¿Qué es la plantilla del formulario de preferencias de los huéspedes antes de llegar?
Las mejores estancias suelen empezar antes del registro de entrada: una cuna ya colocada en la habitación, una habitación tranquila lejos del ascensor, una tarjeta de cumpleaños sobre la almohada o una mesa reservada en el restaurante. Nada de eso ocurre si no lo sabes con antelación, y la mayoría de los huéspedes estarán encantados de contártelo si se lo preguntas en el momento adecuado.
Esta plantilla de preferencias previas a la llegada está diseñada para enviarse unos días antes de la llegada. Los huéspedes confirman sus fechas y hora de llegada, cómo viajan, sus preferencias de cama y habitación, cualquier celebración, sus necesidades alimentarias y los extras que quieren que organices. Las preguntas de seguimiento aparecen solo cuando son relevantes: datos del vuelo y una propuesta de traslado para quienes llegan en avión, aparcamiento para quienes vienen en coche, artículos infantiles cuando viajan con niños y detalles sobre alergias cuando se marca una alergia alimentaria.
Cada respuesta se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, para que recepción, el servicio de limpieza y el restaurante puedan consultar la misma solicitud, en lugar de depender de una nota que se transmite durante el cambio de turno.
- Ideal para
- Hoteles, hoteles boutique, B&B, complejos turísticos y apartamentos con servicios
- Quién lo rellena
- Los huéspedes, unos días antes de llegar
- Tiempo para completarlo
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Datos de llegada y traslados, preferencias de habitación y almohada, ocasiones, necesidades alimentarias y extras
¿Quién usa un formulario de preferencias de los huéspedes antes de llegar?
- Un hotel boutique envía un correo a cada huésped una semana antes de su llegada para personalizar la habitación
- Un complejo turístico ofrece traslados desde el aeropuerto a los huéspedes que indican que llegan en avión
- Un B&B pregunta por las alergias antes de planificar el desayuno
- Un hotel prepara cunas y camas supletorias para las familias con antelación
- El equipo detecta pronto una luna de miel o un aniversario para poder preparar una sorpresa
- El conserje reserva mesas en restaurantes y tratamientos de spa antes de que llegue el huésped
Preguntas de este formulario de preferencias de los huéspedes antes de llegar
25 preguntas en 3 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tu llegada
- Nombre de la reserva*
- Correo electrónico*
- Móvil
- Referencia de la reserva
- Fecha de llegada*
- Fecha de salida*
- Hora prevista de llegada
- ¿Cómo viajarás hasta aquí? En coche · En avión · En tren · Taxi o transporte con app
- Número de vuelo y aeropuerto de llegada solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Quieres que organicemos un traslado desde el aeropuerto? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Necesitarás estacionamiento? solo se pregunta cuando corresponde
2 Tu habitación
- Preferencia de cama Una cama grande · Dos camas separadas · Sin preferencia
- Preferencias de habitación Planta alta · Planta baja · Habitación tranquila, alejada del ascensor · Con vistas · Habitaciones comunicadas · Habitación accesible · Para no fumadores
- Preferencia de almohada Estándar · Firme · Blanda · Hipoalergénica · Sin plumas
- Niños que se alojarán
- Para los niños solo se pregunta cuando corresponde Cuna · Cama supletoria · Trona · Bañera para bebés · Kit de bienvenida para niños
- Necesidades de accesibilidad o movilidad
3 Celebraciones y extras
- ¿Celebras algo especial? Ninguna ocasión especial · Cumpleaños · Aniversario · Luna de miel · Una pedida de mano (lo mantendremos en secreto)
- Cuéntanos más solo se pregunta cuando corresponde
- Necesidades alimentarias Ninguna · Vegetariana · Vegana · Sin gluten · Sin lácteos · Halal · Kosher · Alergia alimentaria
- Detalles de la alergia* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay algo que podamos organizar con antelación? Entrada anticipada · Salida tardía · Mesa en el restaurante · Tratamiento de spa · Flores en la habitación · Botella de vino espumoso · Excursiones o entradas locales
- Reserva en el restaurante: fecha, hora y número de personas solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes alguna otra petición?
