ما قالب نموذج موافقة على السجلات الإلكترونية؟
قبل إرسال الكشوفات عبر البريد الإلكتروني أو مطالبة أحد العملاء بالتوقيع عبر الإنترنت، تحتاج العديد من الشركات إلى موافقة العميل على تلقي السجلات إلكترونيًا. وتكون الموافقة أكثر وضوحًا وفائدة عندما يعرف العميل كيفية عمل ذلك، وما يحتاج إليه لفتح المستندات، وكيفية الحصول على نسخة ورقية بدلًا منها.
يغطي هذا النموذج هذه النقاط بالترتيب. فهو يشرح التسليم الإلكتروني والتقنية المطلوبة، ويتيح للعميل اختيار المستندات التي يريد تحويلها إلى صيغة إلكترونية، ويتحقق من قدرته على فتح ملفات PDF، ويوفر نسخًا ورقية عند الحاجة، ويشرح كيفية سحب الموافقة. وتغطي ثلاث موافقات منفصلة التسليم والتوقيعات الإلكترونية وإمكانية الوصول.
تُحفظ كل موافقة في ملف PDF موقّع ومؤرخ داخل مجلد الخزنة الذي تختاره.
- مناسب لـ
- البنوك وشركات التأمين والمُلّاك والمحاسبين وشركات الخدمات التي تنتقل إلى التعامل دون أوراق
- يُعبئه
- العملاء أو الزبائن
- المدة اللازمة للإكمال
- نحو دقيقتين
- يتضمن
- نص الإفصاح، وخيارات المستندات، والتحقق من إمكانية فتح ملفات PDF، وخيار النسخ الورقية، وثلاث موافقات، والتوقيع
من يستخدم نموذج موافقة على السجلات الإلكترونية؟
- نقل العملاء الحاليين إلى الكشوفات والفواتير الإلكترونية
- الحصول على موافقة على التوقيعات الإلكترونية قبل إرسال عقد
- تهيئة العملاء الجدد الذين سيوقّعون كل شيء عبر الإنترنت
- نقل عقود الإيجار والإشعارات إلى البريد الإلكتروني للمُلّاك
- إرسال مستندات وثائق التأمين إلكترونيًا من قِبل وسطاء التأمين
- تسجيل العملاء الذين ما زالوا يريدون بعض المستندات ورقيًا
أسئلة نموذج موافقة على السجلات الإلكترونية هذا
15 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 معلومات عنك
- اسمك*
- عنوان البريد الإلكتروني للمستندات*
- الهاتف
- رقم الحساب أو الوثيقة أو العميل
- الشركة (إذا كنت توقّع نيابةً عن شركة)
2 الاستغناء عن الورق
- ما المستندات التي تفضل استلامها إلكترونيًا؟* جميع المستندات التي ترسلها إليّ · كشوف الحسابات والفواتير · العقود والاتفاقيات المطلوب توقيعها · الإشعارات وبيانات الإفصاح · المستندات الضريبية
- هل يمكنك فتح ملفات PDF وحفظها على الجهاز الذي ستستخدمه؟*
3 النسخ الورقية وسحب الموافقة
- هل ترغب أيضًا في الحصول على نسخ ورقية من بعض المستندات؟
- ما المستندات التي تفضل استلامها ورقيًا؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- العنوان البريدي للنسخ الورقية* لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 الموافقة
- التسليم الإلكتروني*
- التوقيعات الإلكترونية*
- الوصول*
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج موافقة على السجلات الإلكترونية، صفحةً صفحةً
1 معلومات عنك
الاسم وعنوان البريد الإلكتروني المخصص للمستندات مطلوبان. أما رقم الهاتف أو رقم الحساب أو الوثيقة، واسم الشركة للعملاء من الشركات، فهي معلومات اختيارية.
2 الانتقال إلى التعامل دون أوراق
توضح فقرة الإفصاح أن المستندات المختارة ستُرسل عبر البريد الإلكتروني أو رابط آمن، وأن للتوقيع الإلكتروني الأثر نفسه الذي يترتب على التوقيع الورقي، وما يحتاج إليه العميل لفتح المستندات والاحتفاظ بها — مع ملاحظة لمالك النموذج لاستبدالها بصياغته ورسومه ومتطلباته الخاصة. ويحدد العميل المستندات التي يريدها إلكترونيًا — كل المستندات، أو الكشوفات، أو العقود المطلوب توقيعها، أو الإشعارات، أو المستندات الضريبية — ويؤكد قدرته على فتح ملفات PDF. وإذا لم يتمكن من ذلك، توضح ملاحظة الخيارات المتاحة.
