Modèle de formulaire de préférences avant arrivée

Quel est le modèle de formulaire préférences des clients avant leur arrivée ?

Les meilleurs séjours commencent souvent avant l’arrivée : un lit bébé déjà installé dans la chambre, une chambre calme éloignée de l’ascenseur, une carte d’anniversaire sur l’oreiller ou une table réservée au restaurant. Rien de tout cela n’est possible si vous ne le savez pas à l’avance — et la plupart des clients vous le préciseront volontiers si vous leur posez la question au bon moment.

Ce modèle de préférences avant arrivée est conçu pour être envoyé quelques jours avant l’arrivée. Les clients confirment leurs dates et leur heure d’arrivée, leur moyen de transport, leurs préférences de lit et de chambre, les célébrations éventuelles, leurs besoins alimentaires et les services supplémentaires qu’ils souhaitent réserver. Les questions complémentaires apparaissent uniquement lorsqu’elles sont pertinentes : détails du vol et proposition de transfert pour les clients qui arrivent en avion, stationnement pour ceux qui viennent en voiture, équipements pour enfants lorsque des enfants séjournent, et précisions sur les allergies lorsqu’une allergie alimentaire est sélectionnée.

Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt. La réception, le service d’entretien et le restaurant peuvent ainsi consulter la même demande, au lieu de dépendre d’une note transmise lors d’un changement d’équipe.

Qui utilise un formulaire préférences des clients avant leur arrivée ?

• Un hôtel-boutique envoie un e-mail à chaque client une semaine avant son arrivée afin de personnaliser la chambre
• Un complexe hôtelier propose un transfert depuis l’aéroport aux clients qui indiquent arriver en avion
• Un B&B s’informe des allergies avant de préparer le petit-déjeuner
• Un hôtel prépare à l’avance des lits bébé et des lits supplémentaires pour les familles
• Une lune de miel ou un anniversaire est repéré suffisamment tôt pour permettre à l’équipe de préparer une surprise
• Un concierge réserve des tables au restaurant et des soins au spa avant l’arrivée du client

Questions de ce formulaire préférences des clients avant leur arrivée

25 questions sur 3 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire préférences des clients avant leur arrivée, page par page

1 Votre arrivée

Les clients indiquent le nom figurant sur la réservation, leur adresse e-mail, leur numéro de mobile et leur référence de réservation, puis leurs dates d’arrivée et de départ ainsi que leur heure d’arrivée prévue. La question « Comment venez-vous jusqu’à nous ? » propose la voiture, l’avion, le train ou le taxi. Les clients arrivant en avion doivent indiquer leur numéro de vol et leur aéroport, et préciser s’ils souhaitent un transfert ; les automobilistes indiquent s’ils ont besoin d’une place de stationnement.

2 Votre chambre

Les clients choisissent une préférence de lit, sélectionnent des préférences de chambre comme un étage élevé ou bas, une chambre calme, une vue, des chambres communicantes ou une chambre accessible, puis choisissent un type d’oreiller. Le nombre d’enfants saisi fait apparaître une liste permettant de sélectionner un lit bébé, un lit supplémentaire, une chaise haute, une baignoire pour bébé ou un pack d’accueil pour enfants. Une zone de texte libre recueille les besoins en matière d’accessibilité ou de mobilité.

3 Occasions spéciales et services supplémentaires

La question « Célébrez-vous une occasion particulière ? » couvre les anniversaires, les anniversaires de mariage, les lunes de miel et les demandes en mariage secrètes ; toute réponse autre que « aucune » ouvre une zone permettant d’indiquer les détails. Les besoins alimentaires comprennent des options courantes ainsi que l’allergie alimentaire, qui rend obligatoire la saisie des précisions sur l’allergie. Les clients peuvent vous demander d’organiser un enregistrement anticipé, un départ tardif, une table au restaurant (avec la date, l’heure et le nombre de personnes), des soins au spa, des fleurs, du vin pétillant ou des excursions locales, ajouter toute autre demande et accepter de recevoir les actualités et les offres.

Personnalisez le modèle

• Remplacez la liste des services supplémentaires par les services et forfaits réellement proposés par votre établissement
• Ajoutez une question sur le motif du séjour si vous adaptez les attentions de bienvenue pour les clients professionnels
• Modifiez les choix d’oreillers pour les adapter à votre menu d’oreillers, ou supprimez la question
• Préremplissez le nom, l’adresse e-mail et la référence de réservation du client en envoyant des liens personnalisés
• Dirigez les réponses vers un dossier « Avant arrivée » que la réception consulte chaque matin
• Ajoutez les horaires d’ouverture de votre restaurant à la question sur la réservation d’une table

Conseils pour un meilleur formulaire préférences des clients avant leur arrivée

• Envoyez le formulaire 5–7 jours avant l’arrivée : suffisamment tôt pour vous préparer, mais assez tard pour que les projets soient arrêtés
• Indiquez aux clients que les préférences de chambre dépendent des disponibilités, afin que leurs attentes restent réalistes
• Transmettez les détails des allergies par écrit à la cuisine, et pas uniquement oralement
• Limitez la diffusion des demandes en mariage aux membres de l’équipe qui doivent en avoir connaissance
• Consultez les réponses du jour lors du briefing matinal afin que chaque service en prenne connaissance
• Envoyez un e-mail de suivi si un client demande quelque chose que vous ne pouvez pas fournir

Formulaire Préférences des clients avant leur arrivée : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-28.