- Noticias y ofertas
El formulario preferencias de los huéspedes antes de llegar, página por página
1 Tu llegada
Los huéspedes indican el nombre de la reserva, su correo electrónico, móvil y referencia de reserva, y después las fechas de llegada y salida y la hora prevista de llegada. ¿Cómo vas a llegar? ofrece las opciones de coche, avión, tren o taxi. A los huéspedes que llegan en avión se les pide el número de vuelo y el aeropuerto, y si quieren un traslado; a quienes vienen en coche se les pregunta si necesitan aparcamiento.
2 Tu habitación
Los huéspedes eligen su preferencia de cama, marcan preferencias de habitación como una planta alta o baja, una habitación tranquila, una habitación con vistas, habitaciones comunicadas o una habitación accesible, y escogen el tipo de almohada. Indicar el número de niños muestra una lista con opciones como cuna, cama supletoria, trona, bañera para bebé o paquete de bienvenida infantil. Un campo de texto libre recoge las necesidades de accesibilidad o movilidad.
3 Ocasiones y extras
¿Celebras algo? incluye cumpleaños, aniversarios, lunas de miel y pedidas de mano sorpresa; cualquier respuesta distinta de ninguna abre un campo para indicar los detalles. Las necesidades alimentarias incluyen opciones habituales y alergia alimentaria, que hace obligatorio el campo de detalles de la alergia. Los huéspedes pueden pedirte que organices una entrada anticipada, una salida tardía, una mesa en el restaurante (con fecha, hora y número de comensales), tratamientos de spa, flores, vino espumoso o excursiones locales, añadir otras solicitudes y suscribirse a noticias y ofertas.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de extras por los servicios y paquetes que realmente ofrece tu establecimiento
- Añade una pregunta sobre el motivo de la estancia si adaptas los detalles de bienvenida para huéspedes de negocios
- Cambia las opciones de almohada para que coincidan con tu menú de almohadas o elimina la pregunta
- Rellena previamente el nombre, correo electrónico y referencia de reserva del huésped enviando enlaces personalizados
- Dirige las respuestas a una carpeta «Antes de la llegada» que recepción revise cada mañana
- Añade el horario de apertura de tu restaurante a la pregunta sobre la reserva de mesa
Consejos para mejorar tu formulario preferencias de los huéspedes antes de llegar
- Envía el formulario entre 5 y 7 días antes de la llegada: con tiempo suficiente para prepararte, pero cuando los planes ya estén definidos
- Indica a los huéspedes que las preferencias de habitación dependen de la disponibilidad para mantener unas expectativas realistas
- Comparte los detalles de las alergias por escrito con la cocina, no solo verbalmente
- Limita las solicitudes de pedida de mano al personal que necesite conocerlas
- Revisa las respuestas del día durante la reunión matutina para que todos los departamentos las conozcan
- Escribe al huésped por correo si pide algo que no puedes ofrecer
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas y el propietario recibe un correo electrónico inmediatamente. Los huéspedes pueden recibir por correo una copia de sus respuestas, que también sirve como registro de lo que solicitaron.
La tabla de respuestas muestra en una sola lista las solicitudes de las próximas llegadas. Expórtala a CSV si quieres ordenar la información por fecha de llegada o compartir una lista diaria con el servicio de limpieza y el restaurante.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Preferencias de los huéspedes antes de llegar: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario previa a la llegada?
Sí. Forma parte de la app Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Necesitan los huéspedes una cuenta para rellenarlo?
No. Los huéspedes abren el enlace en cualquier navegador y lo envían; no necesitan una cuenta.
¿Se conecta con nuestro sistema de reservas o de gestión del establecimiento?
No. FileIt Forms no se integra con sistemas de gestión de establecimientos. Las respuestas se guardan como PDF y en la tabla de respuestas, y tu equipo copia las solicitudes donde sea necesario.
¿Podemos enviar a cada huésped un enlace personalizado?
Sí. Puedes enviar por correo enlaces personalizados con los datos del huésped rellenados previamente, o compartir un único enlace público en tus correos de confirmación.
¿Están garantizadas las preferencias?
Eso depende de ti. El formulario informa a los huéspedes de que las preferencias dependen de la disponibilidad, y puedes cambiar ese texto.
¿Podemos cobrar por los extras?
No. El formulario solo registra las solicitudes; cobra a través de tu sistema habitual de reservas o pagos.
¿El formulario está adaptado a móviles?
Sí. La mayoría de los huéspedes lo rellenará desde el móvil y el formulario se adapta a las pantallas pequeñas.