro de chambre*
- Nombre de personnes à table
- Quand le souhaitez-vous ?* Dès que possible · À une heure précise · Petit-déjeuner demain matin
- Heure de livraison* affichée uniquement si applicable
- Créneau de livraison du petit-déjeuner* affichée uniquement si applicable 6:30–7:00 · 7:00–7:30 · 7:30–8:00 · 8:00–8:30 · 8:30–9:00 · 9:00–9:30 · 9:30–10:00
- Téléphone portable, si nous devons vérifier votre commande
2 Votre commande
- Petit-déjeuner Petit-déjeuner continental · Petit-déjeuner complet · Pancakes aux fruits rouges · Yaourt et granola · Assiette de fruits frais · Panier de viennoiseries
- Comment souhaitez-vous cuire vos œufs ?* affichée uniquement si applicable Au plat · Brouillés · Pochés · Durs
- Menu à toute heure Club sandwich · Burger-frites · Salade César · Soupe du jour · Pâtes du jour · Menu enfant · Dessert du jour
- Quelle cuisson souhaitez-vous pour votre burger ?* affichée uniquement si applicable À point · À point bien cuit · Bien cuit
- Boissons Café · Thé · Jus d'orange frais · Eau plate · Eau gazeuse · Soda · Lait
- Lait pour le café ou le thé affichée uniquement si applicable Lait classique · Lait d'avoine · Lait de soja · Sans lait
- L'un des convives souffre-t-il d'une allergie ou d'une intolérance alimentaire ?*
- Indiquez-nous l'allergie et sa gravité* affichée uniquement si applicable
- Demandes particulières
- Comment souhaitez-vous payer ?* Facturer à ma chambre · Payer par carte à la livraison
- Facturation à la chambre* affichée uniquement si applicable
Le formulaire commande en chambre, page par page
1 Votre chambre
Le client indique son nom, son numéro de chambre et le nombre de personnes qui mangeront. « Quand souhaitez-vous être livré ? » propose dès que possible, à une heure précise ou demain matin pour le petit-déjeuner. Une heure précise nécessite d’indiquer l’heure de livraison. Pour le petit-déjeuner du lendemain, le client choisit un créneau d’une demi-heure dans la plage « Créneau de livraison du petit-déjeuner », entre 6:30 et 10:00. Un numéro de mobile facultatif permet à la cuisine de vérifier tout élément peu clair.
2 Votre commande
La commande comporte trois sections de menu. « Petit-déjeuner » propose un petit-déjeuner continental, un petit-déjeuner complet cuisiné, des pancakes aux fruits rouges, un yaourt et du granola, une assiette de fruits ainsi qu’un panier de viennoiseries. Le choix du petit-déjeuner cuisiné fait apparaître la question « Comment souhaitez-vous vos œufs ? ». Le « Menu toute la journée » comprend un club sandwich, un burger avec frites, une salade César, la soupe et les pâtes du jour, un menu enfant et un dessert. Le burger fait apparaître une question sur la cuisson. « Boissons » comprend du café, du thé, du jus, de l’eau, une boisson sans alcool et du lait ; le choix d’une boisson demande quel lait apporter.
La question « Une personne prenant part au repas souffre-t-elle d’une allergie ou d’une intolérance alimentaire ? » est obligatoire, et une réponse positive demande de préciser l’allergie et sa gravité. Le texte d’aide indique que la cuisine appellera la chambre si un plat ne peut pas être préparé en toute sécurité. Après les demandes particulières vient la question « Comment souhaitez-vous payer ? ». Le choix de facturer la chambre affiche un accord indiquant que la commande, ainsi que les éventuels frais de livraison et de service mentionnés au menu, peuvent être portés sur le compte de la chambre.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les plats par votre propre menu et ajoutez les prix aux libellés des options si vous le souhaitez
- Modifiez les créneaux de livraison du petit-déjeuner pour les adapter aux horaires de votre cuisine
- Définissez le dossier du coffre-fort sur un dossier de service en chambre afin que le responsable de nuit puisse trouver les commandes
- Désactivez le lien public en dehors des heures de service en chambre, puis réactivez-le avec le même lien et le même QR code
- Ajoutez l’adresse e-mail de la cuisine à la liste de notification afin que les commandes y arrivent directement
- Modifiez la couleur d’accent pour l’harmoniser avec l’identité visuelle de votre hôtel
Conseils pour un meilleur formulaire commande en chambre
- Imprimez le QR code depuis l’onglet Partager sur une carte pour chaque chambre
- Assurez-vous que quelqu’un surveille les notifications chaque fois que le lien est actif
- Appelez la chambre pour confirmer toute commande comportant une allergie avant de cuisiner
- Limitez les créneaux du petit-déjeuner à une demi-heure afin que la cuisine puisse planifier les plateaux
- Vérifiez le numéro de chambre avec le nom du client avant de facturer la chambre
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque commande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort et une notification par e-mail est envoyée à vous-même ainsi qu’à toutes les personnes figurant sur la liste de notification, comme la cuisine ou le responsable de permanence. Le modèle est livré avec l’envoi d’une copie au client désactivé, car la plupart des clients n’ont pas besoin de recevoir un e-mail pour un sandwich ; vous pouvez l’activer dans les Paramètres.
Dans le tableau Réponses, vous pouvez rechercher par numéro de chambre ou par nom du client, ouvrir le PDF de n’importe quelle commande et exporter les commandes d’une journée au format CSV afin de les rapprocher des frais de chambre.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Commande en chambre : questions fréquentes
Ce formulaire de commande de service en chambre est-il gratuit ?
Oui. C’est l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible dans tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite.
Les clients doivent-ils télécharger une application ?
Non. Ils scannent le QR code ou ouvrent le lien et commandent dans le navigateur de leur téléphone. Aucun compte n’est nécessaire.
Le formulaire permet-il d’effectuer un paiement ?
Non. Le client choisit de facturer la chambre ou de payer par carte à la livraison ; vous enregistrez la facturation ou prenez la carte au moyen de vos propres systèmes.
Comment la cuisine voit-elle les nouvelles commandes ?
Chaque envoi déclenche une notification par e-mail destinée au propriétaire du formulaire et aux adresses supplémentaires que vous ajoutez dans les Paramètres, et apparaît immédiatement dans l’onglet Réponses.
Puis-je arrêter les commandes lorsque le service en chambre est fermé ?
Oui. Désactivez le lien public dans l’onglet Partager. Sa réactivation rétablit le même lien, de sorte que les QR codes imprimés continuent de fonctionner.
La question sur les allergies est-elle facultative ?
Non. Chaque client doit y répondre, et une réponse positive nécessite des précisions. Vous pouvez modifier la formulation dans le concepteur, mais nous vous conseillons de la conserver comme question obligatoire.