¿Qué es la plantilla del formulario de consentimiento para registros electrónicos?
Antes de enviar extractos por correo electrónico o pedir a un cliente que firme en línea, muchas empresas necesitan su autorización para recibir registros electrónicamente. El acuerdo es más claro cuando el cliente sabe cómo funciona, qué necesita para abrir los documentos y cómo solicitar copias en papel.
Esta plantilla cubre esos puntos en orden. Explica la entrega electrónica y la tecnología necesaria, permite al cliente elegir qué documentos quiere recibir sin papel, comprueba que puede abrir archivos PDF, ofrece copias en papel cuando las siga queriendo y explica cómo retirar el consentimiento. Tres consentimientos independientes cubren la entrega, las firmas electrónicas y el acceso.
Cada consentimiento se guarda como un PDF firmado y fechado en la carpeta de la bóveda que elijas.
- Ideal para
- Bancos, aseguradoras, arrendadores, contables y empresas de servicios que quieren dejar de usar papel
- Lo rellenan
- Clientes o usuarios
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 2 minutos
- Incluye
- Texto informativo, selección de documentos, comprobación de acceso a PDF, opción de copia en papel, tres consentimientos y firma
¿Quién usa un formulario de consentimiento para registros electrónicos?
- Pasar a clientes actuales a extractos y facturas electrónicos
- Obtener el acuerdo para usar firmas electrónicas antes de enviar un contrato
- Incorporar a nuevos clientes que firmarán todo en línea
- Hacer que los arrendadores pasen contratos de arrendamiento y avisos al correo electrónico
- Enviar documentos de pólizas electrónicamente como agente de seguros
- Registrar quién sigue queriendo algunos documentos en papel
Preguntas de este formulario de consentimiento para registros electrónicos
15 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Dirección de correo electrónico para los documentos*
- Teléfono
- Número de cuenta, póliza o cliente
- Empresa (si firmas en nombre de una empresa)
2 Dejar de usar papel
- ¿Qué documentos deseas recibir por vía electrónica?* Todos los documentos que me envíen · Extractos y facturas · Contratos y acuerdos que deba firmar · Avisos e información · Documentos fiscales
- ¿Puedes abrir y guardar archivos PDF en el dispositivo que utilizarás?*
3 Copias en papel y retirada del consentimiento
- ¿También deseas recibir copias en papel de algunos documentos?
- ¿Qué documentos deseas recibir en papel?* solo se pregunta cuando corresponde
- Dirección postal para las copias en papel* solo se pregunta cuando corresponde
4 Consentimiento
- Entrega electrónica*
- Firmas electrónicas*
- Acceso*
- Firma*
- Fecha*
El formulario consentimiento para registros electrónicos, página por página
1 Sobre ti
Se requieren el nombre y la dirección de correo electrónico para recibir los documentos. El teléfono, un número de cuenta o de póliza y el nombre de la empresa para clientes empresariales son opcionales.
2 Dejar de usar papel
Un párrafo informativo explica que los documentos elegidos se enviarán por correo electrónico o mediante un enlace seguro, que una firma electrónica tiene el mismo efecto que una firma en papel y qué necesita el cliente para abrir y conservar los documentos, con una nota para que el propietario la sustituya por su propio texto, tarifas y requisitos. El cliente marca qué documentos quiere recibir electrónicamente —todo, extractos, contratos para firmar, avisos o documentos fiscales— y confirma que puede abrir archivos PDF. Si no puede, una nota explica las opciones.
3 Copias en papel y retirada del consentimiento
Una pregunta opcional pregunta si aún quiere algunos documentos en papel; si responde que sí, indica cuáles y proporciona una dirección postal. Un párrafo explica que puede solicitar copias en papel en cualquier momento, retirar el consentimiento y comunicar cualquier cambio de correo electrónico.
4 Consentimiento
Tres declaraciones independientes cubren la entrega electrónica, las firmas electrónicas y la capacidad del cliente para acceder a los documentos. La firma y la fecha completan el formulario.
Personaliza la plantilla
- Sustituye el texto informativo por tu propia redacción, los requisitos del sistema y cualquier tarifa por copias en papel
- Ajusta los tipos de documentos para que coincidan con los que realmente envías
- Añade tus datos de contacto para solicitudes de copias en papel y retiradas del consentimiento
- Envíalo como solicitud a cada cliente actual durante una campaña para dejar de usar papel
- Dirige los consentimientos a la carpeta de cada cliente en tu bóveda
- Usa el color de tu marca y un mensaje de portada más cercano
Consejos para mejorar tu formulario consentimiento para registros electrónicos
- Conserva la versión del texto informativo que aceptó cada cliente; puede cambiar con el tiempo
- Nunca hagas que obtener copias en papel sea más difícil de lo necesario
- Actualiza los registros rápidamente cuando alguien retire su consentimiento o cambie de correo electrónico
- Prueba el proceso en un teléfono; muchos clientes abrirán allí los documentos
- Algunos documentos pueden tener normas especiales de entrega; compruébalo antes de enviarlos electrónicamente
- Pide que revisen el texto según las normas sobre firmas electrónicas y consumidores que se te apliquen; esta es una plantilla inicial, no asesoramiento jurídico
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada consentimiento se archiva como PDF firmado en la carpeta de la bóveda que elijas, y el cliente recibe una copia por correo electrónico. Puedes recibir una notificación por cada nuevo consentimiento.
Usa la tabla de respuestas para ver quién ha dejado de usar papel y quién sigue queriendo copias en papel, y exporta la lista para actualizar tu sistema de facturación o de gestión documental.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Consentimiento para registros electrónicos: preguntas frecuentes
¿Es gratis usar esta plantilla de consentimiento para registros electrónicos?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de FileIt, y todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, incluyen la aplicación Forms y su biblioteca completa de plantillas.
¿Las personas que rellenan este formulario necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cualquiera que tenga el enlace o reciba una solicitud por correo electrónico puede completar y enviar el formulario sin crear una cuenta de FileIt. Solo el propietario del formulario necesita una.
¿Este formulario cumple las normas de consentimiento de consumidores de la Ley ESIGN (ESIGN Act)?
Sigue los elementos habituales —información, alcance, copias en papel, retirada y acceso—, pero es una plantilla inicial, no asesoramiento jurídico. Haz que revisen tu texto y tu proceso antes de basarte en ellos.
¿Por qué se comprueba que las personas puedan abrir archivos PDF?
El consentimiento para recibir registros electrónicos solo es significativo si la persona puede abrirlos realmente; por eso el formulario lo pregunta directamente y explica las opciones si no puede hacerlo.
¿Pueden los clientes elegir solo algunos documentos?
Sí. Marcan qué tipos de documentos quieren recibir electrónicamente y pueden solicitar copias en papel de los demás.
¿Cómo retiran los clientes su consentimiento?
El formulario les indica que se pongan en contacto contigo. FileIt no cambia automáticamente la entrega de tus documentos, así que debes actualizar tus propios sistemas cuando alguien retire su consentimiento.
¿Puedo usar FileIt para recopilar después las firmas electrónicas?
Sí. El campo de firma de este formulario registra el consentimiento en sí, y la aplicación FileIt eSign te permite enviar contratos y otros PDF a los clientes para que los firmen, con una copia firmada archivada en tu bóveda cuando todos hayan firmado.