Apakah templat borang persetujuan rekod elektronik?
Sebelum menghantar penyata melalui e-mel atau meminta pelanggan menandatangani secara dalam talian, banyak perniagaan perlu mendapatkan persetujuan pelanggan untuk menerima rekod secara elektronik. Persetujuan ini lebih bermakna apabila pelanggan dimaklumkan tentang cara proses itu berfungsi, perkara yang diperlukan untuk membuka dokumen dan cara mendapatkan salinan kertas.
Templat ini merangkumi perkara tersebut mengikut turutan. Ia menerangkan penghantaran elektronik dan teknologi yang diperlukan, membolehkan pelanggan memilih dokumen yang ingin diterima tanpa kertas, menyemak sama ada mereka boleh membuka PDF, menawarkan salinan kertas jika masih diperlukan dan menerangkan cara menarik balik persetujuan. Tiga persetujuan berasingan meliputi penghantaran, e-tandatangan dan akses.
Setiap persetujuan disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dan bertarikh dalam folder peti simpanan yang anda pilih.
- Sesuai untuk
- Bank, syarikat insurans, tuan tanah, akauntan dan perniagaan perkhidmatan yang beralih kepada operasi tanpa kertas
- Diisi oleh
- Pelanggan atau klien
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 2 minit
- Termasuk
- Teks pendedahan, pilihan dokumen, semakan akses PDF, pilihan salinan kertas, tiga persetujuan dan tandatangan
Siapa yang menggunakan borang persetujuan rekod elektronik?
- Memindahkan pelanggan sedia ada kepada penyata dan invois elektronik
- Mendapatkan persetujuan untuk e-tandatangan sebelum menghantar kontrak
- Mendaftarkan klien baharu yang akan menandatangani semuanya dalam talian
- Memindahkan pajakan dan notis tuan tanah kepada e-mel
- Menghantar dokumen polisi insurans secara elektronik
- Merekodkan pihak yang masih mahukan sesetengah dokumen dalam bentuk kertas
Soalan dalam borang persetujuan rekod elektronik ini
15 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- Alamat e-mel untuk dokumen*
- Telefon
- Nombor akaun, polisi atau pelanggan
- Syarikat (jika menandatangani bagi pihak perniagaan)
2 Beralih tanpa kertas
- Dokumen manakah yang anda mahu terima secara elektronik?* Semua dokumen yang anda hantar kepada saya · Penyata dan invois · Kontrak dan perjanjian untuk ditandatangani · Notis dan pendedahan · Dokumen cukai
- Bolehkah anda membuka dan menyimpan fail PDF pada peranti yang akan anda gunakan?*
3 Salinan kertas & penarikan balik
- Adakah anda juga ingin menerima salinan kertas bagi sesetengah dokumen?
- Dokumen manakah yang anda mahu terima dalam bentuk kertas?* hanya ditanya jika berkenaan
- Alamat surat-menyurat untuk salinan kertas* hanya ditanya jika berkenaan
4 Persetujuan
- Penghantaran elektronik*
- Tandatangan elektronik*
- Akses*
- Tandatangan*
- Tarikh*
Borang persetujuan rekod elektronik, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Nama dan alamat e-mel untuk menerima dokumen adalah wajib. Nombor telefon, nombor akaun atau polisi serta nama syarikat untuk pelanggan perniagaan adalah pilihan.
2 Beralih kepada tanpa kertas
Satu perenggan pendedahan menerangkan bahawa dokumen yang dipilih akan dihantar melalui e-mel atau pautan selamat, bahawa tandatangan elektronik mempunyai kesan yang sama seperti tandatangan kertas dan perkara yang diperlukan pelanggan untuk membuka serta menyimpan dokumen — dengan nota untuk pemilik menggantikannya menggunakan perkataan, bayaran dan keperluan mereka sendiri. Pelanggan menandakan dokumen yang ingin diterima secara elektronik — semuanya, penyata, kontrak untuk ditandatangani, notis atau dokumen cukai — dan mengesahkan bahawa mereka boleh membuka PDF. Jika tidak boleh, satu nota menerangkan pilihan yang tersedia.
3 Salinan kertas dan penarikan balik
Soalan pilihan bertanya sama ada mereka masih mahukan sesetengah dokumen dalam bentuk kertas; jawapan ya meminta mereka menyatakan dokumen yang dikehendaki dan alamat pos. Satu perenggan menerangkan bahawa salinan kertas boleh diminta pada bila-bila masa, persetujuan boleh ditarik balik dan perubahan alamat e-mel perlu dimaklumkan.
