什么是 电子记录同意书 表单模板？
在通过电子邮件发送账单，或要求客户在线签署文件之前，许多企业需要先取得客户同意，以电子方式接收记录。只有当客户了解运作方式、打开文件所需的条件，以及如何改为接收纸质文件时，这份同意才更有意义。
此模板按顺序涵盖这些要点。它说明电子交付方式和所需技术，让客户选择哪些文件改为无纸化，确认他们能够打开 PDF，在仍需要纸质文件时提供索取选项，并说明如何撤回同意。三个独立的同意部分分别涵盖文件交付、电子签名和访问权限。
每份同意书都会作为已签署并注明日期的 PDF，保存到你选择的保险库文件夹中。
- 适合对象
- 正在转向无纸化的银行、保险公司、房东、会计师和服务企业
- 填写人
- 客户或委托人
- 完成时间
- 约 2 分钟
- 包含内容
- 披露文本、文件选择、PDF 访问检查、纸质副本选项、三项同意、签名
谁会使用 电子记录同意书 表单？
- 将现有客户转为接收电子账单和电子发票
- 在发送合同前取得客户对电子签名的同意
- 为将在线签署所有文件的新客户办理入驻
- 让房东将租约和通知改为通过电子邮件发送
- 让保险经纪人以电子方式发送保单文件
- 记录哪些人仍希望接收部分纸质文件
此 电子记录同意书 表单中的问题
共 4 页，15 个问题 · 包含 签名, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 关于您
- 您的姓名*
- 接收文件的电子邮件地址*
- 电话
- 账户、保单或客户编号
- 公司（代表企业签署时填写）
2 无纸化
- 您希望以电子方式接收哪些文件？* 您发送给我的所有文件 · 对账单和发票 · 需要签署的合同和协议 · 通知和披露文件 · 税务文件
- 您能否在将使用的设备上打开并保存 PDF 文件？*
3 纸质副本和撤回同意
- 您是否还希望获取某些文件的纸质副本？
- 您希望哪些文件以纸质形式提供？* 仅在适用时提问
- 纸质副本的邮寄地址* 仅在适用时提问
4 同意
- 电子文件发送*
- 电子签名*
- 访问*
- 签名*
- 日期*
电子记录同意书 表单，逐页查看
1 关于你
姓名和用于接收文件的电子邮件地址为必填项。电话、账户或保单编号，以及企业客户的公司名称均为选填项。
2 转为无纸化
披露段落说明，所选文件将通过电子邮件或安全链接发送；电子签名与纸质签名具有同等效力；以及客户打开和保存文件所需的条件——其中还提示表单所有者将其替换为自己的措辞、费用和要求。客户勾选希望以电子方式接收的文件——全部文件、账单、待签合同、通知或税务文件——并确认能够打开 PDF。如果不能打开，说明文字会介绍可选方案。
3 纸质副本与撤回同意
一个选填问题询问客户是否仍希望接收部分纸质文件；如果选择是，则需说明具体文件并填写邮寄地址。一段说明文字解释，客户可以随时索取纸质副本、撤回同意，并应报告电子邮件地址的变更。
4 同意
三个独立声明分别涵盖电子交付、电子签名，以及客户访问文件的能力。签名和日期完成表单。
定制你的模板
- 将披露内容替换为你自己的措辞、系统要求以及纸质副本费用说明
- 调整文件类型，以匹配你实际发送的文件
- 添加用于处理纸质文件请求和撤回同意的联系信息
- 在无纸化推广期间，将其作为请求发送给每位现有客户
- 将同意书转入保险库中每位客户的文件夹
- 使用你的品牌颜色和更友好的封面消息
填写 电子记录同意书 表单的提示
- 保留每位客户同意时所依据的披露版本——内容可能会随时间变化
- 不要让客户获取纸质文件的难度超过必要程度
- 有人撤回同意或更换电子邮件地址时，及时更新记录
- 在手机上测试整个流程——许多客户会在手机上打开文件
- 某些文件可能有特殊的交付规则；以电子方式发送前请先确认
- 请根据适用于你的电子签名和消费者规则，审查相关措辞——这只是起始模板，不构成法律建议
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份同意书都会作为已签署的 PDF 归档到你选择的保险库文件夹中，客户也会通过电子邮件收到副本。你可以设置在每次有新同意书时收到通知。
使用 Responses 表查看哪些人已转为无纸化、哪些人仍希望接收纸质文件，并导出列表以更新你的计费或文件系统。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
电子记录同意书 表单：常见问题
这份电子记录同意书模板可以免费使用吗？
可以。这是 FileIt 的现成模板之一，每个 FileIt 账户（包括免费方案）都包含 Forms 应用及其完整模板库。
填写此表单的人需要 FileIt 账户吗？
不需要。任何获得链接或收到电子邮件请求的人，都可以在不创建 FileIt 账户的情况下完成并提交表单。只有表单所有者需要账户。
此表单符合《电子签名全球与国内商务法》（ESIGN Act）的消费者同意规则吗？
它遵循通常需要的要素——披露、适用范围、纸质副本、撤回和访问权限——但这只是起始模板，不构成法律建议。在依赖它之前，请让专业人士审查你的措辞和流程。
为什么要确认客户能够打开 PDF？
只有当客户确实能够打开电子记录时，对电子记录的同意才有实际意义，因此表单会直接询问这一点，并在客户无法打开时说明可选方案。
客户可以只选择部分文件吗？
可以。他们可以勾选希望以电子方式接收的文件类型，也可以要求其他文件提供纸质副本。
客户如何撤回同意？
表单会告知客户联系你。FileIt 不会自动更改你的文件交付方式，因此有人撤回同意时，你需要更新自己的系统。
之后我可以使用 FileIt 收集电子签名吗？
可以。此表单自身的签名字段用于记录这份同意，而 FileIt eSign 应用可让你向客户发送合同和其他 PDF 供其签署；所有人签署完成后，已签署副本会归档回你的保险库。