Quel est le modèle de formulaire consentement aux documents électroniques ?
Avant d’envoyer des relevés par e-mail ou de demander à un client de signer en ligne, de nombreuses entreprises doivent obtenir son accord pour recevoir des documents électroniques. Cet accord est plus pertinent lorsque le client a été informé du fonctionnement, de ce dont il a besoin pour ouvrir les documents et de la manière d’obtenir une version papier.
Ce modèle couvre ces points dans l’ordre. Il explique l’envoi électronique et la technologie nécessaire, permet au client de choisir quels documents passer au zéro papier, vérifie qu’il peut ouvrir les PDF, propose des copies papier s’il le souhaite encore et explique comment retirer son consentement. Trois consentements distincts couvrent l’envoi, les signatures électroniques et l’accès.
Chaque consentement est enregistré sous forme de PDF signé et daté dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez.
- Idéal pour
- Banques, assureurs, bailleurs, comptables et entreprises de services passant au zéro papier
- Rempli par
- Clients ou clientes
- Durée de remplissage
- Environ 2 minutes
- Comprend
- Texte d’information, choix des documents, vérification de l’accès aux PDF, option de copie papier, trois consentements, signature
Qui utilise un formulaire consentement aux documents électroniques ?
- Faire passer des clients existants aux relevés et factures électroniques
- Obtenir l’accord pour les signatures électroniques avant d’envoyer un contrat
- Intégrer de nouveaux clients qui signeront tout en ligne
- Faire passer les baux et avis des bailleurs à l’e-mail
- Envoyer électroniquement les documents de police d’assurance
- Consigner les personnes qui souhaitent encore recevoir certains documents sur papier
Questions de ce formulaire consentement aux documents électroniques
15 questions sur 4 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail pour les documents*
- Téléphone
- Numéro de compte, de police ou de client
- Entreprise (si vous signez pour une entreprise)
2 Passez au zéro papier
- Quels documents souhaitez-vous recevoir électroniquement ?* Tous les documents que vous m’envoyez · Relevés et factures · Contrats et accords à signer · Avis et informations · Documents fiscaux
- Pouvez-vous ouvrir et enregistrer des fichiers PDF sur l’appareil que vous utiliserez ?*
3 Copies papier et retrait du consentement
- Souhaitez-vous également recevoir des copies papier de certains documents ?
- Quels documents souhaitez-vous recevoir sur papier ?* affichée uniquement si applicable
- Adresse postale pour les copies papier* affichée uniquement si applicable
4 Consentement
- Remise électronique*
- Signatures électroniques*
- Accès*
- Signature*
- Date*
Le formulaire consentement aux documents électroniques, page par page
1 À propos de vous
Le nom et l’adresse e-mail destinés à recevoir les documents sont obligatoires. Le téléphone, un numéro de compte ou de police, ainsi que le nom de l’entreprise pour les clients professionnels sont facultatifs.
2 Passer au zéro papier
Un paragraphe d’information explique que les documents choisis seront envoyés par e-mail ou par lien sécurisé, qu’une signature électronique a la même valeur qu’une signature papier et ce dont le client a besoin pour ouvrir et conserver les documents — avec une note demandant au responsable de remplacer ce texte par ses propres formulations, frais et exigences. Le client coche les documents qu’il souhaite recevoir électroniquement — tous les documents, les relevés, les contrats à signer, les avis ou les documents fiscaux — et confirme qu’il peut ouvrir les PDF. S’il ne le peut pas, une note explique les options disponibles.
3 Copies papier et retrait du consentement
Une question facultative demande s’il souhaite tout de même certains documents sur papier ; une réponse affirmative demande lesquels et une adresse postale. Un paragraphe explique que des copies papier peuvent être demandées à tout moment, que le consentement peut être retiré et que tout changement d’adresse e-mail doit être signalé.
4 Consentement
Trois déclarations distinctes portent sur l’envoi électronique, les signatures électroniques et la capacité du client à accéder aux documents. La signature et la date terminent le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Remplacez le texte d’information par vos propres formulations, exigences système et éventuels frais de copies papier
- Adaptez les types de documents à ceux que vous envoyez réellement
- Ajoutez vos coordonnées pour les demandes de copies papier et les retraits de consentement
- Envoyez-le à chaque client existant sous forme de demande pendant une campagne de passage au zéro papier
- Acheminez les consentements vers le dossier de chaque client dans votre coffre-fort
- Utilisez la couleur de votre marque et un message d’accueil plus convivial
Conseils pour un meilleur formulaire consentement aux documents électroniques
- Conservez la version du texte d’information acceptée par chaque client — elle peut évoluer avec le temps
- Ne rendez jamais l’obtention d’une copie papier plus difficile que nécessaire
- Mettez rapidement vos dossiers à jour lorsqu’une personne retire son consentement ou change d’adresse e-mail
- Testez le processus sur un téléphone — de nombreux clients y ouvriront leurs documents
- Certains documents peuvent être soumis à des règles d’envoi particulières ; vérifiez-les avant de les envoyer électroniquement
- Faites vérifier le texte au regard des règles sur les signatures électroniques et les consommateurs qui vous sont applicables — il s’agit d’un modèle de départ, pas d’un conseil juridique
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque consentement est enregistré sous forme de PDF signé dans le dossier de coffre-fort de votre choix, et le client en reçoit une copie par e-mail. Vous pouvez être informé de chaque nouveau consentement.
Utilisez le tableau des réponses pour voir qui est passé au zéro papier et qui souhaite encore des copies papier, puis exportez la liste afin de mettre à jour votre système de facturation ou de gestion documentaire.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Consentement aux documents électroniques : questions fréquentes
Ce modèle de consentement aux documents électroniques est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de FileIt, et chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, comprend l’application Forms et sa bibliothèque complète de modèles.
Les personnes qui remplissent ce formulaire doivent-elles avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien ou d’une demande envoyée par e-mail peut remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte FileIt. Seul le propriétaire du formulaire en a besoin.
Ce formulaire respecte-t-il les règles de consentement des consommateurs prévues par la loi ESIGN (ESIGN Act) ?
Il reprend les éléments habituels — information, portée, copies papier, retrait du consentement et accès — mais il s’agit d’un modèle de départ, pas d’un conseil juridique. Faites vérifier votre texte et votre processus avant de vous y fier.
Pourquoi vérifier que les personnes peuvent ouvrir les PDF ?
Le consentement aux documents électroniques n’a de sens que si la personne peut réellement les ouvrir. Le formulaire pose donc directement la question et explique les options si ce n’est pas possible.
Les clients peuvent-ils choisir seulement certains documents ?
Oui. Ils cochent les types de documents qu’ils souhaitent recevoir électroniquement et peuvent demander des copies papier pour les autres.
Comment les clients retirent-ils leur consentement ?
Le formulaire leur indique de vous contacter. FileIt ne modifie pas automatiquement l’envoi de vos documents ; mettez donc vos propres systèmes à jour lorsqu’une personne retire son consentement.
Puis-je utiliser FileIt pour recueillir ensuite les signatures électroniques ?
Oui. Le champ de signature de ce formulaire enregistre le consentement lui-même, et l’application eSignature de FileIt vous permet d’envoyer des contrats et autres PDF à vos clients pour signature, puis de classer dans votre coffre-fort une copie signée lorsque tout le monde a signé.