4 Persetujuan
Tiga pernyataan berasingan meliputi penghantaran elektronik, tandatangan elektronik dan keupayaan pelanggan untuk mengakses dokumen. Tandatangan dan tarikh melengkapkan borang.
Ubah suai templat ini
- Gantikan pendedahan dengan perkataan, keperluan sistem dan sebarang bayaran salinan kertas anda sendiri
- Laraskan jenis dokumen supaya sepadan dengan dokumen yang sebenarnya anda hantar
- Tambahkan maklumat hubungan anda untuk permintaan salinan kertas dan penarikan balik persetujuan
- Hantar sebagai permintaan kepada setiap pelanggan sedia ada semasa kempen tanpa kertas
- Halakan persetujuan ke dalam folder setiap pelanggan dalam peti simpanan anda
- Gunakan warna jenama anda dan mesej muka hadapan yang lebih mesra
Petua untuk borang persetujuan rekod elektronik yang lebih baik
- Simpan versi pendedahan yang dipersetujui oleh setiap pelanggan — kandungannya mungkin berubah dari semasa ke semasa
- Jangan jadikan salinan kertas lebih sukar diperoleh daripada yang sepatutnya
- Kemas kini rekod dengan segera apabila seseorang menarik balik persetujuan atau menukar alamat e-mel
- Uji proses pada telefon — ramai pelanggan akan membuka dokumen melalui telefon
- Sesetengah dokumen mungkin mempunyai peraturan penghantaran khas; semak dahulu sebelum menghantarnya secara elektronik
- Minta kandungan disemak berdasarkan peraturan e-tandatangan dan pengguna yang terpakai kepada anda — ini ialah templat permulaan, bukan nasihat undang-undang
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap persetujuan difailkan sebagai PDF yang ditandatangani dalam folder peti simpanan pilihan anda, dan pelanggan menerima salinan melalui e-mel. Anda boleh menerima pemberitahuan bagi setiap persetujuan baharu.
Gunakan jadual Responses untuk melihat pihak yang telah beralih kepada tanpa kertas dan pihak yang masih mahukan salinan kertas, kemudian eksport senarai tersebut untuk mengemas kini sistem pengebilan atau dokumen anda.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Persetujuan rekod elektronik: soalan lazim
Adakah templat persetujuan rekod elektronik ini percuma untuk digunakan?
Ya. Ini ialah salah satu templat sedia guna FileIt, dan setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, merangkumi aplikasi Forms serta pustaka templat lengkapnya.
Adakah orang yang mengisi borang ini memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Sesiapa yang mempunyai pautan atau menerima permintaan melalui e-mel boleh melengkapkan dan menghantar borang tanpa mencipta akaun FileIt. Hanya pemilik borang memerlukannya.
Adakah borang ini memenuhi peraturan persetujuan pengguna di bawah Akta ESIGN (ESIGN Act)?
Borang ini mengikuti unsur lazim — pendedahan, skop, salinan kertas, penarikan balik dan akses — tetapi ini ialah templat permulaan, bukan nasihat undang-undang. Minta kandungan dan proses anda disemak sebelum bergantung padanya.
Mengapa perlu menyemak sama ada orang boleh membuka PDF?
Persetujuan terhadap rekod elektronik hanya bermakna jika seseorang itu benar-benar boleh membukanya, jadi borang ini bertanya secara terus dan menerangkan pilihan yang ada jika mereka tidak boleh berbuat demikian.
Bolehkah pelanggan memilih sebahagian dokumen sahaja?
Ya. Mereka menandakan jenis dokumen yang ingin diterima secara elektronik dan boleh meminta salinan kertas bagi dokumen lain.
Bagaimanakah pelanggan menarik balik persetujuan?
Borang ini memberitahu mereka supaya menghubungi anda. FileIt tidak mengubah penghantaran dokumen anda secara automatik, jadi kemas kini sistem anda sendiri apabila seseorang menarik balik persetujuan.
Bolehkah saya menggunakan FileIt untuk mengumpul e-tandatangan selepas itu?
Ya. Medan tandatangan dalam borang ini merekodkan persetujuan itu sendiri, manakala aplikasi FileIt eSign (eSignature app) membolehkan anda menghantar kontrak dan PDF lain kepada pelanggan untuk ditandatangani, dengan salinan yang telah ditandatangani difailkan semula dalam peti simpanan anda selepas semua pihak menandatangani.