3 النسخ الورقية وسحب الموافقة
يسأل سؤال اختياري عمّا إذا كان العميل لا يزال يريد بعض المستندات ورقيًا؛ وإذا كانت الإجابة نعم، يحدد المستندات المطلوبة وعنوانًا بريديًا. وتوضح فقرة أن النسخ الورقية يمكن طلبها في أي وقت، وأنه يمكن سحب الموافقة، وأنه ينبغي الإبلاغ عن أي تغييرات في البريد الإلكتروني.
4 الموافقة
تغطي ثلاث عبارات منفصلة التسليم الإلكتروني والتوقيعات الإلكترونية وقدرة العميل على الوصول إلى المستندات. ويكتمل النموذج بالتوقيع والتاريخ.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل نص الإفصاح بصياغتك الخاصة ومتطلبات نظامك وأي رسوم على النسخ الورقية
- عدّل أنواع المستندات لتطابق ما ترسله فعليًا
- أضف بيانات الاتصال الخاصة بك لطلبات النسخ الورقية وسحب الموافقة
- أرسله كطلب إلى كل عميل حالي ضمن حملة للانتقال إلى التعامل دون أوراق
- وجّه الموافقات إلى مجلد كل عميل داخل خزنتك
- استخدم لون علامتك التجارية ورسالة ترحيب أكثر ودية
نصائح لتحسين نموذج موافقة على السجلات الإلكترونية
- احتفظ بنسخة الإفصاح التي وافق عليها كل عميل — فقد تتغير بمرور الوقت
- لا تجعل الحصول على النسخ الورقية أصعب مما ينبغي
- حدّث السجلات فورًا عندما يسحب أحدهم موافقته أو يغيّر بريده الإلكتروني
- اختبر العملية على هاتف — فكثير من العملاء سيفتحون المستندات من خلاله
- قد تخضع بعض المستندات لقواعد تسليم خاصة؛ فتحقق منها قبل إرسالها إلكترونيًا
- اطلب مراجعة الصياغة في ضوء قواعد التوقيع الإلكتروني وقواعد المستهلك المنطبقة عليك — فهذا نموذج أولي وليس استشارة قانونية
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
تُحفظ كل موافقة في ملف PDF موقّع داخل مجلد الخزنة الذي تختاره، ويتلقى العميل نسخة عبر البريد الإلكتروني. ويمكنك تلقي إشعار بكل موافقة جديدة.
استخدم جدول الردود لمعرفة من انتقل إلى التعامل دون أوراق ومن لا يزال يريد نسخًا ورقية، ثم صدّر القائمة لتحديث نظام الفوترة أو المستندات لديك.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج موافقة على السجلات الإلكترونية: الأسئلة الشائعة
هل استخدام نموذج موافقة السجلات الإلكترونية هذا مجاني؟
نعم. فهذا أحد النماذج الجاهزة من FileIt، ويشمل كل حساب في FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية، تطبيق Forms ومكتبته الكاملة من النماذج.
هل يحتاج الأشخاص الذين يعبئون هذا النموذج إلى حساب في FileIt؟
لا. يمكن لأي شخص لديه الرابط أو طلب مُرسل عبر البريد الإلكتروني إكمال النموذج وإرساله دون إنشاء حساب في FileIt. ويحتاج مالك النموذج وحده إلى حساب.
هل يستوفي هذا النموذج قواعد موافقة المستهلك في قانون ESIGN (ESIGN Act)؟
إنه يتبع العناصر المعتادة — الإفصاح والنطاق والنسخ الورقية وسحب الموافقة وإمكانية الوصول — لكنه نموذج أولي وليس استشارة قانونية. اطلب مراجعة صياغتك وإجراءاتك قبل الاعتماد عليها.
لماذا يتم التحقق من قدرة الأشخاص على فتح ملفات PDF؟
لا تكون الموافقة على السجلات الإلكترونية ذات معنى إلا إذا كان الشخص قادرًا فعليًا على فتحها، ولذلك يسأل النموذج عن ذلك مباشرة ويوضح الخيارات المتاحة إذا لم يتمكن من فتحها.
هل يمكن للعملاء اختيار بعض المستندات فقط؟
نعم. يحددون أنواع المستندات التي يريدونها إلكترونيًا، ويمكنهم طلب نسخ ورقية من المستندات الأخرى.
كيف يسحب العملاء موافقتهم؟
يطلب منهم النموذج التواصل معك. ولا يغيّر FileIt طريقة تسليم مستنداتك تلقائيًا، لذا عليك تحديث أنظمتك الخاصة عندما يسحب أحدهم موافقته.
هل يمكنني استخدام FileIt لجمع التوقيعات الإلكترونية بعد ذلك؟
نعم. يسجل حقل التوقيع في هذا النموذج الموافقة نفسها، بينما يتيح لك تطبيق eSignature في FileIt إرسال العقود وملفات PDF الأخرى إلى العملاء لتوقيعها، مع حفظ نسخة موقعة مرة أخرى في خزنتك بعد توقيع الجميع.