¿Qué es la plantilla del formulario de aceptación de propuesta?
Que un cliente diga «todo bien, adelante» por email es alentador, pero no deja mucho constancia. No indica qué opción ha elegido, quién debe recibir las facturas, si hace falta un número de orden de compra ni si la persona que responde puede comprometer a su organización con ese importe.
Esta plantilla de aceptación de propuestas convierte un «sí» en una aceptación clara y firmada. El cliente identifica la propuesta y la opción que acepta, confirma el importe y cualquier cambio de alcance acordado, proporciona sus datos y los del contacto de facturación, indica cualquier número de orden de compra y firma para aceptar tus términos y confirmar que está autorizado para hacerlo.
La aceptación firmada se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt junto a la demás documentación del cliente, y te proporciona todo lo que necesitas para preparar el proyecto y enviar la primera factura.
- Ideal para
- Agencias, consultores, contratistas y autónomos que envían propuestas o presupuestos
- Lo completa
- El cliente, cuando ha decidido seguir adelante
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3-4 minutos
- Incluye
- Elección de opción, seguimiento de cambios de alcance, datos de facturación y de la orden de compra, dos declaraciones de aceptación y una firma
¿Quién usa un formulario de aceptación de propuesta?
- Una agencia de diseño que obtiene la aprobación de una propuesta de proyecto antes de empezar el trabajo
- Un consultor que confirma cuál de los tres paquetes ha elegido el cliente
- Un constructor o profesional de oficios que recoge la aceptación firmada de un presupuesto
- Un proveedor de formación que confirma la reserva de una empresa con un número de orden de compra
- Un autónomo que quiere una aceptación firmada para cada proyecto
- Una empresa de servicios informáticos que recoge los datos de facturación en el momento de la aceptación
Preguntas de este formulario de aceptación de propuesta
27 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 La propuesta
- Referencia de la propuesta o presupuesto*
- Fecha de la propuesta
- Proyecto o servicio*
- ¿Qué opción aceptas?* La propuesta tal como está redactada (una sola opción) · Opción A · Opción B · Opción C
- Importe aceptado*
- ¿Hay algún cambio en el alcance que hayamos acordado desde la propuesta?*
- Describe los cambios acordados* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de inicio preferida
2 Tus datos y facturación
- Tu nombre*
- Tu cargo
- Organización
- Correo electrónico*
- Teléfono
- ¿Deben enviarse las facturas a ti?*
- Nombre de la persona de contacto para facturación* solo se pregunta cuando corresponde
- Correo electrónico de facturación* solo se pregunta cuando corresponde
- Dirección de facturación*
- Número de identificación fiscal o IVA
- ¿Necesitas que figure un número de orden de compra en las facturas?*
- Número de orden de compra solo se pregunta cuando corresponde
- Pago* Tal como se establece en la propuesta · Ponte en contacto conmigo para hablar sobre las condiciones de pago
3 Acepta y firma
- Aceptación*
- Autorización*
- Firma*
- Fecha*
- Propuesta firmada (opcional)
- ¿Hay algo más que debamos saber antes de comenzar?
El formulario aceptación de propuesta, página por página
1 La propuesta
El cliente introduce la referencia del presupuesto o la propuesta, su fecha y el proyecto o servicio. Indica si acepta la propuesta tal como está redactada o la opción A, B o C, y confirma el importe aceptado sin impuestos. Una pregunta obligatoria pregunta si se acordó algún cambio de alcance desde la propuesta; si responde que sí, se abre un campo para describirlo, con una nota que indica que confirmarás los cambios por escrito. La página se completa con una fecha de inicio preferida.
2 Tus datos y la facturación
El cliente proporciona su nombre, cargo, organización, email y teléfono. Si las facturas no deben enviarse a esa persona, aparecen el nombre y el email de un contacto de facturación. Proporciona una dirección de facturación, un número fiscal o de IVA opcional y señala si las facturas necesitan un número de orden de compra (purchase order), lo que muestra un campo para introducirlo. Por último, confirma que el pago seguirá lo establecido en la propuesta o te pide que te pongas en contacto para acordar las condiciones.
3 Aceptar y firmar
Deben aceptarse dos declaraciones: que el cliente ha leído la propuesta y sus términos, y que la acepta; y que está autorizado para comprometer a su organización con los importes. Firma y fecha el formulario, puede adjuntar una copia firmada del documento de la propuesta si dispone de ella y añade cualquier información que debas conocer antes de empezar.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda del importe aceptado por la que utilizas para facturar
- Cambia los nombres de Opción A, B y C por los nombres reales de tus paquetes, o elimina la pregunta si solo envías una opción
- Añade un enlace a tus términos y condiciones (terms and conditions) en el texto de ayuda de la declaración de aceptación
- Añade una pregunta sobre el anticipo si cobras uno antes de empezar el trabajo
- Envía a cada cliente un enlace personal con su nombre y email ya cumplimentados
- Dirige las aceptaciones firmadas a la carpeta de cada cliente en tu bóveda
Consejos para mejorar tu formulario aceptación de propuesta
- Incluye la referencia de la propuesta en la propia propuesta para que los clientes puedan copiarla exactamente
- Comprueba el importe y la opción con tu propuesta en cuanto recibas la aceptación
- Confirma por escrito cualquier cambio de alcance antes de empezar el trabajo
- Reclama pronto los números de orden de compra que falten: algunos equipos financieros no pagan sin ellos
- Envía al cliente un breve email de bienvenida con los siguientes pasos cuando hayas recibido su aceptación
- Guarda la aceptación firmada junto con la propuesta y las facturas posteriores
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
La aceptación firmada se guarda como PDF en tu bóveda, con la firma y cualquier propuesta firmada adjunta. Con las notificaciones activadas, recibes un email en el momento en que un cliente acepta, y el cliente recibe una copia para sus archivos.
La tabla de respuestas muestra todas las propuestas aceptadas con el importe, la opción y la fecha de inicio, y puedes exportarla a un CSV para planificar el trabajo o conciliar la facturación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Aceptación de propuesta: preguntas frecuentes
¿Es gratuito este formulario de aceptación de propuestas?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms, y puedes editar las preguntas y las declaraciones de aceptación.
¿La firma es legalmente vinculante?
Que una firma electrónica (electronic signature) sea vinculante depende de la legislación aplicable a tu contrato y de cómo se utilice. El formulario registra la firma del cliente, las declaraciones de aceptación y la fecha; pide asesoramiento si necesitas certeza para un acuerdo concreto.
¿Puede el cliente ver la propuesta dentro del formulario?
El formulario no muestra tu propuesta. Envía la propuesta por separado o incluye un enlace a ella en el texto de introducción, y utiliza el formulario para recoger la aceptación.
¿Los clientes necesitan una cuenta de FileIt?
No. Los clientes abren el enlace, completan el formulario y firman sin tener una cuenta.
¿Podemos utilizarlo tanto para presupuestos como para propuestas?
Sí. La primera pregunta solicita la referencia de una propuesta o un presupuesto, por lo que sirve para ambos.
¿Podemos cumplimentar previamente la referencia de la propuesta?
Puedes enviar enlaces personales con el nombre y el email del cliente cumplimentados previamente; el cliente completa las demás respuestas.